Quelles données dois-je demander à mon fournisseur de vêtements et textiles ?

Ce que vous devez faire concrètement

Une marque de vêtements ou un importateur qui fait établir un passeport numérique de produit dépend des données que le fabricant fournit. Le RSPR (Règlement (UE) 2024/1781) établit à l'article 38 que les acteurs de la chaîne d'approvisionnement sont tenus de fournir les informations nécessaires pour respecter les obligations relatives au passeport. En pratique, cela signifie : celui qui achète auprès d'un fabricant doit savoir quelles données ce fabricant doit fournir, et quand ces données sont complètes et utilisables.

Ce qu'on attend de vous

Déterminer quelles données le passeport nécessite

L'article 10 du RSPR décrit les informations qu'un passeport numérique de produit doit contenir ; le contenu précis pour les vêtements et les textiles résulte de l'acte délégué pour ce groupe de produits. Pour une entreprise de 10 à 100 salariés, cela signifie qu'avant de demander quoi que ce soit au fournisseur, il doit y avoir une liste de ce que le passeport demandera exactement : composition matérielle, origine, instructions d'entretien et données similaires. Sans cette liste, chaque demande au fournisseur est un pari.

Demander des informations au fabricant ou à l'importateur

L'obligation découlant de l'article 38 repose sur les acteurs de la chaîne d'approvisionnement, pas automatiquement sur la marque qui vend le produit fini. En pratique, cela signifie qu'une marque ou un importateur doit prendre l'initiative de demander des données au fabricant et ne peut pas attendre que le fabricant les fournisse spontanément. Pour un importateur qui achète en dehors de l'UE, cela s'applique encore plus fortement ; ce que le passeport de produit signifie lors de l'importation en dehors de l'Union européenne décrit le rôle que l'importateur reçoit à cet égard.

Documenter l'origine et la confection

Une partie des données dont le passeport a besoin concerne le lieu et la personne qui a fabriqué un vêtement. Pour une entreprise de 10 à 100 salariés, cela signifie que l'approvisionnement et le contrôle qualité doivent savoir quel vêtement vient de quelle fabrique et de quel pays, même si la production transite par un intermédiaire. Si le pays de confection doit figurer dans le passeport numérique de produit approfondit cette question.

Gérer plusieurs fabricants par produit

De nombreux vêtements ne sont pas fabriqués dans une seule fabrique : le tissage, la teinture, la couture et la finition peuvent être effectués par différentes parties. Pour une entreprise travaillant avec plusieurs maillons, cela signifie qu'il doit être clair au préalable qui fournit quelle partie des données, afin que personne ne suppose qu'un autre l'a déjà fait. Qui fournit quelles données si un vêtement est fabriqué par plusieurs fabricants décrit comment cette répartition se présente en pratique.

Apporter des justificatifs et des certificats

Les certificats tels que GOTS ou OEKO-TEX peuvent faire partie des justificatifs de ce qui figure dans le passeport. Pour une entreprise, cela signifie que les certificats ne doivent pas être demandés séparément de la demande au fournisseur, mais comme faisant partie de la même demande : quel certificat correspond à quel lot de tissu ou à quel vêtement, et combien de temps ce certificat est-il valable. Si un certificat GOTS ou OEKO-TEX peut être utilisé comme preuve dans le passeport numérique de produit va plus loin à ce sujet.

Où cela pose problème en pratique

Quelques situations reviennent régulièrement chez les entreprises qui demandent des données à leur fournisseur pour la première fois.

La question est trop générale. Un e-mail disant "envoyez-nous toutes les données pour le passeport numérique de produit" ne produit souvent rien d'utilisable. Un fabricant ne sait pas exactement ce qui est demandé et renvoie quelques documents aléatoires, ou rien du tout.

Les données sont disponibles au niveau du produit, tandis que le passeport est nécessaire au niveau du lot — ou inversement. La composition matérielle peut varier selon le lot de production, tandis qu'une marque suppose parfois une donnée fixe par numéro d'article. Cette inadéquation n'est souvent découverte que lorsque le passeport est déjà en cours d'établissement.

Les certificats ont expiré ou ne s'appliquent pas au bon lot. Un certificat GOTS émis il y a un an pour un autre fournisseur ou une autre matière est parfois quand même envoyé parce qu'il « est dans le dossier ». Sans contrôle, cela reste inaperçu.

Le fournisseur répond lentement ou de manière incomplète, et aucune étape suivante n'a été convenue. Quand un fabricant ne répond simplement pas ou ne fournit que la moitié des données demandées, il manque souvent un accord établi sur ce qui se passe ensuite. Que faire si le fournisseur ne fournit pas les données aborde cette situation.

Personne ne vérifie si les données fournies sont correctes. Les données sont reprises telles qu'elles arrivent, sans que personne ne vérifie si la composition des matériaux correspond à ce qui se trouve réellement dans le vêtement. Comment vérifier l'exactitude des données d'un fournisseur décrit les étapes appropriées.

Ce que vous pouvez documenter

Un certain nombre de documents et d'accords rendent la demande de données de fournisseurs moins dépendante du hasard :

• Une liste de données fixe par groupe de produits, de sorte que chaque fournisseur reçoive les mêmes questions et qu'aucun détail ne soit omis.
• Un accord dans le contrat d'achat concernant la fourniture de données de passeport, y compris ce qui se passe en cas de fourniture incomplète ou tardive ; comment la fourniture de données de passeport peut être établie dans un contrat d'achat décrit à quoi pourrait ressembler un tel accord.
• Un aperçu de l'usine qui fabrique chaque partie d'un vêtement, avec la personne de contact correspondante, pour les produits fabriqués par plusieurs intervenants.
• Un registre des certificats par fournisseur et par lot, avec la date d'expiration et la partie du produit à laquelle s'applique le certificat.
• Une procédure de contrôle établie pour les données entrantes, afin que les divergences entre ce qui est fourni et ce qui est réellement correct soient repérées avant qu'elles n'apparaissent dans le passeport.
• Un accord sur les audits chez le fournisseur, pour les marques qui souhaitent vérifier si les données fournies correspondent aux conditions de production réelles ; ou si un fournisseur à l'étranger doit être contrôlé pour le passeport de produit aborde cette possibilité.

Celui qui établit ces points à l'avance évite que la compilation du passeport ne soit retardée par des données qui doivent être demandées, vérifiées ou complétées à la dernière minute.