Hur dokumenterar jag leveransen av passdata i mitt inköpskontrakt?

Fastställ vem som levererar vilka passiportunderlag, i vilken form och när

Leveransen av passiportunderlag i ett inköpskontrakt fastställs genom att beskriva vilken part som levererar vilka underlag, i vilket format, vid vilken punkt i kedjan och vad som händer om underlag saknas, är felaktiga eller ändras. För kläder och textilier sammanställs detta passiort från information som kommer från tillverkaren eller importören: fibersammansättning, ursprung, använda material och de underlag som krävs för att uppfylla kraven i det framtida digitala produktpasset. Ett inköpskontrakt är platsen där det fastställs vem som är ansvarig för denna leverans, så att detta inte först upptäcks vid den första leveransen.

För vem detta är relevant för, och för vem inte

Denna överenskommelse är särskilt relevant för parter som köper in textilier eller kläder från en tillverkare, agent eller mellanman och som själva agerar som varumärke, importör eller ansvarig aktör på marknaden. ESPR ställer krav på aktörer i försörjningskedjan (artikel 38) och specifikt på importörer (artikel 29), och dessa krav uppstår inte automatiskt hos tillverkaren om underlagen inte är avtalsmässigt reglerade. För en rent inhemsk vidareförsäljning mellan två parter som ingen av dem agerar som tillverkare, importör eller representant gäller annat — där är frågan snarare vem i kedjan som i slutändan fyller denna roll. Den här sidan handlar om den avtalsmässiga sidan: hur du fastställer vem som levererar underlagen, inte om vem som enligt ESPR är ansvarig för själva passet. Denna senare fråga följer av den roll som en part spelar i försörjningskedjan, inte från vad som står i kontraktet.

Ingen fast ikraftträdandedatum ännu, men en handlingsplan

Det finns ingen fastställd datum för när det digitala produktpasset för textilier blir obligatoriskt. Enligt handlingsplanen för ESPR 2025-2030 förväntas en delegerad handling för textilier 2027, med kläder som består till åttio procent eller mer av textilfiber som första kategori. Detta är en planering, ingen garanti, och det faktiska datumet fastställs först när denna delegerade handling publiceras. Fram till dess gäller redan de allmänna bestämmelserna i ESPR om rollen för aktörer i försörjningskedjan och importörer som ramverk, men de konkreta produktkraven för textilier — och därmed exakt vilka underlag ett pass måste innehålla — följer först från denna handling. Den som nu justerar ett inköpskontrakt gör det således på basis av den förväntade riktningen, inte på basis av ett definitivt krav.

Hur detta byggs upp i praktiken

Ett första steg är att identifiera de underlag som den andra parten levererar: fibersammansättning, tillverkningsland, använda material och eventuell annan information som är relevant för passet. Därefter följer formen: levereras dessa underlag som ett separat dokument, i ett delat system eller direkt kopplat till de underlag som krävs för QR-databäraren. Sedan är tidpunkten för leveransen viktig — före produktionen, vid leverans av varan eller vid varje ändring i sortimentet — så att passet inte behöver rekonstrueras efteråt. En nästa punkt är vad som händer vid en ändring: om en tillverkare byter garnleverantör eller justerar sammansättningen, är det praktiskt om kontraktet redan beskriver att detta meddelas och vilka underlag som sedan levereras på nytt. Slutligen är det vanligt att fastställa vad som händer om underlag saknas eller visar sig vara felaktiga: vem som korrigerar och inom vilken överenskommelse det sker. Detta är avtalsmässiga överenskommelser mellan köpare och leverantör; de ändrar ingenting på de juridiska skyldigheter som följer av själva ESPR, men de säkerställer att den part som enligt ESPR är ansvarig också faktiskt har tillgång till rätt underlag.

Där detta kommer ifrån: artikel 38 och 29 i ESPR

Artikel 38 i ESPR beskriver att aktörer i leveranskedjan har skyldigheter när det gäller att tillhandahålla information som är nödvändig för att uppfylla produktkraven, inklusive det digitala produktpasset. Artikel 29 beskriver importörernas skyldigheter, som bland annat innebär att de ser till att en produkt åtföljs av erforderlig information innan den släpps på marknaden. Båda artiklarna fokuserar på förhållandet mellan marknadsaktörer och kraven i förordningen; de föreskriver ingen särskild avtalsform. Hur tillhandahållandet av data mellan köpare och leverantör regleras är upp till avtalsparterna själva, så länge den part som är ansvarig enligt ESPR slutligen har rätt data till sitt förfogande.

Om du redan nu är i samtal med leverantörer om framtida kontrakt kan du läsa den fullständiga texten i artikel 38 och artikel 29 i ESPR via länkarna under denna artikel, och följa texpas.eu för att se när den delegerade handlingen för textilier publiceras — denna publicering avgör när datakällan för passet konkret börjar gälla.

Vad detta baseras på

Förordningen själv finns på EUR-Lex. Vi hänvisar för varje påstående; du behöver inte tro på oss.

Vad du konkret måste göra

Vad som förväntas av dig

ESPR ålägger skyldigheter för aktörer i försörjningskedjan (artikel 38) och för importörer (artikel 29). För ett märke eller en importör som låter tillverka kläder hos en tillverkare utanför EU innebär det i praktiken att uppgifterna för produktpasset måste komma någon ifrån — och att ursprunget till dessa uppgifter måste vara väl ordnat.

