Come documentare la fornitura dei dati del passaporto nel mio contratto di acquisto?

Documentare chi fornisce quali dati del passaporto, in quale forma e quando

La fornitura dei dati del passaporto in un contratto d'acquisto viene documentata descrivendo quale parte fornisce quali dati, in quale formato, in quale momento della catena e cosa accade se i dati mancano, sono errati o cambiano. Per l'abbigliamento e il tessile, questo passaporto è composto da informazioni provenienti dal produttore o dall'importatore: composizione delle fibre, origine, materiali utilizzati e i dati necessari per soddisfare i requisiti del futuro passaporto digitale del prodotto. Un contratto d'acquisto è il luogo in cui si stabilisce chi è responsabile di tale fornitura, in modo che ciò non emerga soltanto alla prima consegna.

Per chi è rilevante e per chi no

Questo accordo è particolarmente rilevante per le parti che acquistano tessile o abbigliamento da un produttore, agente o intermediario e che stessi operano come marchio, importatore o operatore economico responsabile. L'ESPR impone obblighi agli operatori nella catena di approvvigionamento (articolo 38) e specificamente agli importatori (articolo 29), e questi obblighi non sorgono automaticamente presso il produttore se i dati non sono regolati contrattualmente. Per una rivendita puramente nazionale tra due parti che nessuna delle due opera come produttore, importatore o mandatario, la situazione è diversa — la questione è piuttosto chi nella catena svolge effettivamente tale ruolo. Questa pagina riguarda l'aspetto contrattuale: come documentare chi fornisce i dati, non la questione di chi secondo l'ESPR è responsabile del passaporto stesso. Quest'ultima questione deriva dal ruolo che una parte ricopre nella catena di approvvigionamento, non da ciò che è stabilito nel contratto.

Nessuna data di entrata in vigore fissa, ma un piano di lavoro

Non c'è ancora una data stabilita in cui il passaporto digitale del prodotto per il tessile diventa obbligatorio. Secondo il piano di lavoro ESPR 2025-2030, un atto delegato per il tessile è atteso nel 2027, con l'abbigliamento che contiene per l'ottanta per cento o più fibre tessili come prima categoria. Si tratta di una pianificazione, non di un impegno, e la data effettiva è definitiva solo quando l'atto delegato è stato pubblicato. Fino ad allora, le disposizioni generali dell'ESPR sul ruolo degli operatori nella catena di approvvigionamento e degli importatori si applicano già come quadro di riferimento, ma i requisiti specifici del prodotto per il tessile — e quindi esattamente quali dati deve contenere un passaporto — seguono solo da quell'atto. Chi adatta un contratto d'acquisto fin da ora lo fa quindi sulla base della direzione prevista, non sulla base di un obbligo definitivo.

Come questo viene costruito nella pratica

Un primo passo è identificare i dati che l'altra parte fornisce: composizione delle fibre, paese di produzione, materiali utilizzati e qualsiasi altra informazione rilevante per il passaporto. Segue poi la forma: questi dati vengono forniti come documento separato, in un sistema condiviso o collegati direttamente ai dati necessari per il vettore dati QR. Successivamente, il momento della fornitura è importante — prima della produzione, alla consegna delle merci o a ogni modifica dell'assortimento — in modo che il passaporto non debba essere ricostruito successivamente. Un altro punto è ciò che accade in caso di modifica: se un produttore cambia fornitore di filato o adatta la composizione, è pratico se il contratto già descrive che questo viene comunicato e quali dati vengono forniti di nuovo. Infine, è consueto stabilire cosa accade se i dati mancano o risultano errati: chi corregge e entro quale accordo. Si tratta di accordi contrattuali tra acquirente e fornitore; non modificano gli obblighi legali che derivano dall'ESPR stesso, ma garantiscono che la parte responsabile secondo l'ESPR disponga effettivamente dei dati corretti.

Da cui derivano: articoli 38 e 29 dell'ESPR

L'articolo 38 dell'ESPR descrive che gli attori della catena di approvvigionamento hanno obblighi relativi alla fornitura delle informazioni necessarie per il rispetto dei requisiti dei prodotti, incluso il passaporto digitale dei prodotti. L'articolo 29 descrive gli obblighi degli importatori, che tra l'altro garantiscono che un prodotto sia accompagnato dalle informazioni richieste prima di essere immesso sul mercato. Entrambi gli articoli si concentrano sulla relazione tra gli operatori del mercato e i requisiti del regolamento; non prescrivono una forma contrattuale specifica. Le modalità di regolamentazione della fornitura di dati tra l'acquirente e il fornitore spettano alle parti contrattuali stesse, purché la parte responsabile secondo l'ESPR disponga infine dei dati corretti.

Chi è già in discussione con i fornitori su futuri contratti può consultare il testo completo dell'articolo 38 e dell'articolo 29 dell'ESPR tramite i link sotto questo articolo, e seguire ulteriormente su texpas.eu quando l'atto delegato per il settore tessile sarà pubblicato — questa pubblicazione determina da quando la fornitura di dati per il passaporto diventa concreta.

Su cosa si basa

Il regolamento stesso è su EUR-Lex. Noi facciamo riferimento per ogni affermazione; non dovete credere a noi sulla parola.

Ciò che dovete fare concretamente

Cosa ci si aspetta da voi

L'ESPR impone obblighi agli operatori nella catena di approvvigionamento (articolo 38) e agli importatori (articolo 29). Per un marchio o un importatore che fa produrre abbigliamento presso un produttore esterno all'UE, ciò significa in pratica che i dati per il passaporto del prodotto devono provenire da qualche parte — e tale provenienza deve essere ben organizzata.

