Hoe leg ik de levering van paspoortgegevens vast in mijn inkoopcontract?

Leg vast wie welke paspoortgegevens levert, in welke vorm en wanneer

De levering van paspoortgegevens in een inkoopcontract wordt vastgelegd door te beschrijven welke partij welke gegevens aanlevert, in welk formaat, op welk moment in de keten en wat er gebeurt als gegevens ontbreken, onjuist zijn of wijzigen. Voor kleding en textiel komt dit paspoort samen uit informatie die bij de fabrikant of importeur vandaan komt: vezelsamenstelling, herkomst, gebruikte stoffen, en de gegevens die nodig zijn om aan de eisen van het toekomstige digitale productpaspoort te voldoen. Een inkoopcontract is de plek waar wordt afgesproken wie voor die aanlevering verantwoordelijk is, zodat dit niet pas bij de eerste levering aan het licht komt.

Voor wie dit relevant is, en voor wie niet

Deze afspraak is vooral relevant voor partijen die textiel of kleding inkopen bij een fabrikant, agent of tussenpersoon en die zelf als merk, importeur of verantwoordelijke marktdeelnemer optreden. De ESPR legt verplichtingen op aan actoren in de toeleveringsketen (artikel 38) en specifiek aan importeurs (artikel 29), en die verplichtingen ontstaan niet vanzelf bij de fabrikant als de gegevens niet contractueel zijn geregeld. Voor een puur binnenlandse doorverkoop tussen twee partijen die geen van beide als fabrikant, importeur of gemachtigde optreden, ligt dit anders — daar is de vraag eerder wie in de keten uiteindelijk wél die rol vervult. Deze pagina gaat over de contractuele kant: hoe je vastlegt wie de gegevens aanlevert, niet over de vraag wie volgens de ESPR verantwoordelijk is voor het paspoort zelf. Die laatste vraag volgt uit de rol die een partij in de toeleveringsketen inneemt, niet uit wat er in het contract staat.

Nog geen vaste ingangsdatum, wel een werkplan

Er is nog geen vastgestelde datum waarop het digitale productpaspoort voor textiel verplicht wordt. Volgens het ESPR-werkplan 2025-2030 wordt een gedelegeerde handeling voor textiel verwacht in 2027, met kleding die voor tachtig procent of meer uit textielvezels bestaat als eerste categorie. Dat is een planning, geen toezegging, en de daadwerkelijke datum staat pas vast zodra die gedelegeerde handeling is gepubliceerd. Tot die tijd gelden de algemene bepalingen van de ESPR over de rol van actoren in de toeleveringsketen en importeurs al wel als kader, maar de concrete productvereisten voor textiel — en daarmee ook precies welke gegevens een paspoort moet bevatten — volgen pas uit die handeling. Wie nu al een inkoopcontract aanpast, doet dat dus op basis van de verwachte richting, niet op basis van een definitieve verplichting.

Hoe dit in de praktijk wordt opgebouwd

Een eerste stap is het benoemen van de gegevens die de andere partij aanlevert: vezelsamenstelling, land van productie, gebruikte materialen en eventuele andere informatie die relevant is voor het paspoort. Daarna volgt de vorm: worden deze gegevens aangeleverd als los document, in een gedeeld systeem, of rechtstreeks gekoppeld aan de gegevens die nodig zijn voor de QR-datadrager. Vervolgens is het moment van aanlevering van belang — vóór productie, bij levering van de goederen, of bij iedere wijziging in het assortiment — zodat het paspoort niet achteraf hoeft te worden gereconstrueerd. Een volgend punt is wat er gebeurt bij een wijziging: als een fabrikant van garenleverancier wisselt of de samenstelling aanpast, is het praktisch als het contract al beschrijft dat dit gemeld wordt en welke gegevens dan opnieuw worden aangeleverd. Tot slot is het gebruikelijk om vast te leggen wat er gebeurt als gegevens ontbreken of onjuist blijken: wie corrigeert, en binnen welke afspraak dat gebeurt. Dit zijn contractuele afspraken tussen inkoper en leverancier; ze veranderen niets aan de wettelijke verplichtingen die uit de ESPR zelf volgen, maar ze zorgen ervoor dat de partij die volgens de ESPR verantwoordelijk is, ook daadwerkelijk over de juiste gegevens beschikt.

