Как да фиксирам доставката на паспортни данни в моя договор за закупуване?

Какво точно трябва да направите

Какво се очаква от вас

ESPR налага задължения върху участниците в веригата на доставки (член 38) и върху внос‌ители (член 29). За марка или вносител, който поръчва производство на облекло при производител извън ЕС, това на практика означава, че данните за цифровия паспорт на продукта трябва да дойдат откъдето и да е — и че съответният произход трябва да бъде добре уреден.

Получаване на данни от производителя

Вносител, който поставя облекло на пазара на ЕС, отговаря според член 29 на ESPR за съответствието на продукта, дори и ако данните фактически са подготвени от производител на друго място. За предприятие с 10 до 100 служители това означава, че поискване на данни не може да остане без задължение: трябва да съществува установена процедура, за да бъдат получени правилните данни за всяка колекция или поръчка. Кои данни точно са необходими, е описано в обзора на кои данни поискват от доставчика на облекло и текстил.

Предаване на данни на следващи звена

Член 38 се отнася до участници в веригата на доставки в широк смисъл: не само производителя, но и междинни звена, които обработват, опаковат или препродават продукта. За предприятие, което самото доставя на други страни — например търговец на едро, който доставя на търговци на дребно — това означава, че данните, които пристигат, трябва също правилно да бъдат предадени. Това изисква вътрешно съглашение за това, кой управлява данните и ги поддържа актуални.

Подкрепяне на верността на данните

Задължението в двата члена предполагат, че представените данни са верни. За вносител, който самият не участва в производството, това означава, че трябва да бъде организирано нещо, за да могат представените данни да бъдат проверени или подкрепени, например с сертификати. Как това работи на практика, е описано при проверяване на верността на данните на доставчика.

Определяне на отговорността

Както член 29, така и член 38 исходят от верига на отговорности. За предприятие на този обем това означава, че договорните договорки с доставчици трябва да бъдат преки отражения на тази законодателна разделяне: какво доставя производителят, какво допълва самият вносител и какво се случва, ако един от тях не го направи.

Когато нещата не вървят на практика

Редица ситуации систематично се повтарят в практиката при закупни договори, които не са настроени в съответствие с тези задължения.

Закупен договор често урежда цена, сроки на доставка и качество на продукта, но не казва нищо за данните, необходими за цифровия паспорт на продукта. Когда тези данни не пристигат или пристигат твърде късно, няма договорна основа да се направи нещо по това. Какво да се прави, ако доставчик не предоставя данните, е описано при какво можете да направите, ако доставчик не доставя данните.

Втора ситуация: дрехата не се произвежда при един производител, а при няколко страни — например тъкането при един цех, шиенето при другия. Договорът с основния доставчик често мълчаливо предполага, че той може да доставя всички данни, докато фактически това не е така. Кой в такава ситуация доставя кой част от данните, е обяснено при въпросът кой доставя кои данни, когато дрехата се произвежда при няколко производителя.

Трета ситуация възниква около сертификатите. Доставчик изпраща сертификат GOTS или OEKO-TEX, но договорът не казва нищо за това как този сертификат се отнася към данните в паспорта или какво се случва, когато сертификатът изтече. Как сертификатът може да се използва като доказателство в цифровия паспорт на продукта, е описано при използването на сертификат GOTS или OEKO-TEX като доказателство в цифровия паспорт на продукта.

Четвърта ситуация: държавата на конфекцията не е отделно посочена в договора, докато това е информация, която възможно трябва да бъде включена в паспорта. Ако доставчикът смени фабрика, без да го съобщи, липсва актуална информация без никой да го забележи.

Пета ситуация възниква при внос от извън ЕС: договорът урежда търговските условия, но не уточнява кой е отговорен за предоставянето на данни за паспорта при момента на внос. Какво означава паспортът при внос на облекло и текстил от извън Европейския съюз, е обяснено при какво означава продуктовият паспорт при внос на облекло и текстил от извън Европейския съюз.

Какво можете да документирате

В договор за закупуване с производител или посредник могат да бъдат включени редица неща, които подпомагат предоставянето на данни за паспорта:

• Приложение с данни в което е точно посочено кои данни доставчикът предоставя, в какъв формат и в кой момент от производствения процес — приведено в съответствие с прегледа на данни, които се искат от доставчик.
• Крайния срок за предоставяне на данни, отделно от крайния срок за доставка на стоката, така че данни да не се искат едва при пристигане на пратката.
• Определение за актуализиране, за случая когато доставчик на подизпълнител, обект или суровина се смени.
• Позоваване на сертификати , които служат като обоснование, включително периода на валидност и какво се случва при изтичане на сертификатите.
• Договореност относно отговорност при неправилни или липсващи данни, в съответствие с разпределението на отговорностите от член 29 и член 38.
• Определение за проверка, като например правото да се поискаше верификация на документация или одит при доставчика; вижте също обяснението относно проверка на доставчик в чужбина за продуктовия паспорт.

За компании, които все още не знаят дали тези задължения се прилагат за техните продукти, е препоръчително първо да проверят дали цифровият продуктов паспорт важи за собственото облекло и текстил, преди договорните договорености да бъдат засилени.