Jakie dane muszę poprosić od mojego dostawcy odzieży i tekstyliów?

Co konkretnie należy zrobić

Marka odzieży lub importer, który powierza sporządzenie cyfrowego paszportu produktu, jest zależny od danych dostarczanych przez producenta. ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) stanowi w artykule 38, że podmioty w łańcuchu dostaw zobowiązane są dostarczyć informacje niezbędne do spełnienia wymogów dotyczących paszportu. W praktyce oznacza to: kto kupuje u producenta, musi wiedzieć, jakie dane producent musi dostarczyć i kiedy te dane są kompletne i użyteczne.

Co się od pana/pani oczekuje

Ustalenie, jakie dane paszport wymaga

Artykuł 10 ESPR opisuje, jakie informacje musi zawierać cyfrowy paszport produktu; dokładna zawartość dla odzieży i tekstyliów wynika z aktu delegowanego dla tej grupy produktów. Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego od 10 do 100 pracowników oznacza to, że zanim poprosi się dostawcę o cokolwiek, musi być lista tego, co paszport będzie dokładnie wymagać: skład materiałowy, pochodzenie, instrukcje pielęgnacji i podobne dane. Bez tej listy każde zapytanie do dostawcy to zgadywanka.

Zapytanie u producenta lub importera

Obowiązek wynikający z artykułu 38 spoczywa na podmiotach w łańcuchu dostaw, niekoniecznie na marce sprzedającej produkt końcowy. Praktycznie oznacza to, że marka lub importer musi sam podjąć inicjatywę, aby pobrać dane od producenta, i nie może czekać na spontaniczne ich dostarczenie przez producenta. Dla importera kupującego spoza Unii Europejskiej sytuacja jest jeszcze bardziej wyraźna; co paszport produktu oznacza przy imporcie spoza Unii Europejskiej opisuje, jaką rolę odgrywa w tym importer.

Dokumentowanie pochodzenia i produkcji

Część danych wymaganych przez paszport dotyczy tego, gdzie i przez kogo zostało wykonane ubranie. Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego od 10 do 100 pracowników oznacza to, że zaopatrzenie i kontrola jakości muszą wiedzieć, z której fabryki i z którego kraju pochodzi dane ubranie, nawet jeśli produkcja odbywa się za pośrednictwem trzeciej strony. Czy kraj produkcji musi być podany w paszporcie produktu wchodzi głębiej w tę kwestię.

Radzenie sobie z wieloma producentami na jeden produkt

Wiele ubrań nie jest wykonywanych w jednej fabryce: tkanie, barwienie, szycie i wykańczanie mogą odbywać się u różnych stron. Dla przedsiębiorstwa pracującego z wieloma ogniwami łańcucha oznacza to, że z góry musi być jasne, kto dostarcza jaką część danych, aby nikt nie założył, że już zrobił to ktoś inny. Kto dostarcza jakie dane, jeśli ubranie jest produkowane u wielu producentów opisuje, jak wygląda ten podział w praktyce.

Dokumenty i certyfikaty

Certyfikaty takie jak GOTS lub OEKO-TEX mogą stanowić część uzasadnienia tego, co znajduje się w paszporcie. Dla przedsiębiorstwa oznacza to, że certyfikaty nie powinny być požądane niezależnie od zapytania do dostawcy, ale jako część tego samego wniosku: który certyfikat dotyczy której partii materiału lub którego ubrania, i jak długo certyfikat jest ważny. Czy certyfikat GOTS lub OEKO-TEX można wykorzystać jako dowód w paszporcie produktu zawiera dalsze wyjaśnienia na ten temat.

Gdzie coś idzie nie tak w praktyce

Kilka sytuacji pojawia się regularnie u przedsiębiorstw, które po raz pierwszy żądają danych od swoich dostawców.

Pytanie jest zbyt ogólne. E-mail brzmiący "wyślij nam wszystkie dane do paszportu produktu" często nic nie daje. Producent nie wie, co się dokładnie ma na myśli i odsyła kilka losowych dokumentów albo nic w ogóle.

Dane pochodzą na poziomie produktu, podczas gdy paszport jest wymagany na poziomie partii — lub odwrotnie. Skład materiałowy może się różnić w zależności od partii produkcyjnej, podczas gdy marka czasem wychodzi z jednych stałych danych na numer artykułu. Ta rozbieżność często przychodzi do głowy dopiero wtedy, gdy paszport jest już sporządzany.

Certyfikaty wygasły lub nie mają zastosowania do właściwej partii. Certyfikat GOTS wydany rok temu dla innego dostawcy lub innego materiału jest czasem wysyłany ze względu na to, że "jest w teczce". Bez kontroli to pozostaje niezauważone.

Dostawca reaguje wolno lub niekompletnie, a nie ustalono żadnych dalszych kroków. Gdy producent po prostu nie odpowiada lub dostarcza tylko połowę żądanych danych, często brakuje ustalenia dotyczącego tego, co się wtedy dzieje. Co zrobić, jeśli dostawca nie dostarcza danych odnosi się do tej sytuacji.

Nikt nie sprawdza, czy dostarczone dane są prawidłowe. Dane są przejmowane takimi, jakimi się pojawiają, bez sprawdzenia, czy skład materiałowy odpowiada temu, co faktycznie znajduje się w produkcie odzieżowym. Jak dostarczone przez dostawcę dane mogą być sprawdzane pod względem prawidłowości opisuje, które kroki w tym przypadku się sprawdzają.

Co można udokumentować

Szereg dokumentów i ustaleń sprawia, że żądanie danych dostawcy jest mniej zależne od przypadku:

• Stała lista danych dla każdej grupy produktów, aby każdy dostawca otrzymał te same pytania i nic nie zostało pominięte.
• Ustalenie w umowie zakupowej dotyczące dostarczania danych paszportu, w tym co się dzieje w przypadku dostaw niekompletnych lub opóźnionych; jak dostawa danych paszportu może być ustalona w umowie zakupowej opisuje, jak takie ustalenie może wyglądać.
• Przegląd tego, która fabryka wykonuje którą część produktu odzieżowego, wraz z odpowiednim kontaktem, dla produktów powstających za pośrednictwem wielu etapów.
• Register certyfikatów dla każdego dostawcy i każdej partii, z datą ważności i częścią produktu, do której zastosowanie ma certyfikat.
• Ustalona procedura kontroli danych przychodzących, aby odchylenia między tym, co jest dostarczane, a tym, co faktycznie jest prawidłowe, zostały wykryte zanim trafią do paszportu.
• Ustalenie dotyczące audytów u dostawcy, dla marek, które chcą ustalić, czy dostarczone dane odpowiadają rzeczywistym warunkom produkcji; czy dostawcę zagranicznego należy sprawdzić dla paszportu produktu odnosi się do tej możliwości.

Ci, którzy wcześniej ustalą te kwestie, unikają opóźnień w sporządzeniu paszportu spowodowanych danymi, które trzeba będzie poprosić, sprawdzić lub uzupełnić w ostatniej chwili.