Mijn leverancier levert de gegevens niet — wat kan ik doen?

De plicht om gegevens te leveren ligt niet alleen bij u

Als een leverancier de gevraagde gegevens niet aanlevert, verdwijnt de verantwoordelijkheid voor het productpaspoort niet vanzelf bij de fabrikant of importeur vandaan — maar die verantwoordelijkheid staat niet op zichzelf. De ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) maakt een onderscheid tussen de fabrikant, die het paspoort moet laten opstellen en ervoor moet zorgen dat het aan het product gekoppeld is, en andere actoren in de toeleveringsketen, die zelf verplicht zijn om relevante informatie beschikbaar te stellen. Een leverancier die weigert of niet reageert, schendt daarmee niet alleen een afspraak tussen twee handelspartners, maar mogelijk ook een verplichting die rechtstreeks uit de verordening zelf volgt. Dat verandert het gesprek: het gaat dan niet alleen om "kunt u dit aanleveren", maar om een wettelijke plicht die op de leverancier zelf rust.

Voor wie dit geldt en voor wie niet

Dit onderwerp gaat over de verhouding tussen een fabrikant of importeur en de partijen verderop in de keten — grondstofleveranciers, confectiebedrijven, stoffenproducenten — voor zover die onder een productgroep vallen waarvoor een gedelegeerde handeling van kracht is. Het gaat niet over algemene handelsinformatie die niets met het productpaspoort te maken heeft, en niet over de vraag hoe een contractueel geschil tussen twee bedrijven wordt beslecht — dat is civielrechtelijk terrein, en de ESPR regelt dat niet. Ook belangrijk: zolang er voor kleding en textielproducten nog geen gedelegeerde handeling is gepubliceerd, bestaat de wettelijke verplichting uit artikel 38 voor die productgroep nog niet. De verordening zelf staat al vast, maar de toepassing ervan op textiel wacht nog op die uitwerking.

Wanneer dit ingaat, en wat er tot die tijd geldt

Een vaste datum voor kleding en textielproducten staat op dit moment niet vast. Wat wel vaststaat: in het werkplan voor 2025-2030 wordt een gedelegeerde handeling voor textiel verwacht in 2027, waarbij kleding met tachtig procent of meer textielvezels als eerste aan de beurt is. Zodra die handeling is gepubliceerd, ontstaat pas het moment waarop de verplichtingen uit artikel 27 en artikel 38 voor dit type product concreet gaan gelden, inclusief de verplichting voor toeleveranciers om relevante gegevens te verstrekken. Tot die tijd is er geen wettelijke deadline waarop een leverancier zich kan beroepen om níet te leveren, maar er is ook nog geen wettelijke stok achter de deur om levering af te dwingen specifiek voor textiel. Zodra de datum bekend is, wordt die hier vermeld.

Hoe dit in de praktijk wordt aangepakt

De eerste stap is nagaan of het product waarvoor gegevens nodig zijn, al onder een gepubliceerde gedelegeerde handeling valt — voor kleding en textiel is dat nu nog niet het geval, wat betekent dat de wettelijke verplichting van artikel 38 daar nog niet op toepasbaar is. Is dat wel het geval, dan is het zinvol om het verzoek aan de leverancier schriftelijk vast te leggen: welke gegevens gevraagd zijn, en wanneer. Daarna kan de leverancier gewezen worden op de eigen verplichting die uit artikel 38 volgt, zodat duidelijk is dat het niet om een gunst gaat maar om een verplichting die de verordening aan die partij zelf oplegt. Blijft een leverancier daarna alsnog in gebreke, dan resten twee sporen naast elkaar: het spoor van de inkoopvoorwaarden of het leveringscontract, waarin afspraken over gegevenslevering vaak al zijn of alsnog kunnen worden opgenomen, en het spoor van de eigen verantwoording als fabrikant of importeur. Dat laatste betekent: de inspanningen die zijn geleverd om aan gegevens te komen, worden gedocumenteerd — wanneer is wat gevraagd, en wat is de reactie geweest. Dat is relevant omdat de verantwoordelijkheid voor het paspoort volgens artikel 27 bij de fabrikant blijft liggen, ook als een schakel in de keten niet meewerkt.

De wettelijke basis: artikel 27 en artikel 38 ESPR

Artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt de verplichtingen vast die op de fabrikant rusten met betrekking tot het productpaspoort, waaronder het zorgen dat de vereiste informatie beschikbaar is. Artikel 38 van diezelfde verordening richt zich specifiek op andere actoren in de toeleveringsketen en verplicht hen om de informatie te verstrekken die nodig is om aan de eisen van de verordening te voldoen. Beide artikelen werken op deze manier samen: de fabrikant draagt de eindverantwoordelijkheid voor het paspoort, terwijl de verordening tegelijk een zelfstandige leveringsplicht bij andere schakels in de keten neerlegt.

Wie op dit moment al met een leverancier in gesprek is over gegevenslevering, kan die twee artikelen als uitgangspunt gebruiken voor het gesprek, en de eigen correspondentie hierover bewaren — ook als de verplichting voor kleding en textiel formeel nog niet in werking is getreden. Zodra de gedelegeerde handeling voor textiel gepubliceerd wordt, telt die voorbereiding mee.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De verplichting ligt bij de fabrikant, niet bij de leverancier van gegevens

Artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt de verantwoordelijkheid voor het productpaspoort bij de fabrikant. Voor een kledingmerk of importeur dat producten onder eigen naam op de markt brengt, betekent dat: de plicht om de gegevens compleet en correct aan te leveren ligt bij het eigen bedrijf, ook als de feitelijke informatie — vezelsamenstelling, land van confectie, chemische behandeling — van een toeleverancier moet komen. Een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers heeft meestal geen eigen productie en is dus voor bijna alle inhoud afhankelijk van derden. Die afhankelijkheid verandert niets aan waar de verplichting ligt. Wie het paspoort naar buiten brengt, draagt de verantwoordelijkheid voor de juistheid ervan.

