moet ik mijn leverancier in het buitenland laten controleren voor het productpaspoort

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR geeft geen apart artikel dat spreekt over "audits bij leveranciers". Wat de verordening wél regelt, is dat de gegevens in het productpaspoort klopen en dat degene die het product op de markt zet — merk of importeur — daar verantwoordelijk voor is. Hoe die zekerheid tot stand komt, is niet voorgeschreven. Een audit is dus een mogelijk middel, geen wettelijke verplichting op zich.

Kloppende gegevens leveren

Artikel 39 van de ESPR gaat over de test-, meet- en berekeningsmethoden die worden gebruikt om aan te tonen dat een product aan de eisen voldoet. Dat artikel zegt niets over wie de leverancier controleert, maar het maakt wel duidelijk dat onderliggende gegevens navolgbaar en methodisch onderbouwd moeten zijn. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit vooral dat er een manier moet zijn om te laten zien waar een cijfer of claim vandaan komt — niet dat er per definitie een auditor langs moet.

Zorgen dat het paspoort niet wordt omzeild of uitgehold

Artikel 40 richt zich op het voorkomen van omzeiling en van verslechtering van de prestaties die in het paspoort staan. Dat raakt indirect aan leveranciers: als een leverancier tussentijds van samenstelling of proces wisselt zonder dat te melden, kan het paspoort feitelijk onjuist worden zonder dat het merk dat merkt. Praktisch vertaalt dit zich in de vraag of er een afspraak is dat wijzigingen worden doorgegeven, en niet vanzelf in een audit-verplichting.

Invoer en douanecontrole

Artikel 15 gaat over douanecontroles op het digitale productpaspoort bij invoer. Voor bedrijven die kleding en textiel van buiten de EU invoeren betekent dit dat de douane bij binnenkomst kan toetsen of het paspoort aanwezig en raadpleegbaar is. Dat is een controle op het eindresultaat — het paspoort zelf — niet op het productieproces bij de leverancier. Meer hierover staat beschreven op de pagina over wat het productpaspoort betekent bij invoer van buiten de Europese Unie.

Verplichtingen van de importeur

Artikel 29 beschrijft de verplichtingen van importeurs, waaronder het nagaan of de fabrikant de vereiste informatie heeft opgesteld en of het paspoort aanwezig is. Dat "nagaan" is een actieve rol: de importeur mag niet zomaar aannemen dat alles in orde is, maar moet dat kunnen onderbouwen. Voor een importerend bedrijf van beperkte omvang is dit vaak het meest concrete aanknopingspunt: er moet een vorm van controle zijn, maar de verordening laat open of dat een documentcontrole, een steekproef, of een audit is.

Waar het misgaat in de praktijk

Het paspoort wordt gezien als leveranciersprobleem. Een merk stelt de vragenlijst op, stuurt die naar de fabrikant, en gaat er verder van uit dat het antwoord klopt. Zonder enige vorm van toetsing blijft onduidelijk of de leverancier de juiste vezelsamenstelling, herkomst of testresultaten heeft opgegeven.

Certificaten worden ongezien overgenomen. Een leverancier stuurt een GOTS- of OEKO-TEX-certificaat, en dat wordt letterlijk gekopieerd naar het paspoort zonder te checken of het certificaat nog geldig is of daadwerkelijk op de geleverde partij van toepassing is. Op de pagina over het koppelen van een GOTS- of OEKO-TEX-certificaat aan het paspoort staat waar dat wel en niet bij helpt.

Wijzigingen bij de fabrikant worden niet gemeld. Een fabriek wisselt van garenleverancier of confectieplaats, maar meldt dat niet omdat er geen afspraak is die daartoe verplicht. Het paspoort blijft dan het oude, niet meer kloppende, beeld tonen.

Bij meerdere fabrikanten ontstaat onduidelijkheid over wie wat aanlevert. Wanneer weven, verven en confectie bij verschillende partijen liggen, is het voor het merk niet altijd duidelijk wie welk deel van de gegevens moet aanleveren, en wie er dus op moet worden aangesproken bij een fout. Dit is nader uitgewerkt op de pagina over een kledingstuk dat bij meerdere fabrikanten wordt gemaakt.

Bij invoer wordt te laat ontdekt dat gegevens ontbreken. Een importeur merkt pas bij de douanecontrole dat het paspoort niet compleet is, terwijl artikel 29 juist vraagt om dat vooraf te hebben nagegaan.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht van welke leverancier welk deel van de gegevens aanlevert, zeker bij een product dat via meerdere fabrikanten tot stand komt — zie de vraag wie levert welke gegevens bij meerdere fabrikanten.
• Een vaste lijst van gegevens die bij iedere leverancier worden opgevraagd, zodat niets afhangt van wat een leverancier toevallig meestuurt; bruikbaar als vertrekpunt is de pagina over welke gegevens u bij uw leverancier van kleding en textiel opvraagt.
• Een contractuele afspraak over het aanleveren en actueel houden van paspoortgegevens, inclusief een meldplicht bij wijzigingen in samenstelling of proces — uitgewerkt op de pagina over afspraken in het inkoopcontract.
• Een werkwijze om aangeleverde gegevens te toetsen voordat ze in het paspoort komen, bijvoorbeeld door steekproeven of het vergelijken met eerdere partijen; zie de pagina over het controleren van gegevens op juistheid.
• Een vastgelegde procedure voor het geval een leverancier gegevens niet, te laat, of onvolledig aanlevert, zodat er geen paspoort wordt gepubliceerd op basis van een gat in de informatie — zie wat te doen als de leverancier de gegevens niet levert.
• Een dossier per certificaat met geldigheidsduur en toepassingsgebied, zodat een GOTS- of OEKO-TEX-verklaring niet zonder controle wordt doorgezet naar het paspoort.

Een audit kan onderdeel zijn van zo'n werkwijze, maar de verordening verplicht die stap niet met naam en toenaam. Wat wel telt, is dat een bedrijf kan laten zien dat het redelijkerwijs heeft nagegaan of de aangeleverde gegevens kloppen — met een audit, met documentcontrole, of met een andere aanpak die aansluit bij de omvang en het risico van de eigen inkoopketen.