Wie halte ich die Bereitstellung von Passdaten in meinem Kaufvertrag fest?

Legen Sie fest, wer welche Passdaten liefert, in welcher Form und wann

Die Lieferung von Passdaten in einem Kaufvertrag wird durch eine Beschreibung festgehalten, welche Partei welche Daten liefert, in welchem Format, zu welchem Zeitpunkt in der Lieferkette und was geschieht, wenn Daten fehlen, fehlerhaft sind oder sich ändern. Für Kleidung und Textilien setzt sich dieses Passoport aus Informationen zusammen, die vom Hersteller oder Importeur stammen: Faserzusammensetzung, Herkunft, verwendete Stoffe und die Daten, die erforderlich sind, um die Anforderungen des künftigen digitalen Produktpasses zu erfüllen. Ein Kaufvertrag ist der Ort, an dem vereinbart wird, wer für diese Lieferung verantwortlich ist, damit dies nicht erst bei der ersten Lieferung zutage kommt.

Für wen dies relevant ist und für wen nicht

Diese Vereinbarung ist besonders relevant für Parteien, die Textilien oder Kleidung bei einem Hersteller, Agenten oder Vermittler einkaufen und selbst als Marke, Importeur oder verantwortlicher Marktteilnehmer auftreten. Die ESPR legt Verpflichtungen für Akteure in der Lieferkette fest (Artikel 38) und speziell für Importeure (Artikel 29), und diese Verpflichtungen entstehen nicht automatisch beim Hersteller, wenn die Daten vertraglich nicht geregelt sind. Für einen rein inländischen Weiterverkauf zwischen zwei Parteien, die beide nicht als Hersteller, Importeur oder Bevollmächtigter auftreten, ist dies anders — dort ist die Frage eher, wer in der Kette letztendlich diese Rolle erfüllt. Diese Seite behandelt die vertragliche Seite: wie Sie festlegen, wer die Daten liefert, nicht die Frage, wer nach der ESPR für das Passoport selbst verantwortlich ist. Diese letzte Frage ergibt sich aus der Rolle, die eine Partei in der Lieferkette einnimmt, nicht aus dem, was im Vertrag steht.

Noch kein festes Stichtag, aber ein Arbeitsprogramm

Es gibt noch kein festgelegtes Datum, an dem der digitale Produktpass für Textilien obligatorisch wird. Gemäß ESPR-Arbeitsprogramm 2025-2030 wird ein delegierter Rechtsakt für Textilien 2027 erwartet, wobei Kleidung mit mindestens achtzig Prozent Textilfasern die erste Kategorie ist. Das ist eine Planung, keine Zusage, und das tatsächliche Datum wird erst festgestellt, nachdem dieser delegierte Rechtsakt veröffentlicht ist. Bis dahin gelten die allgemeinen Bestimmungen der ESPR über die Rolle der Akteure in der Lieferkette und Importeure bereits als Rahmen, aber die konkreten Produktanforderungen für Textilien — und damit auch genau welche Daten ein Passoport enthalten muss — ergeben sich erst aus diesem Rechtsakt. Wer jetzt bereits einen Kaufvertrag anpasst, tut dies auf der Grundlage der erwarteten Richtung, nicht auf der Grundlage einer definitiven Verpflichtung.

Wie dies in der Praxis aufgebaut wird

Ein erster Schritt ist die Benennung der Daten, die die andere Partei liefert: Faserzusammensetzung, Produktionsland, verwendete Materialien und alle anderen Informationen, die für das Passoport relevant sind. Darauf folgt die Form: Werden diese Daten als separates Dokument, in einem gemeinsamen System oder direkt mit den Daten verknüpft geliefert, die für den QR-Datenträger erforderlich sind? Der Zeitpunkt der Lieferung ist dann wichtig — vor der Produktion, bei Lieferung der Waren oder bei jeder Änderung des Sortiments — damit das Passoport nicht nachträglich rekonstruiert werden muss. Ein weiterer Punkt ist, was bei einer Änderung geschieht: Wenn ein Hersteller den Fadenlieferanten wechselt oder die Zusammensetzung anpasst, ist es praktisch, wenn der Vertrag bereits vorsieht, dass dies mitgeteilt wird und welche Daten dann erneut geliefert werden. Schließlich ist es üblich festzuhalten, was geschieht, wenn Daten fehlen oder sich als fehlerhaft erweisen: wer korrigiert und unter welcher Vereinbarung dies geschieht. Dies sind vertragliche Vereinbarungen zwischen Käufer und Lieferant; sie ändern nichts an den gesetzlichen Verpflichtungen, die sich aus der ESPR selbst ergeben, aber sie stellen sicher, dass die Partei, die nach der ESPR verantwortlich ist, auch tatsächlich über die richtigen Daten verfügt.

