Jak udokumentować dostarczanie danych paszportu w mojej umowie zakupu?

Ustal, kto dostarcza które dane paszportu, w jakiej formie i kiedy

Dostarczanie danych paszportu w umowie zakupu jest dokumentowane przez opisanie, która strona dostarcza które dane, w jakim formacie, w jakim momencie łańcucha dostaw i co się dzieje, gdy dane brakuje, są nieprawidłowe lub się zmieniają. W przypadku odzieży i tekstyliów paszport ten składa się z informacji pochodzących od producenta lub importera: skład włóknisty, pochodzenie, stosowane materiały oraz dane niezbędne do spełnienia wymagań przyszłego cyfrowego paszportu produktu. Umowa zakupu to miejsce, w którym ustala się, kto odpowiada za dostarczenie tych informacji, aby nie wyszło to na jaw dopiero przy pierwszej dostawie.

Dla kogo jest to istotne i dla kogo nie

Ta umowa jest szczególnie istotna dla stron, które nabywają tekstylia lub odzież od producenta, agenta lub pośrednika i które same działają jako marka, importer lub odpowiedzialny uczestnik rynku. ESPR nakłada obowiązki na uczestników łańcucha dostaw (artykuł 38) i konkretnie na importerów (artykuł 29), a obowiązki te nie powstają automatycznie u producenta, jeśli dane nie są uregulowane umownie. W przypadku czystej odsprzedaży krajowej między dwiema stronami, z których żadna nie działa jako producent, importer lub upoważniony przedstawiciel, sytuacja jest inna — pytanie brzmi raczej, kto w łańcuchu ostatecznie pełni tę rolę. Niniejsza strona dotyczy aspektu umownego: jak dokumentujesz, kto dostarcza dane, a nie pytania, kto zgodnie z ESPR odpowiada za sam paszport. To ostatnie pytanie wynika z roli, jaką strona pełni w łańcuchu dostaw, a nie z tego, co jest w umowie.

Brak ustalonej daty wejścia w życie, ale jest plan działania

Nie ma jeszcze ustalonej daty, od której cyfrowy paszport produktu dla tekstyliów będzie obowiązkowy. Zgodnie z planem działania ESPR 2025-2030 oczekuje się wydania aktu delegowanego dla tekstyliów w 2027 r., przy czym odzież składająca się w osiemdziesięciu procentach lub więcej z włókien tekstylnych będzie pierwszą kategorią. To jest harmonogram, a nie zobowiązanie, a ostateczna data zostanie ustalona dopiero po opublikowaniu aktu delegowanego. Do tego czasu ogólne przepisy ESPR dotyczące roli uczestników łańcucha dostaw i importerów już stanowią ramy, ale konkretne wymagania dotyczące produktów dla tekstyliów — a zatem dokładnie które dane paszport musi zawierać — wynikają dopiero z tego aktu. Kto teraz dostosowuje umowę zakupu, robi to na podstawie oczekiwanego kierunku, a nie na podstawie ostatecznego obowiązku.

Jak to buduje się w praktyce

Pierwszym krokiem jest określenie danych dostarczanych przez drugą stronę: skład włóknisty, kraj produkcji, stosowane materiały i wszelkie inne informacje istotne dla paszportu. Następnie pojawia się forma: czy dane te są dostarczone jako osobny dokument, w systemie wspólnym, czy bezpośrednio powiązane z danymi niezbędnymi dla nośnika danych QR. Następnie istotny jest moment dostarczenia — przed produkcją, przy dostawie towarów, czy przy każdej zmianie w asortymencie — aby paszport nie musiał być rekonstruowany później. Kolejnym punktem jest to, co się dzieje po zmianie: jeśli producent zmienia dostawcę przędzy lub dostosowuje skład, wygodnie jest, jeśli umowa już opisuje, że zostanie to zgłoszone i które dane będą ponownie dostarczone. Wreszcie zwyczajowo ustala się, co się dzieje, gdy brakuje danych lub okazują się one nieprawidłowe: kto je koryguje i na jakiej podstawie to następuje. Są to umowne porozumienia między kupującym a dostawcą; nie zmieniają one obowiązków prawnych wynikających z samej ESPR, ale zapewniają, że strona, która zgodnie z ESPR jest odpowiedzialna, rzeczywiście dysponuje prawidłowymi danymi.