Ottenere i dati del produttore

Un importatore che immette abbigliamento sul mercato dell'UE è responsabile della conformità del prodotto secondo l'articolo 29 dell'ESPR, anche se i dati sono stati effettivamente redatti da un produttore altrove. Per un'azienda con 10-100 dipendenti, ciò significa che la richiesta di dati non può rimanere facoltativa: deve esistere una procedura fissa per ottenere i dati corretti per ogni collezione o per ogni ordine. I dati specifici sono descritti nella panoramica di quali dati richiedete al vostro fornitore di abbigliamento e tessile.

Trasmettere i dati alle fasi successive

L'articolo 38 si rivolge agli operatori nella catena di approvvigionamento in senso lato: non solo il produttore, ma anche gli intermediari che trasformano, imballano o rivendono il prodotto. Per un'azienda che a sua volta fornisce anche ad altre parti — ad esempio un grossista che fornisce a retailer — ciò significa che i dati che vengono ricevuti devono anche poter essere trasmessi correttamente. Ciò richiede un accordo interno su chi gestisce e mantiene aggiornati i dati.

Poter giustificare l'esattezza dei dati

Gli obblighi in entrambi gli articoli presuppongono che i dati forniti siano corretti. Per un importatore che non è direttamente coinvolto nella produzione, ciò significa che deve essere organizzato qualcosa per poter verificare o giustificare i dati forniti, ad esempio con certificati. Come funziona questo in pratica è descritto in il controllo dei dati del vostro fornitore per l'esattezza.

Documentare chi è responsabile di cosa

Sia l'articolo 29 che l'articolo 38 si basano su una catena di responsabilità. Per un'azienda di questa dimensione, ciò significa che gli accordi contrattuali con i fornitori devono essere una traduzione diretta di questa ripartizione legale: ciò che il produttore fornisce, ciò che l'importatore aggiunge autonomamente, e cosa accade se uno dei due non lo fa.

Dove le cose vanno storte nella pratica

Una serie di situazioni ricorre regolarmente nella pratica nei contratti di acquisto che non sono strutturati su questi obblighi.

Un contratto di acquisto spesso affronta il prezzo, i tempi di consegna e la qualità del prodotto, ma non dice nulla sui dati necessari per il passaporto del prodotto. Se questi dati non vengono forniti o arrivano troppo tardi, non c'è base contrattuale per fare qualcosa al riguardo. Cosa fare se un fornitore non fornisce i dati è descritto in cosa potete fare se il vostro fornitore non fornisce i dati.

Una seconda situazione: l'indumento non viene realizzato presso un solo produttore, ma presso più parti — ad esempio la tessitura presso una fabbrica, la confezione presso un'altra. Il contratto con il fornitore principale spesso presume implicitamente che questa parte possa fornire tutti i dati, mentre in realtà non è così. Chi in una tale situazione fornisce quale parte dei dati è spiegato in la questione di chi fornisce quali dati quando un indumento viene prodotto presso più produttori.

Una terza situazione sorge intorno ai certificati. Un fornitore invia un certificato GOTS o OEKO-TEX, ma il contratto non dice nulla su come questo certificato si relaziona ai dati nel passaporto, o su cosa accade se il certificato scade. Come un certificato può essere collegato come prova al passaporto è descritto in l'uso di un certificato GOTS o OEKO-TEX come prova nel passaporto del prodotto.

Una quarta situazione: il paese della confezione non è specificato separatamente nel contratto, sebbene si tratti di un dato che potrebbe dover essere incluso nel passaporto. Se il fornitore dello stabilimento cambia senza comunicarlo, manca un dato aggiornato senza che nessuno se ne accorga.

Una quinta situazione si presenta nell'importazione da fuori l'UE: il contratto disciplina le condizioni commerciali, ma non chi è responsabile della fornitura dei dati del passaporto al momento dell'importazione. Cosa significhi il passaporto all'importazione di abbigliamento e tessili da fuori l'Unione europea è illustrato in cosa significa il passaporto dei prodotti all'importazione di abbigliamento e tessili da fuori l'Unione europea.

Cosa potete documentare

In un contratto di acquisto con un produttore o intermediario è possibile includere una serie di disposizioni che facilitano la fornitura dei dati del passaporto:

Un allegato sui dati che specifichi esattamente quali dati il fornitore fornisce, in quale formato e in quale fase del processo di produzione — in linea con la panoramica dei dati richiesti a un fornitore.
Una data di consegna dei dati, distinta dalla data di consegna della merce, in modo che i dati non vengano richiesti solo all'arrivo della spedizione.
Una disposizione sull'aggiornamento, nel caso in cui un fornitore di subfornitura, sede o materia prima cambi.
Un riferimento ai certificati che servono come supporto, inclusa la durata di validità e cosa accade quando i certificati scadono.
Un accordo sulla responsabilità per dati inesatti o mancanti, in linea con la distribuzione delle responsabilità di cui agli articoli 29 e 38.
Una disposizione sul controllo, come il diritto di far verificare la documentazione o di effettuare un audit presso il fornitore; si veda anche l'illustrazione su il controllo di un fornitore all'estero per il passaporto dei prodotti.

Per le aziende che non sanno ancora se questi obblighi si applicano ai loro prodotti, è consigliabile verificare prima se il passaporto digitale dei prodotti si applica al proprio abbigliamento e tessili, prima di rafforzare gli accordi contrattuali.

Questo non è un parere legale. Questa pagina fornisce informazioni generali sulla normativa su cui si basa questa piattaforma. Non conosciamo la vostra situazione. In caso di dubbi sulla vostra situazione specifica, consultate un avvocato o l'autorità di vigilanza competente.

Scritto con IA sulla base delle fonti di cui sopra, controllato da una persona il 2026-08-22. C'è qualcosa che non va? Fatecelo sapere — le correzioni hanno priorità.