Worauf dies zurückzuführen ist: Artikel 38 und 29 der ESPR

Artikel 38 der ESPR beschreibt, dass Akteure in der Lieferkette Verpflichtungen haben, die notwendigen Informationen zur Einhaltung von Produktanforderungen einschließlich des digitalen Produktpasses bereitzustellen. Artikel 29 beschreibt die Verpflichtungen von Importeuren, die unter anderem sicherstellen, dass ein Produkt vor dem Inverkehrbringen mit den erforderlichen Informationen versehen ist. Beide Artikel befassen sich mit dem Verhältnis zwischen Marktakteuren und den Anforderungen der Verordnung; sie schreiben keine bestimmte Vertragsform vor. Die Art und Weise, wie die Datenbereitstellung zwischen Käufer und Lieferant geregelt wird, ist Sache der Vertragsparteien selbst, solange die gemäß ESPR verantwortliche Partei letztendlich über die richtigen Daten verfügt.

Wer bereits mit Lieferanten über zukünftige Verträge spricht, kann den vollständigen Text von Artikel 38 und Artikel 29 der ESPR über die Links unter diesem Artikel einsehen und auf texpas.eu verfolgen, wann die delegierte Handlung für Textilien veröffentlicht wird – diese Veröffentlichung bestimmt, ab wann die Datenbereitstellung für den Pass konkret wird.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst steht auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Die ESPR legt Verpflichtungen Akteuren in der Lieferkette auf (Artikel 38) und Importeuren (Artikel 29). Für eine Marke oder einen Importeur, die Kleidung von einem Hersteller außerhalb der EU anfertigen lässt, bedeutet dies in der Praxis, dass die Daten für das Produktpass irgendwo herkommen müssen — und dass dieser Ursprung ordnungsgemäß geregelt sein muss.

Daten vom Hersteller beschaffen

Ein Importeur, der Kleidung auf dem EU-Markt in Verkehr bringt, ist gemäß Artikel 29 der ESPR verantwortlich für die Konformität des Produkts, auch wenn die Daten tatsächlich von einem Hersteller anderswo erstellt wurden. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass die Anforderung von Daten nicht unverbindlich sein kann: Es muss ein festes Verfahren geben, um pro Kollektion oder pro Bestellung die richtigen Daten zu erhalten. Welche Daten dies genau sind, ist in der Übersicht beschrieben, die besagt welche Daten Sie von Ihrem Kleidungs- und Textillieferanten anfordern.

Daten an nachgelagerte Glieder weitergeben

Artikel 38 richtet sich an Akteure in der Lieferkette im weiteren Sinne: nicht nur den Hersteller, sondern auch Zwischenschalte, die das Produkt verarbeiten, verpacken oder weiterverkaufen. Für ein Unternehmen, das selbst auch wieder an andere Parteien liefert — beispielsweise ein Großhandel, der an Einzelhändler liefert — bedeutet dies, dass die eingehenden Daten auch ordnungsgemäß weitergegeben werden können müssen. Dies erfordert eine interne Absprache darüber, wer die Daten verwaltet und aktuell hält.

Die Richtigkeit der Daten belegen können

Die Verpflichtungen in beiden Artikeln setzen voraus, dass die bereitgestellten Daten korrekt sind. Für einen Importeur, der selbst nicht an der Produktion beteiligt ist, bedeutet dies, dass etwas organisiert werden muss, um die bereitgestellten Daten überprüfen oder belegen zu können, beispielsweise durch Zertifikate. Wie dies in der Praxis funktioniert, ist beschrieben bei der Überprüfung der Daten Ihres Lieferanten auf Richtigkeit.

Festlegen, wer wofür verantwortlich ist

Sowohl Artikel 29 als auch Artikel 38 gehen von einer Kette von Verantwortlichkeiten aus. Für ein Unternehmen dieser Größe bedeutet dies, dass die vertraglichen Vereinbarungen mit Lieferanten eine direkte Umsetzung dieser gesetzlichen Verteilung sein müssen: was der Hersteller liefert, was der Importeur selbst hinzufügt, und was geschieht, wenn einer von beiden das nicht tut.

Wo es in der Praxis schiefgehen kann

Eine Reihe von Situationen kommt in der Praxis regelmäßig bei Einkaufsverträgen vor, die nicht auf diese Verpflichtungen abgestimmt sind.

