Quali dati devo chiedere al mio fornitore di abbigliamento e tessili?

Ciò che dovete fare concretamente

Un marchio di abbigliamento o un importatore che fa compilare il digital product passport è dipendente dai dati forniti dal fabbricante. L'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) fissa nell'articolo 38 che gli attori della catena di approvvigionamento hanno l'obbligo di fornire le informazioni necessarie per adempiere agli obblighi del passport. Ciò significa in pratica: chi acquista da un fabbricante deve sapere quali dati il fabbricante deve fornire, e quando questi sono completi e utilizzabili.

Cosa ci si aspetta da voi

Determinare quali dati il passport richiede

L'articolo 10 dell'ESPR descrive quali informazioni un digital product passport deve contenere; il contenuto preciso per l'abbigliamento e i tessili deriva dall'atto delegato per questo gruppo di prodotti. Per un'azienda con 10 a 100 dipendenti questo significa che, prima di chiedere qualcosa al fornitore, deve esserci una lista di ciò che il passport chiede esattamente: composizione materiale, origine, istruzioni di manutenzione e dati simili. Senza quella lista, ogni richiesta al fornitore è una supposizione.

Richiedere al fabbricante o all'importatore

L'obbligo dell'articolo 38 grava sugli attori della catena di approvvigionamento, non automaticamente sul marchio che vende il prodotto finito. In pratica questo significa che un marchio o un importatore deve prendere l'iniziativa di richiedere i dati al fabbricante, e non può aspettare che il fabbricante li fornisca spontaneamente. Per un importatore che acquista dall'esterno dell'UE questo è ancora più importante; cosa significa il product passport per l'importazione da fuori l'Unione Europea descrive il ruolo dell'importatore in questo contesto.

Documentare l'origine e la confezione

Una parte dei dati che il passport richiede riguarda dove e da chi è stato realizzato un capo di abbigliamento. Per un'azienda con 10 a 100 dipendenti questo significa che l'acquisto e il controllo di qualità devono sapere quale capo è stato realizzato presso quale fabbrica e quale paese di provenienza, anche se la produzione avviene attraverso un intermediario. Se il paese di confezionamento deve figurare nel product passport approfondisce questa domanda.

Gestire più fabbricanti per prodotto

Molti capi di abbigliamento non sono realizzati presso una sola fabbrica: la tessitura, la tintura, la cucitura e il finissaggio possono essere presso parti diverse. Per un'azienda che lavora con più anelli della catena, questo significa che deve essere chiaro in anticipo chi fornisce quale parte dei dati, in modo che nessuno assuma che un altro lo abbia già fatto. Chi fornisce quali dati quando un capo di abbigliamento è realizzato presso più fabbricanti descrive come è distribuito questo nella pratica.

Portare con sé prove e certificati

Certificati come GOTS o OEKO-TEX possono costituire parte della documentazione di ciò che figura nel passport. Per un'azienda questo significa che i certificati non devono essere richiesti separatamente dalla richiesta al fornitore, ma come parte della stessa richiesta: quale certificato appartiene a quale lotto di tessuto o quale capo di abbigliamento, e per quanto tempo è valido quel certificato. Se un certificato GOTS o OEKO-TEX può essere utilizzato come prova nel product passport approfondisce questo aspetto.

Dove le cose vanno storte nella pratica

Un paio di situazioni si presentano frequentemente presso le aziende che per la prima volta chiedono dati al loro fornitore.

La domanda è troppo generica. Un'e-mail con "inviateci tutti i dati per il product passport" spesso non produce nulla di utilizzabile. Un fabbricante non sa esattamente cosa si intende e rimanda alcuni documenti casuali, o nulla.

I dati si riferiscono al livello di prodotto, mentre il passport è necessario a livello di lotto — o viceversa. La composizione materiale può variare per lotto di produzione, mentre un marchio talvolta parte da un dato fisso per numero di articolo. Questo disallineamento emerge spesso solo quando il passport viene già compilato.

I certificati sono scaduti o non sono validi per il lotto giusto. Un certificato GOTS emesso un anno fa per un fornitore diverso o un tessuto diverso talvolta viene lo stesso inviato perché "è nella cartella". Senza controllo questo rimane inosservato.

Il fornitore risponde lentamente o in modo incompleto e non è stato concordato alcun passo successivo. Quando un fabbricante semplicemente non risponde o fornisce solo metà dei dati richiesti, spesso manca un accordo formalizzato su cosa accada in tal caso. Cosa fare se il fornitore non fornisce i dati affronta questa situazione.

Nessuno verifica se i dati forniti sono corretti. I dati vengono acquisiti così come arrivano, senza che nessuno verifichi se la composizione materiale corrisponde a ciò che effettivamente si trova nel capo d'abbigliamento. Come verificare l'accuratezza dei dati di un fornitore descrive quali passaggi sono appropriati.

Cosa potete documentare

Un numero di documenti e accordi rende la richiesta di dati dei fornitori meno dipendente dal caso:

• Un elenco dati fisso per gruppo di prodotti, in modo che ogni fornitore riceva le stesse domande e non si ometta nulla.
• Un accordo nel contratto di acquisto sulla fornitura di dati del passaporto, incluso ciò che accade in caso di fornitura incompleta o tardiva; come formalizzare la fornitura di dati del passaporto in un contratto di acquisto descrive come potrebbe apparire un tale accordo.
• Una panoramica di quale fabbrica produce quale parte di un capo d'abbigliamento, con il relativo contatto, per i prodotti realizzati attraverso più livelli.
• Un registro dei certificati per fornitore e per lotto, con data di scadenza e la parte del prodotto a cui si applica il certificato.
• Una procedura di controllo formalizzata per i dati in arrivo, in modo che le discrepanze tra ciò che viene fornito e ciò che effettivamente è corretto vengano rilevate prima di essere inserite nel passaporto.
• Un accordo su audit presso il fornitore, per i marchi che desiderano verificare se i dati forniti corrispondono alle effettive condizioni di produzione; se un fornitore estero deve essere verificato per il passaporto del prodotto affronta questa possibilità.

Chi formalizza questi punti in anticipo evita che la compilazione del passaporto sia ritardata da dati che devono ancora essere richiesti, verificati o completati all'ultimo momento.