Waar dit uit volgt: artikel 38 en 29 van de ESPR

Artikel 38 van de ESPR beschrijft dat actoren in de toeleveringsketen verplichtingen hebben rond het verstrekken van informatie die nodig is voor de naleving van productvereisten, waaronder het digitale productpaspoort. Artikel 29 beschrijft de verplichtingen van importeurs, die er onder meer op toezien dat een product vergezeld gaat van de vereiste informatie voordat het op de markt wordt gebracht. Beide artikelen richten zich op de verhouding tussen marktdeelnemers en de eisen van de verordening; ze schrijven geen specifieke contractvorm voor. De manier waarop de aanlevering van gegevens tussen inkoper en leverancier wordt geregeld, is aan de contractpartijen zelf, zolang de partij die volgens de ESPR verantwoordelijk is uiteindelijk over de juiste gegevens beschikt.

Wie nu al met leveranciers in gesprek is over toekomstige contracten, kan de volledige tekst van artikel 38 en artikel 29 van de ESPR raadplegen via de links onder dit artikel, en verder op texpas.eu volgen wanneer de gedelegeerde handeling voor textiel wordt gepubliceerd — die publicatie bepaalt vanaf wanneer de gegevenslevering voor het paspoort concreet wordt.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR legt verplichtingen op aan actoren in de toeleveringsketen (artikel 38) en aan importeurs (artikel 29). Voor een merk of importeur dat kleding laat maken bij een fabrikant buiten de EU, betekent dat in de praktijk dat de gegevens voor het productpaspoort ergens vandaan moeten komen — en dat die herkomst goed geregeld moet zijn.

Gegevens van de fabrikant verkrijgen

Een importeur die kleding op de EU-markt brengt, is volgens artikel 29 van de ESPR verantwoordelijk voor de conformiteit van het product, ook als de gegevens feitelijk door een fabrikant elders zijn opgesteld. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat het opvragen van gegevens niet vrijblijvend kan blijven: er moet een vaste werkwijze zijn om per collectie of per order de juiste gegevens binnen te krijgen. Welke gegevens dat precies zijn, staat beschreven in het overzicht van welke gegevens u bij uw leverancier van kleding en textiel opvraagt.

Gegevens doorgeven aan volgende schakels

Artikel 38 richt zich op actoren in de toeleveringsketen in brede zin: niet alleen de fabrikant, maar ook tussenschakels die het product bewerken, verpakken of doorverkopen. Voor een bedrijf dat zelf ook weer aan andere partijen levert — bijvoorbeeld een groothandel die aan retailers levert — betekent dit dat de gegevens die binnenkomen, ook weer correct moeten kunnen worden doorgegeven. Dat vraagt om een interne afspraak over wie de gegevens beheert en actueel houdt.

Juistheid van de gegevens kunnen onderbouwen

De verplichtingen in beide artikelen veronderstellen dat de gegevens die worden aangeleverd, klopen. Voor een importeur die zelf niet bij de productie is, betekent dit dat er iets moet zijn georganiseerd om de aangeleverde gegevens te kunnen controleren of onderbouwen, bijvoorbeeld met certificaten. Hoe dat in de praktijk werkt, staat beschreven bij het controleren van de gegevens van uw leverancier op juistheid.