Ein Einkaufsvertrag regelt häufig Preis, Lieferzeit und Qualität des Produkts, sagt aber nichts über die Daten aus, die für das Produktpass erforderlich sind. Wenn diese Daten dann nicht oder zu spät kommen, gibt es keine vertragliche Grundlage, um etwas dagegen zu unternehmen. Was zu tun ist, wenn ein Lieferant die Daten nicht bereitstellt, ist beschrieben bei was Sie tun können, wenn Ihr Lieferant die Daten nicht liefert.

Eine zweite Situation: das Kleidungsstück wird nicht bei einem Hersteller gefertigt, sondern bei mehreren Parteien — beispielsweise Weben in der einen Fabrik, Konfektion in der anderen. Der Vertrag mit dem Hauptlieferanten geht dann oft stillschweigend davon aus, dass diese Partei alle Daten liefern kann, während dies tatsächlich nicht der Fall ist. Wer in einer solchen Situation welchen Teil der Daten liefert, ist dargelegt bei der Frage, wer welche Daten liefert, wenn ein Kleidungsstück bei mehreren Herstellern gefertigt wird.

Eine dritte Situation entsteht um Zertifikate. Ein Lieferant sendet ein GOTS- oder OEKO-TEX-Zertifikat weiter, aber der Vertrag sagt nichts darüber, wie sich dieses Zertifikat zu den Daten im Produktpass verhält, oder darüber, was geschieht, wenn das Zertifikat abläuft. Wie ein Zertifikat als Beweismittel an das Produktpass gekoppelt werden kann, ist beschrieben bei der Verwendung eines GOTS- oder OEKO-TEX-Zertifikats als Beweismittel im Produktpass.

Eine vierte Situation: Das Herstellungsland wird nicht separat im Vertrag genannt, obwohl es sich um eine Information handelt, die möglicherweise im Produktpass aufgenommen werden muss. Wenn der Lieferant die Fabrik wechselt, ohne dies zu melden, fehlt eine aktuelle Information, ohne dass jemand dies bemerkt.

Eine fünfte Situation ergibt sich bei Importen von außerhalb der EU: Der Vertrag regelt die Handelsbedingungen, aber nicht, wer für die Bereitstellung von Produktpassdaten zum Zeitpunkt des Imports verantwortlich ist. Was der Produktpass bei Importen von außerhalb der EU bedeutet, wird erläutert bei Was das Produktpass bedeutet bei Importen von Kleidung und Textilien von außerhalb der Europäischen Union.

Was Sie dokumentieren können

In einem Einkaufsvertrag mit einem Hersteller oder Zwischenhändler können mehrere Aspekte aufgenommen werden, die die Bereitstellung von Produktpassdaten unterstützen:

Ein Datenbeiblatt in dem genau festgehalten wird, welche Daten der Lieferant bereitstellt, in welchem Format und zu welchem Zeitpunkt des Produktionsprozesses — abgestimmt auf die Übersicht der von einem Lieferanten angeforderten Daten.
Ein Lieferdatum für Daten, unabhängig vom Lieferdatum der Waren, damit Daten nicht erst bei Ankunft der Sendung angefordert werden.
Eine Regelung zur Aktualisierung, für den Fall, dass ein Unterauftragnehmer, eine Betriebsstätte oder ein Rohstofflieferant wechselt.
Ein Verweis auf Zertifikate die als Beleg dienen, einschließlich Gültigkeitsdauer und was bei abgelaufenen Zertifikaten geschieht.
Eine Vereinbarung zur Haftung bei falschen oder fehlenden Daten, abgestimmt auf die Verteilung der Verantwortung nach Artikel 29 und Artikel 38.
Eine Regelung zur Kontrolle, wie das Recht zur Überprüfung von Dokumenten oder zur Durchführung einer Prüfung bei dem Lieferanten; siehe auch die Erläuterung zu der Überprüfung eines Lieferanten im Ausland für das Produktpass.

Für Unternehmen, die noch nicht wissen, ob diese Verpflichtungen auf ihre Produkte zutreffen, ist es ratsam, zunächst zu überprüfen ob das digitale Produktpass für die eigene Kleidung und Textilien gilt, bevor vertragliche Vereinbarungen verschärft werden.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite bietet allgemeine Informationen über die Regelung, auf die sich diese Plattform bezieht. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall über Ihren eigenen Fall wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt oder die zuständige Aufsichtsbehörde.

Mit KI geschrieben auf Grundlage der obigen Quellen, von einem Menschen am 2026-08-22 überprüft. Stimmt etwas nicht? Lassen Sie es uns wissen — Korrektionen haben Vorrang.