Actoren in de keten hebben een eigen leverplicht

Artikel 38 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft vereisten voor actoren in de toeleveringsketen: partijen die informatie hebben die nodig is voor het paspoort, worden verplicht die te delen met de partij die het paspoort samenstelt. Dat is voor een merk relevant om te weten, want het betekent dat een leverancier die weigert of vertraagt niet vrijuit gaat — er ligt ook aan die kant een verplichting. Praktisch verandert dat op korte termijn weinig aan de positie van het merk: het paspoort moet er komen, en het merk is degene die daarop wordt aangesproken. Maar het geeft wel een basis om in de eigen contracten en communicatie naar te verwijzen.

Navragen en vastleggen is onderdeel van de zorgvuldigheid

Wat een bedrijf praktisch kan doen, is vroeg en specifiek navragen welke gegevens nodig zijn, en dat schriftelijk vastleggen. Welke gegevens moet ik bij mijn leverancier van kleding en textiel opvragen? beschrijft waar die vraag concreet over gaat. Voor een organisatie van deze omvang is dat vaak een kwestie van één inkoper of duurzaamheidscoördinator die een vaste lijst hanteert per leverancier, in plaats van ad hoc mailverkeer. Zonder die vastlegging is achteraf moeilijk aan te tonen wat er is gevraagd en wanneer.

Waar het misgaat in de praktijk

De leverancier reageert niet, en er is geen contractuele stok achter de deur. Veel inkoopcontracten met leveranciers buiten de EU zijn opgesteld vóór het productpaspoort een thema was en bevatten geen bepaling over gegevenslevering. Zonder zo'n bepaling is er weinig grond om te wachten op iets waarvoor geen afspraak bestaat.

De gegevens komen wel, maar te laat voor de eigen planning. Een merk dat een collectie op de markt wil brengen, ontdekt dat de vezelsamenstelling of het certificaat pas na productie beschikbaar is — terwijl het paspoort er al bij verkoop moet zijn.

Het product wordt bij meerdere fabrikanten gemaakt en niemand voelt zich verantwoordelijk voor het geheel. Bij een kledingstuk waarvan de weefsel, verf en confectie bij verschillende partijen liggen, kan elke partij verwijzen naar de volgende. mijn kledingstuk wordt bij meerdere fabrikanten gemaakt, wie levert welke gegevens gaat in op hoe die verdeling er in de praktijk uitziet, en waarom het merk zelf de regie moet houden.

De leverancier levert een certificaat, maar dat certificaat dekt niet wat nodig is. Een GOTS- of OEKO-TEX-certificaat wordt aangeleverd als "bewijs", terwijl onduidelijk is of dat certificaat de juiste periode, batch of claim dekt. kan ik mijn GOTS of OEKO-TEX certificaat gebruiken als bewijs in het productpaspoort beschrijft waar dat wringt.

Het merk neemt de aangeleverde gegevens over zonder ze te toetsen, en komt er later achter dat ze niet kloppen. Dat risico is groter bij invoer van buiten de EU, waar minder direct zicht bestaat op de productieomstandigheden. Wat betekent het productpaspoort als ik kleding en textiel van buiten de EU invoer? beschrijft die situatie specifiek.

Wat u kunt vastleggen

Een schriftelijk verzoek per leverancier, met daarin exact welke gegevens nodig zijn en voor welk product of welke collectie. Dit is de basis om later aan te tonen dat er tijdig en concreet is gevraagd.
Een contractuele bepaling over gegevenslevering, opgenomen in het inkoopcontract of als aanvulling daarop. Hoe leg ik de levering van paspoortgegevens vast in mijn inkoopcontract? beschrijft waar zo'n bepaling uit kan bestaan, inclusief termijnen en gevolgen bij niet-levering.
Een logboek van correspondentie: wanneer is wat gevraagd, wat is de reactie geweest, en welke vervolgstappen zijn genomen. Dit is met name relevant wanneer een leverancier structureel laat of onvolledig levert.
Een vaste werkwijze voor controle van aangeleverde gegevens, zodat wat binnenkomt niet automatisch als correct wordt overgenomen. Hoe controleer ik of de gegevens van mijn leverancier kloppen? beschrijft hoe die controle er in de praktijk uit kan zien.
Afspraken over audits of inspecties bij de leverancier, voor situaties waarin gegevens herhaaldelijk onvolledig of onbetrouwbaar zijn. moet ik mijn leverancier in het buitenland laten controleren voor het productpaspoort gaat in op wanneer dat een redelijke stap is.
Een overzicht van welke fabrikant welk onderdeel van het product levert, wanneer productie over meerdere partijen is verdeeld, zodat bij uitval van één partij duidelijk is welk gegeven ontbreekt en van wie dat afkomstig moet komen.

Deze vastlegging verandert niets aan het feit dat het merk zelf verantwoordelijk blijft voor het paspoort. Wat het wel doet, is een onderbouwing opbouwen van de eigen inspanning, voor het moment dat een leverancier alsnog niet levert.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.