Źródło: artykuł 38 i 29 ESPR

Artykuł 38 rozporządzenia ESPR opisuje, że uczestnicy łańcucha dostaw mają obowiązki dotyczące dostarczania informacji niezbędnych do zgodności z wymogami produktu, w tym cyfrowego paszportu produktu. Artykuł 29 opisuje obowiązki importerów, którzy między innymi zapewniają, że produkt jest opatrzony wymaganymi informacjami przed wprowadzeniem na rynek. Oba artykuły dotyczą relacji między uczestnikami rynku a wymogami rozporządzenia; nie nakazują żadnej konkretnej formy umowy. Sposób regulacji dostarczania danych między nabywcą a dostawcą należy do samych stron umowy, pod warunkiem że strona odpowiedzialna zgodnie z ESPR ostatecznie dysponuje prawidłowymi danymi.

Kto już teraz rozmawia z dostawcami o przyszłych umowach, może zapoznać się z pełnym tekstem artykułu 38 i artykułu 29 rozporządzenia ESPR poprzez linki poniżej tego artykułu i dalej śledzić texpas.eu w momencie publikacji delegowanego aktu dla tekstyliów — ta publikacja określa, od kiedy dostarczanie danych do paszportu staje się konkretne.

Na czym to opiera się

Samo rozporządzenie znajduje się na EUR-Lex. Odnosimy się do każdego stwierdzenia; nie musisz nam wierzyć.

Co konkretnie należy zrobić

Co się od pana/pani oczekuje

Rozporządzenie ESPR nakłada zobowiązania na podmioty w łańcuchu dostaw (artykuł 38) oraz na importerów (artykuł 29). W praktyce dla marki lub importera, który zleca produkcję odzieży producentowi spoza UE, oznacza to, że dane do paszportu produktu muszą skądś pochodzić — i ich pochodzenie musi być odpowiednio uregulowane.

Uzyskiwanie danych od producenta

Importer wprowadzający odzież na rynek UE jest zgodnie z artykułem 29 rozporządzenia ESPR odpowiedzialny za zgodność produktu, nawet jeśli dane zostały faktycznie opracowane przez producenta w innym miejscu. Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego od 10 do 100 pracowników oznacza to, że wnioskowanie o dane nie może być dobrowolne: musi być ustalona procedura, aby dla każdej kolekcji lub zamówienia uzyskać właściwe dane. Które dokładnie dane to są, opisane są w przeglądzie które dane u swojego dostawcy odzieży i tekstyliów wypytasz.

Przekazywanie danych dalszym ogniwom

Artykuł 38 kieruje się do podmiotów w łańcuchu dostaw w szerokim sensie: nie tylko producenta, ale także pośredników, którzy przetwarzają, pakują lub odsprzedają produkt. Dla przedsiębiorstwa, które samo dostarcza innym stronom — na przykład hurtowni dostarczającej detalistom — oznacza to, że dane, które przychodzą, muszą być również prawidłowo przekazywane. Wymaga to wewnętrznego porozumienia dotyczącego tego, kto zarządza danymi i je aktualizuje.

Możliwość uzasadnienia poprawności danych

Zobowiązania w obu artykułach zakładają, że dostarczane dane są prawidłowe. Dla importera, który sam nie uczestniczy w produkcji, oznacza to, że musi być coś zorganizowane, aby móc sprawdzić lub uzasadnić dostarczone dane, na przykład certyfikatami. Jak to działa w praktyce, opisane jest w sekcji sprawdzanie danych dostawcy pod kątem poprawności.

Ustalenie, kto za co jest odpowiedzialny

Zarówno artykuł 29, jak i artykuł 38 wychodzą z założenia łańcucha odpowiedzialności. Dla przedsiębiorstwa tej wielkości oznacza to, że umowy handlowe z dostawcami muszą być bezpośrednim odzwierciedleniem tego ustawowego podziału odpowiedzialności: co dostarcza producent, co sam uzupełnia importer i co się dzieje, jeśli jedna ze stron tego nie zrobi.

Gdzie coś idzie nie tak w praktyce

Wiele sytuacji powtarza się w praktyce przy umowach zakupu, które nie są dostosowane do tych zobowiązań.

