Welche Daten muss ich bei meinem Lieferanten von Bekleidung und Textilien abfragen?

Was Sie konkret tun müssen

Eine Kleidungsmarke oder ein Importeur, der das digitale Produktpass zusammenstellen lässt, ist auf die Daten angewiesen, die der Hersteller bereitstellt. Die ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt in Artikel 38 fest, dass Akteure in der Lieferkette verpflichtet sind, die Informationen bereitzustellen, die erforderlich sind, um die Passverpflichtungen zu erfüllen. Das bedeutet in der Praxis: Wer bei einem Hersteller einkauft, muss wissen, welche Daten dieser Hersteller bereitstellen muss, und wann diese vollständig und verwendbar sind.

Was von Ihnen erwartet wird

Festlegen, welche Daten der Pass benötigt

Artikel 10 der ESPR beschreibt, welche Informationen ein digitaler Produktpass enthalten muss; der genaue Inhalt für Kleidung und Textilien ergibt sich aus der delegierten Handlung für diese Produktgruppe. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass bereits vor der Anfrage an den Lieferanten eine Liste vorliegen muss, in der aufgeführt ist, was der Pass später genau abfragt: Materialzusammensetzung, Herkunft, Pflegeanleitung und ähnliche Daten. Ohne diese Liste ist jede Anfrage an den Lieferanten ein Schuss ins Blaue.

Anfrage beim Hersteller oder Importeur

Die Verpflichtung aus Artikel 38 ruht auf Akteuren in der Lieferkette, nicht automatisch auf der Marke, die das Endprodukt verkauft. Praktisch bedeutet dies, dass eine Marke oder ein Importeur selbst die Initiative ergreifen muss, um Daten vom Hersteller anzufordern, und nicht warten kann, bis der Hersteller diese freiwillig bereitstellt. Für einen Importeur, der von außerhalb der EU einkauft, spielt dies eine noch stärkere Rolle; was der Produktpass bei der Einfuhr von außerhalb der Europäischen Union bedeutet beschreibt die Rolle, die der Importeur dabei erhält.

Festlegung der Herkunft und Konfektionierung

Ein Teil der Daten, die der Pass benötigt, betrifft, wo und von wem ein Kleidungsstück hergestellt wurde. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass Einkauf und Qualitätskontrolle wissen müssen, welches Kleidungsstück von welcher Fabrik und aus welchem Land kommt, auch wenn die Produktion über einen Vermittler läuft. Ob das Konfektionsland in den Produktpass aufgenommen werden muss geht weiter auf diese Frage ein.

Umgang mit mehreren Herstellern pro Produkt

Viele Kleidungsstücke werden nicht in einer Fabrik hergestellt: Weben, Färben, Nähen und Veredelung können bei verschiedenen Betrieben liegen. Für ein Unternehmen, das mit mehreren Ebenen arbeitet, bedeutet dies, dass vorher klar sein muss, wer welchen Teil der Daten liefert, damit niemand annimmt, dass ein anderer das bereits getan hat. Wer welche Daten liefert, wenn ein Kleidungsstück von mehreren Herstellern hergestellt wird beschreibt, wie diese Aufteilung in der Praxis aussieht.

Nachweise und Zertifikate mitnehmen

Zertifikate wie GOTS oder OEKO-TEX können Teil der Begründung für das sein, was im Produktpass steht. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass Zertifikate nicht unabhängig von der Lieferantenbefragung angefordert werden sollten, sondern als Teil derselben Anfrage: welches Zertifikat gehört zu welcher Stoffpartie oder welchem Kleidungsstück, und wie lange ist dieses Zertifikat gültig. Ob ein GOTS- oder OEKO-TEX-Zertifikat als Beweis im Produktpass verwendet werden kann wird hier näher ausgeführt.

Wo es in der Praxis schiefgehen kann

Es gibt einige Situationen, die bei Unternehmen, die zum ersten Mal Daten bei ihrem Lieferanten anfordern, immer wieder vorkommen.

Die Frage ist zu allgemein. Eine E-Mail mit "sendet uns alle Daten für den Produktpass" bringt oft nichts Brauchbares. Ein Hersteller weiß nicht genau, was gemeint ist, und sendet ein paar zufällige Dokumente zurück oder gar nichts.

Daten liegen auf Produktebene vor, während der Produktpass auf Partienebene erforderlich ist — oder umgekehrt. Die Materialzusammensetzung kann von Produktionspartie zu Produktionspartie unterschiedlich sein, während eine Marke manchmal von einem festen Wert pro Artikelnummer ausgeht. Dieses Missverhältnis wird oft erst erkannt, wenn der Produktpass bereits zusammengestellt wird.

Zertifikate sind abgelaufen oder gelten nicht für die richtige Partie. Ein vor einem Jahr ausgestelltes GOTS-Zertifikat für einen anderen Lieferanten oder einen anderen Stoff wird manchmal trotzdem mitgesendet, weil es "in der Akte liegt". Ohne Überprüfung bleibt das unbemerkt.

Der Lieferant antwortet langsam oder unvollständig, und es wurde keine Folgemaßnahme abgesprochen. Wenn ein Hersteller einfach nicht antwortet oder nur einen Teil der angeforderten Daten liefert, fehlt oft eine schriftlich festgehaltene Absprache darüber, was dann zu tun ist. Was zu tun ist, wenn der Lieferant die Daten nicht liefert behandelt diese Situation.

Niemand überprüft, ob die eingegangenen Daten korrekt sind. Daten werden so übernommen, wie sie eingehen, ohne dass jemand überprüft, ob die Materialzusammensetzung dem entspricht, was tatsächlich im Kleidungsstück enthalten ist. Wie die Daten eines Lieferanten auf Richtigkeit überprüft werden können beschreibt, welche Schritte dabei zu beachten sind.

Was Sie dokumentieren können

Eine Reihe von Dokumenten und Absprachen macht die Anforderung von Lieferantendaten weniger zufallsabhängig:

• Eine feste Datenliste pro Produktgruppe, damit jeder Lieferant die gleichen Fragen erhält und nichts übersehen wird.
• Eine Absprache im Einkaufsvertrag über die Lieferung von Passdaten, einschließlich dessen, was bei unvollständiger oder verspäteter Lieferung geschieht; wie die Lieferung von Passdaten in einem Einkaufsvertrag festgehalten werden kann beschreibt, wie eine solche Absprache aussehen kann.
• Ein Übersicht darüber, welche Fabrik welchen Teil eines Kleidungsstücks herstellt, mit der entsprechenden Kontaktperson, für Produkte, die über mehrere Stufen entstehen.
• Ein Register der Zertifikate pro Lieferant und pro Partie, mit Gültigkeitsdatum und dem Produktteil, auf den sich das Zertifikat bezieht.
• Ein festgelegtes Kontrollverfahren für eingegangene Daten, damit Abweichungen zwischen den angelieferten Daten und dem tatsächlichen Sachverhalt bemerkt werden, bevor sie in den Pass aufgenommen werden.
• Eine Absprache über Audits beim Lieferanten, für Marken, die feststellen möchten, ob die angelieferten Daten den tatsächlichen Produktionsbedingungen entsprechen; ob ein Lieferant im Ausland überprüft werden muss für das Produktpasswort behandelt diese Möglichkeit.

Wer diese Punkte im Voraus festlegt, verhindert, dass die Zusammenstellung des Passes durch Daten verzögert wird, die in letzter Minute noch angefordert, überprüft oder ergänzt werden müssen.