Det finns ingen fastställd tidsram för insamling av leverantörsuppgifter, men i praktiken är detta nästan alltid den del som tar längst tid när ett digitalt produktpass monteras. För en leverantör som redan arbetar strukturerat och är van vid motsvarande frågor kan det vara klart inom några veckor. För en leverantör som inte är det, eller för en produkt som tillkommer genom flera led, kan det snabbt bli månader.
Anledningen är enkel: den leverantör som ska tillhandahålla passet är vanligtvis inte samma part som den som exakt vet fibersammansättningen, produktionsplatsen eller materialet ursprung. Den informationen måste efterfrågas, kontrolleras och ibland upprepade gånger efterfrågas igen. Det är inget tekniskt problem utan en logistisk och organisatorisk process, och den processen bestämmer genomloppstiden mycket mer än valet av programvara eller plattform.
Var genomloppstiden fastnar
I praktiken går tre saker ofta fel. För det första saknas en fast kontaktpunkt hos leverantören: frågan kommer in på försäljningen, vidarebefordras till produktion och ligger där och väntar i veckor. För det andra levereras den efterfrågade informationen inte helt på en gång, vilket gör att flera omgångar är nödvändiga för att få samma svar tydligt. För det tredje visar det sig att informationen som kommer inte överensstämmer med vad förordningen kräver: en leverantör levererar till exempel en sammanfattad materialöversikt, medan det behövs sammansättningen per produktdel.
I kedjor med flera led — ett tyg som väves i ett land, färgas i ett annat och sys i ett tredje land — räknas varje led in i genomloppstiden. En försening hos ett led återverkar på hela planeringen. Det gäller än mer ju längre en leverantör från EU ligger och ju mindre van vid den här typen av förfrågningar leverantören är.
Rollen för mellanhänder och agenter
Många företag arbetar inte direkt med fabriken utan via en agent, ett sourcingbyrå eller en importör. Det kan både förkorta och förlänga genomloppstiden. En erfaren mellanhand som känner till frågan kan få rätt uppgifter på bordet snabbare än ett företag som för första gången kontaktar en fabrik själv. Men en mellanhand som skickar vidare frågan utan att själv kontrollera vad som kommer tillbaka lägger faktiskt till en extra omgång i processen. Vem som är vilken roll i kedjan och vem som bär vilket ansvar beskrivs under förklaringen per roll i kedjan.
Vad som hjälper till att undvika försening
Den största tidsvinsten ligger inte i själva passet utan i de avtal som redan gjorts innan. Kontrakt och inköpsvillkor där det är fastställt vilka uppgifter en leverantör regelmässigt levererar och i vilket format sparar veckor i praktiken. Det gäller även leverantörer som redan har arbetats tillsammans längre: om frågan ses som en engångsåtgärd i stället för som en fast del av samarbetet måste man börja om från början vid varje ny säsong. Företag som vill se hur långt de har kommit för närvarande kan ta reda på det på ett par minuter via den gratis snabbsökning som kartlägger din situation.
När bör du helst börja med det
Den delegerade åtgärden för kläder förväntas enligt ESPR:s arbetsprogram 2025-2030 redan 2027, med förväntad tillämpning omkring 2029; detta datum är inte slutgiltigt fastställt. Det betyder inte att väntan är den bästa strategin. Just för att inhämtning och kontroll av leverantörsuppgifter är det längsta steget i processen är detta den del där tidiga insatser ger mest resultat. Företag som redan nu kartlägger vilka leverantörer som kan tillhandahålla vilken information har senare en betydande försprång jämfört med företag som först börjar när skyldigheten blir konkret. Hur denna information behandlas för att bli ett produktpass förklaras under arbetssättet bakom produktpasset.
Vill ni veta var er egen leverantörskedja står för närvarande och vilka uppgifter ni redan nu kunde inhämta? Gör den kostnadsfria snabbkontrollen eller läs igenom ämnena i kunskapsbanken; båda ger inom några minuter en konkret bild utan att ni behöver förbinda er.