Skaffa data från tillverkaren

En importör som för kläder ut på EU-marknaden är enligt artikel 29 i ESPR ansvarig för produktens överensstämmelse, även om uppgifterna faktiskt upprättats av en tillverkare på annat håll. För ett företag med 10 till 100 anställda innebär detta att insamlingen av uppgifter inte kan vara frivillig: det måste finnas ett fastställt förfarande för att få in rätt uppgifter per kollektion eller per beställning. Vilka uppgifter det exakt handlar om beskrivs i översikten över vilka uppgifter du begär av din leverantör av kläder och textil.

Överför uppgifter till nästa led i kedjan

Artikel 38 riktar sig till aktörer i försörjningskedjan i bred mening: inte bara tillverkaren, utan också mellanhänder som bearbetar, förpackar eller säljer vidare produkten. För ett företag som själv levererar till andra parter — till exempel en grossist som levererar till återförsäljare — innebär detta att de uppgifter som kommer in också måste kunna överföras korrekt vidare. Det kräver en intern överenskommelse om vem som hanterar uppgifterna och håller dem aktuella.

Kunna underbygga riktigheten av uppgifterna

Skyldigheterna i båda artiklarna förutsätter att de uppgifter som lämnas in är korrekta. För en importör som själv inte är delaktig i produktionen innebär detta att något måste organiseras för att kunna kontrollera eller underbygga de inlämnade uppgifterna, till exempel med certifikat. Hur det fungerar i praktiken beskrivs under kontroll av din leverantörs uppgifter för riktighet.

Dokumentera vem som är ansvarig för vad

Både artikel 29 och artikel 38 utgår från en kedja av ansvar. För ett företag av denna storlek innebär detta att avtalade överenskommelser med leverantörer måste vara en direkt motsvarighet till denna lagstadgade fördelning: vad tillverkaren levererar, vad importören själv kompletterar, och vad som händer om någon av dem inte gör det.

Där det går fel i praktiken

Ett antal situationer återkommer regelbundet i praktiken hos inköpskontrakt som inte är utformade enligt dessa skyldigheter.

Ett inköpskontrakt reglerar ofta pris, leveranstid och produktkvalitet, men säger ingenting om de uppgifter som krävs för produktpasset. Om dessa uppgifter då inte eller för sent kommer in finns det ingen avtalsgrund att göra något åt det. Vad du kan göra om en leverantör inte levererar uppgifterna beskrivs under vad du kan göra om din leverantör inte levererar uppgifterna.

En andra situation: klädesplagget tillverkas inte hos en tillverkare utan hos flera parter — till exempel väv hos en fabrik och konfektionering hos en annan. Kontraktet med huvudleverantören förutsätter då ofta underförstått att denna part kan leverera alla uppgifter, medan det faktiskt inte är så. Vem som levererar vilken del av uppgifterna i en sådan situation förklaras under frågan om vem som levererar vilka uppgifter när ett klädesplagget tillverkas hos flera tillverkare.

En tredje situation uppstår kring certifikat. En leverantör skickar ett GOTS- eller OEKO-TEX-certifikat vidare, men kontraktet säger ingenting om hur detta certifikat förhåller sig till uppgifterna i passet, eller vad som händer om certifikatet går ut. Hur ett certifikat kan länkas som bevis till passet beskrivs under användningen av ett GOTS- eller OEKO-TEX-certifikat som bevis i produktpasset.

En fjärde situation: landet för beklädnadsproduktion nämns inte separat i kontraktet, även om detta är en uppgift som möjligen måste inkluderas i passet. Om leverantören från fabriken byts utan att detta meddelas, saknas aktuell information utan att någon märker det.

En femte situation uppstår vid import från utanför EU: kontraktet reglerar handelsvillkoren, men inte vem som är ansvarig för att tillhandahålla passuppgifter vid tidpunkten för import. Vad produktpasset betyder vid import av kläder och textil från utanför EU förklaras vid vad produktpasset betyder vid import av kläder och textil från utanför Europeiska unionen.

Vad du kan dokumentera

I ett inköpskontrakt med en tillverkare eller mellanhand kan ett antal saker inkluderas som stöder leveransen av passuppgifter:

En databilaga som exakt anger vilka uppgifter leverantören tillhandahåller, i vilket format och när i produktionsprocessen — anpassat till översikten över uppgifter som efterfrågas från en leverantör.
Ett leveransdatum för uppgifter, skilt från leveransdatumet för varorna, så att uppgifter inte efterfrågas först när försändelsen anländer.
En bestämmelse om uppdatering, för det fall en underleverantör, anläggning eller råvara byts.
En hänvisning till certifikat som fungerar som stöd, inklusive giltighetsperiod och vad som händer när certifikat löper ut.
En överenskommelse om ansvar vid felaktig eller saknad information, i enlighet med fördelningen av ansvar enligt artikel 29 och artikel 38.
En bestämmelse om kontroll, såsom rätten att få dokumentation verifierad eller genomföra en revision hos leverantören; se också förklaringen om granskning av en leverantör utomlands för produktpasset.

För företag som ännu inte vet om dessa skyldigheter gäller för deras produkter rekommenderas det att först kontrollera om det digitala produktpasset gäller för egna kläder och textilier, innan avtalsavtal skärps till.

Detta är ingen juridisk rådgivning. Denna sida ger allmän information om den regelgivning som denna plattform handlar om. Vi känner inte till din situation. Om du är osäker på ditt eget fall rådfrågar du en jurist eller den behörig tillsynsmyndighet.

Skrivit med AI baserat på källorna ovan, kontrollerat av en människa den 2026-08-22. Stämmer något inte? Låt oss veta — rättelser får prioritet.