Vastleggen wie waarvoor verantwoordelijk is

Zowel artikel 29 als artikel 38 gaan uit van een keten van verantwoordelijkheden. Voor een bedrijf van deze omvang betekent dit dat de contractuele afspraken met leveranciers een directe vertaling moeten zijn van deze wettelijke verdeling: wat de fabrikant levert, wat de importeur zelf aanvult, en wat er gebeurt als een van beide dat niet doet.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt in de praktijk steeds terug bij inkoopcontracten die niet op deze verplichtingen zijn ingericht.

Een inkoopcontract regelt vaak prijs, levertijd en kwaliteit van het product, maar zegt niets over de gegevens die nodig zijn voor het productpaspoort. Als die gegevens dan niet of te laat komen, is er geen contractuele grond om daar iets aan te doen. Wat te doen als een leverancier de gegevens niet aanlevert, staat beschreven bij wat u kunt doen als uw leverancier de gegevens niet levert.

Een tweede situatie: het kledingstuk wordt niet bij één fabrikant gemaakt, maar bij meerdere partijen — bijvoorbeeld weven bij de ene fabriek, confectie bij de andere. Het contract met de hoofdleverancier gaat er dan vaak stilzwijgend van uit dat die partij alle gegevens kan leveren, terwijl dat feitelijk niet zo is. Wie in zo'n situatie welk deel van de gegevens levert, staat toegelicht bij de vraag wie welke gegevens levert als een kledingstuk bij meerdere fabrikanten wordt gemaakt.

Een derde situatie ontstaat rond certificaten. Een leverancier stuurt een GOTS- of OEKO-TEX-certificaat door, maar het contract zegt niets over hoe dat certificaat zich verhoudt tot de gegevens in het paspoort, of over wat er gebeurt als het certificaat verloopt. Hoe een certificaat als bewijs kan worden gekoppeld aan het paspoort, staat beschreven bij het gebruik van een GOTS- of OEKO-TEX-certificaat als bewijs in het productpaspoort.

Een vierde situatie: het land van confectie wordt niet apart benoemd in het contract, terwijl dit wel een gegeven is dat mogelijk in het paspoort moet worden opgenomen. Als de leverancier van fabriek wisselt zonder dat te melden, ontbreekt een actueel gegeven zonder dat iemand dat merkt.

Een vijfde situatie doet zich voor bij invoer van buiten de EU: het contract regelt de handelsvoorwaarden, maar niet wie verantwoordelijk is voor het aanleveren van paspoortgegevens op het moment van invoer. Wat het paspoort betekent bij invoer van buiten de EU, staat toegelicht bij wat het productpaspoort betekent bij invoer van kleding en textiel van buiten de Europese Unie.

Wat u kunt vastleggen

In een inkoopcontract met een fabrikant of tussenschakel kan een aantal zaken worden opgenomen die de levering van paspoortgegevens ondersteunen:

Een gegevensbijlage waarin exact staat welke gegevens de leverancier aanlevert, in welk formaat en op welk moment in het productieproces — afgestemd op het overzicht van gegevens die van een leverancier worden gevraagd.
Een leverdatum voor gegevens, los van de leverdatum van de goederen, zodat gegevens niet pas bij aankomst van de zending worden opgevraagd.
Een bepaling over actualisering, voor het geval een leverancier van onderaannemer, vestiging of grondstof wisselt.
Een verwijzing naar certificaten die als onderbouwing dienen, inclusief geldigheidsduur en wat er gebeurt bij verlopen certificaten.
Een afspraak over aansprakelijkheid bij onjuiste of ontbrekende gegevens, aansluitend op de verdeling van verantwoordelijkheden uit artikel 29 en artikel 38.
Een bepaling over controle, zoals het recht om documentatie te laten verifiëren of een audit uit te voeren bij de leverancier; zie ook de toelichting over het laten controleren van een leverancier in het buitenland voor het productpaspoort.

Voor bedrijven die nog niet weten of deze verplichtingen op hun producten van toepassing zijn, is het raadzaam eerst na te gaan of het digitaal productpaspoort voor de eigen kleding en textiel geldt, voordat contractuele afspraken worden aangescherpt.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.