Cum consemn în contractul meu de achiziții furnizarea datelor pasaportului?

Ce trebuie să faceți în mod concret

Ce se așteaptă de la dumneavoastră

ESPR impune obligații actorilor din lanțul de aprovizionare (articolul 38) și importatorilor (articolul 29). Pentru un brand sau importator care face confecționa haine la un producător din afara UE, înseamnă în practică că datele pentru pasaportul produsului trebuie să vină de undeva — și că această proveniență trebuie să fie bine organizată.

Obținerea datelor de la producător

Un importator care introduce haine pe piața UE este conform articolului 29 din ESPR responsabil pentru conformitatea produsului, chiar dacă datele au fost de fapt elaborate de un producător din altă parte. Pentru o întreprindere cu 10 până la 100 de angajați, aceasta înseamnă că solicitarea datelor nu poate rămâne facultativă: trebuie să existe o procedură stabilă pentru a obține datele corecte pentru fiecare colecție sau comandă. Care sunt exact acele date este descris în prezentarea generală a ce date cereți furnizorului dumneavoastră de haine și textile.

Transmiterea datelor către nivelurile următoare ale lanțului

Articolul 38 se referă la actorii din lanțul de aprovizionare în sens larg: nu doar producătorul, ci și intermediarii care prelucrează, ambalează sau revând produsul. Pentru o întreprindere care la rândul ei livrează și altor părți — de exemplu o distribuție care livrează retailerilor — înseamnă că datele care intră trebuie să poată fi, de asemenea, transmise corect. Aceasta necesită un acord intern cu privire la cine gestionează și menține datele actualizate.

Puterea de a fundamenta corectitudinea datelor

Obligațiile din ambele articole presupun că datele furnizate sunt corecte. Pentru un importator care nu este prezent la producție, aceasta înseamnă că trebuie să existe ceva organizat pentru a putea verifica sau fundamenta datele furnizate, de exemplu cu certificate. Cum funcționează aceasta în practică este descris la verificarea corectitudinii datelor furnizorului dumneavoastră.

Documentarea cine este responsabil pentru ce

Atât articolul 29, cât și articolul 38 pornesc de la un lanț de responsabilități. Pentru o întreprindere de această mărime, aceasta înseamnă că acordurile contractuale cu furnizorii trebuie să fie o traducere directă a acestei împărțiri legale: ceea ce livrează producătorul, ceea ce adaugă importatorul, și ce se întâmplă dacă una dintre parties nu o face.

Unde merge prost în practică

Un număr de situații revin în mod repetat în practică la contractele de achiziții care nu sunt adaptate acestor obligații.

Un contract de achiziție reglementează adesea prețul, termenul de livrare și calitatea produsului, dar nu spune nimic despre datele necesare pentru pasaportul produsului. Dacă acele date nu vin sau vin prea târziu, nu există temei contractual pentru a face ceva în privința aceasta. Ce să faceți dacă un furnizor nu furnizează datele este descris la ce puteți face dacă furnizorul dumneavoastră nu furnizează datele.

O a doua situație: piesa de îmbrăcăminte nu este realizată la un singur producător, ci la mai multe părți — de exemplu țeserea la o fabrică, confecția la alta. Contractul cu furnizorul principal presupune atunci adesea în tăcere că acea parte poate furniza toate datele, iar în realitate nu este cazul. Cine în o asemenea situație furnizează care parte din date este explicat la cine furnizează ce date dacă o piesă de îmbrăcăminte este realizată la mai mulți producători.

O a treia situație apare în jurul certificatelor. Un furnizor trimite un certificat GOTS sau OEKO-TEX, dar contractul nu spune nimic despre modul în care acel certificat se raportează la datele din pasaport, sau despre ce se întâmplă dacă certificatul expiră. Cum un certificat poate fi conectat ca dovadă la pasaport este descris la utilizarea unui certificat GOTS sau OEKO-TEX ca dovadă în pasaportul produsului.

O a patra situație: țara confecționării nu este menționată separat în contract, deși aceasta este o informație care ar putea trebui inclusă în pașaport. Dacă furnizorul de la fabrică se schimbă fără a fi anunțat, o informație actuală lipsește fără ca cineva să observe.

O a cincea situație apare la importul din afara UE: contractul reglementează condițiile comerciale, dar nu stabilește cine este responsabil pentru furnizarea datelor pașaportului la momentul importului. Ce înseamnă pașaportul produsului la importul imbracamintei și textilelor din afara Uniunii Europene, este explicat la ce înseamnă pașaportul produsului la importul de haine și textile din afara Uniunii Europene.

Ce puteți documenta

Într-un contract de achiziție cu un producător sau intermediar pot fi incluse o serie de aspecte care sprijină furnizarea datelor pașaportului:

• Un anexă de date în care se precizează exact care date furnizează furnizorul, în ce format și la ce moment din procesul de producție — adaptate la descrierea datelor solicitate de la un furnizor.
• O dată de livrare a datelor, separate de data de livrare a bunurilor, astfel încât datele să nu fie solicitate abia la sosirea expediei.
• O prevedere privind actualizarea, în cazul în care un furnizor de subantreprenor, locație sau materie primă se schimbă.
• O referință la certificate care servesc drept susținere, inclusiv perioada de valabilitate și ce se întâmplă atunci când certificatele expiră.
• Un acord privind răspunderea pentru date incorecte sau lipsă, în conformitate cu distribuția responsabilităților din articolul 29 și articolul 38.
• O prevedere privind controlul, cum ar fi dreptul de a face verificate documentele sau de a efectua o audit la furnizor; a se vedea, de asemenea, explicația despre controlul unui furnizor din străinătate pentru pașaportul produsului.

Pentru companiile care nu știu încă dacă aceste obligații se aplică produselor lor, se recomandă mai întâi să verifice dacă pașaportul digital al produsului se aplică pentru propriile haine și textile, înainte de a clarifica acordurile contractuale.