Vilka data måste jag fråga min leverantör av kläder och textilier om?

Vad du konkret måste göra

En klädesmärke eller importör som får det digitala produktpasset sammanställt är beroende av de uppgifter som tillverkaren levererar. ESPR (Förordning (EU) 2024/1781) föreskriver i artikel 38 att aktörer i leveranskedjan är skyldiga att tillhandahålla den information som krävs för att uppfylla passetkraven. Det betyder i praktiken: den som köper från en tillverkare måste veta vilka uppgifter som tillverkaren måste leverera och när dessa är fullständiga och användbara.

Vad som förväntas av dig

Fastställa vilka uppgifter som produktpasset behöver

Artikel 10 i ESPR beskriver vilken information ett digitalt produktpass måste innehålla; det exakta innehållet för kläder och textilier framgår av den delegerade handlingen för denna produktgrupp. För ett företag med 10 till 100 anställda betyder detta att det, innan leverantören tillfrågas om något, måste finnas en lista över vad produktpasset senare exakt kommer att fråga om: materialsammansättning, ursprung, skötselanvisningar och liknande uppgifter. Utan den listan är varje fråga till leverantören en gissning.

Fråga tillverkaren eller importören

Skyldigheten enligt artikel 38 vilar på aktörer i leveranskedjan, inte automatiskt på märket som säljer slutprodukten. Praktiskt innebär detta att ett märke eller en importör själv måste ta initiativet att begära uppgifter från tillverkaren och inte kan vänta på att tillverkaren levererar dem spontant. För en importör som köper från utanför EU gäller detta ännu mer; vad produktpasset innebär vid import från utanför Europeiska unionen beskriver vilken roll importören får där.

Dokumentera ursprung och tillverkning

En del av de uppgifter som produktpasset behöver handlar om var och av vem ett plagg har tillverkats. För ett företag med 10 till 100 anställda betyder detta att inköp och kvalitetskontroll måste veta vilket plagg som kommer från vilken fabrik och vilket land, även om produktionen går genom en mellanpart. Om tillverkningslandet måste ingå i produktpasset behandlar denna fråga närmare.

Hantera flera tillverkare per produkt

Många plagg tillverkas inte på en enda fabrik: vävning, färgning, sömnad och finishing kan ligga hos olika parter. För ett företag som arbetar med flera led betyder detta att det på förhand måste vara klart vem som levererar vilken del av uppgifterna, så att ingen antar att någon annan redan har gjort det. Vem som levererar vilka uppgifter när ett plagg tillverkas hos flera tillverkare beskriver hur denna fördelning ser ut i praktiken.

Ta med bevishandlingar och certifikat

Certifikat som GOTS eller OEKO-TEX kan utgöra en del av underlaget för vad som står i produktpasset. För ett företag betyder detta att certifikat inte ska begäras separat från leverantörsfrågan, utan som en del av samma förfrågan: vilket certifikat tillhör vilken partij tyg eller vilket plagg, och hur länge är certifikatet giltigt. Huruvida ett GOTS- eller OEKO-TEX-certifikat kan användas som bevis i produktpasset behandlas vidare här.

Där det går fel i praktiken

Ett par situationer återkommer ofta hos företag som för första gången begär uppgifter från sin leverantör.

Frågan är för allmän. Ett e-postmeddelande med "skicka oss alla uppgifter för produktpasset" ger ofta inget användbart resultat. En tillverkare vet inte vad som exakt menas och skickar tillbaka ett par slumpmässiga dokument, eller ingenting alls.

Uppgifterna kommer på produktnivå, medan passet behövs på partinivå — eller tvärtom. Materialsammansättningen kan variera från produktionsparti till parti, medan ett märke ibland utgår från ett fast givet värde per artikelnummer. Denna oöverensstämmelse upptäcks ofta först när produktpasset redan sammanställs.

Certifikat har löpt ut eller gäller inte för rätt parti. Ett GOTS-certifikat som utfärdades för ett år sedan för en annan leverantör eller annat tyg skickas ibland ändå med eftersom det "ligger i mappen". Utan kontroll förblir detta ouppmärksammat.

Leverantören reagerar långsamt eller ofullständigt, och det finns ingen överenskommen uppföljningsåtgärd. När en tillverkare helt enkelt inte svarar eller endast levererar hälften av de begärda uppgifterna saknas ofta en fastställd överenskommelse om vad som händer då. Vad ska man göra om leverantören inte levererar uppgifterna behandlar denna situation.

Ingen kontrollerar om de levererade uppgifterna stämmer. Uppgifterna tas över sådan de mottas, utan att någon verifierar om materialsammansättningen motsvarar det som faktiskt finns i kledesplagget. Hur uppgifterna från en leverantör kan kontrolleras för korrekthet beskriver vilka steg som är lämpliga.

Vad du kan dokumentera

Ett antal dokument och överenskommelser gör det mindre slumpartat att begära leverantörsuppgifter:

• En fast uppgiftslista per produktgrupp, så att varje leverantör får samma frågor och inget glöms bort.
• En överenskommelse i inköpskontraktet om leverans av passuppgifter, inklusive vad som händer vid ofullständig eller försenad leverans; hur leveransen av passuppgifter kan fastställas i ett inköpskontrakt beskriver hur en sådan överenskommelse kan se ut.
• En förteckning över vilken fabrik som tillverkar vilken del av ett kledesplagget, tillsammans med motsvarande kontaktperson, för produkter som tillverkas via flera led.
• Ett register över certifikat per leverantör och per parti, med giltighetsdag och den produktdel som certifikatet gäller för.
• En fastställd kontrollprocedur för inkommande uppgifter, så att avvikelser mellan det som levereras och vad som faktiskt stämmer upptäcks innan de hamnar i passet.
• En överenskommelse om revisioner hos leverantören, för märken som vill fastställa om de levererade uppgifterna motsvarar de verkliga produktionsförhållandena; eller en leverantör i utlandet måste kontrolleras för produktpasset behandlar denna möjlighet.

Den som fastställer dessa punkter i förväg förhindrar att sammanställningen av passet försekas av uppgifter som måste begäras, kontrolleras eller kompletteras i sista stund.