Umowa zakupu często reguluje cenę, termin dostawy i jakość produktu, ale nic nie mówi o danych potrzebnych do paszportu produktu. Jeśli te dane nie dotarły lub dotarły za późno, nie ma podstawy umownej, aby coś z tym zrobić. Co zrobić, jeśli dostawca nie dostarcza danych, opisane jest w sekcji co możesz zrobić, jeśli dostawca nie dostarcza danych.

Druga sytuacja: ubranie nie jest produkowane u jednego producenta, ale u wielu stron — na przykład tkactwo u jednej fabryki, produkcja odzieży u innej. Umowa z głównym dostawcą często zakłada milcząco, że strona ta może dostarczyć wszystkie dane, podczas gdy w rzeczywistości tak nie jest. Kto w takiej sytuacji dostarcza którą część danych, wyjaśnione jest w sekcji pytanie o to, kto dostarcza które dane, jeśli ubranie jest produkowane u wielu producentów.

Trzecia sytuacja powstaje wokół certyfikatów. Dostawca przesyła certyfikat GOTS lub OEKO-TEX, ale umowa nic nie mówi o tym, jak ten certyfikat odnosi się do danych w paszporcie, lub o tym, co się dzieje, jeśli certyfikat wygasa. Jak certyfikat może być powiązany jako dowód z paszportem, opisane jest w sekcji używanie certyfikatu GOTS lub OEKO-TEX jako dowodu w paszporcie produktu.

Czwarta sytuacja: kraj produkcji odzieży nie jest wymieniany osobno w umowie, choć jest to dane, które mogą wymagać umieszczenia w paszporcie. Jeśli dostawca zmieni fabrykę bez powiadomienia, brakuje aktualnych danych bez wiedzy kogokolwiek.

Piąta sytuacja występuje w przypadku importu spoza UE: umowa reguluje warunki handlowe, ale nie określa, kto jest odpowiedzialny za dostarczenie danych paszportu w momencie importu. Wyjaśnienie znaczenia paszportu produktu przy imporcie spoza UE znajduje się w jakie znaczenie ma paszport produktu przy imporcie odzieży i tekstyliów spoza Unii Europejskiej.

Co można udokumentować

W umowie zakupowej z producentem lub pośrednikiem można umieścić szereg zagadnień wspierających dostarczanie danych paszportu:

Załącznik dotyczący danych w którym dokładnie określone są, jakie dane dostawca dostarcza, w jakim formacie i na jakim etapie procesu produkcji — dostosowane do przeglądu danych wymaganych od dostawcy.
Data dostarczenia danych, niezależnie od daty dostarczenia towarów, aby dane nie były wymagane dopiero po przybyciu przesyłki.
Postanowienie dotyczące aktualizacji, na wypadek zmiany podwykonawcy, lokalizacji lub dostawcy surowców.
Odniesienie do certyfikatów , które stanowią uzasadnienie, wraz z okresem ważności i tym, co się dzieje po wygaśnięciu certyfikatów.
Umowa dotycząca odpowiedzialności w przypadku nieprawidłowych lub brakujących danych, w zgodzie z podziałem odpowiedzialności wynikającym z artykułu 29 i artykułu 38.
Postanowienie dotyczące kontroli, takie jak prawo do weryfikacji dokumentacji lub przeprowadzenia audytu u dostawcy; patrz również wyjaśnienia dotyczące kontroli dostawcy za granicą w celu uzyskania paszportu produktu.

Dla przedsiębiorstw, które jeszcze nie wiedzą, czy obowiązki te mają zastosowanie do ich produktów, wskazane jest najpierw sprawdzić czy cyfrowy paszport produktu dotyczy własnej odzieży i tekstyliów, zanim zostaną zaostrzone porozumienia umowne.

To nie jest porady prawne. Ta strona zawiera ogólne informacje na temat przepisów, których dotyczy ta platforma. Nie znamy Twojej sytuacji. W przypadku wątpliwości dotyczących Twojego konkretnego przypadku skonsultuj się z prawnikiem lub właściwym organem nadzoru.

Napisane za pomocą sztucznej inteligencji na podstawie powyższych źródeł, sprawdzone przez człowieka w dniu 2026-08-22. Coś nie gra? Daj nam znać — poprawki są priorytetem.