Der findes ingen fast frist for indsamlingen af leverandørdata, men i praksis er dette næsten altid den del, der tager længst tid ved udarbejdelsen af et digitalt produktpaspoert. Hos en leverandør, der allerede arbejder struktureret og er vant til lignende spørgsmål, kan det være færdigt på nogle få uger. Hos en leverandør, der ikke gør det, eller ved et produkt, der fremstilles gennem flere led, varer det hurtigt måneder.
Grunden er simpel: den udbyder, der skal levere pasporet, er normalt ikke det samme selskab som det, der kender den nøjagtige fibersammensætning, produktionsstedet eller materialets herkomst præcist. Disse oplysninger skal anmodes om, kontrolleres og nogle gange gentagne gange anmodes om igen. Det er ikke et teknisk problem, men en logistisk og organisatorisk proces, og denne proces bestemmer behandlingstiden meget stærkere end valget af software eller platform.
Hvor behandlingstiden går i stå
I praksis goes tre ting ofte galt. For det første mangler der et fast kontaktpunkt hos leverandøren: spørgsmålet ankommer hos salget, bliver videresendt til produktion, og ligger der i ugevis. For det andet leveres den ønskede information ikke komplet første gang, så der skal flere runder til for at få det samme svar præcist. For det tredje viser det sig, at de oplysninger, der kommer, ikke passer med det, forordningen spørger efter: en leverandør leverer for eksempel et summerende materialoversigt, mens der er brug for sammensætningen pr. produktdel.
Ved kæder med flere led — et stof, der væves i det ene land, farves i det andet og sys i et tredje land — tæller hvert led med i behandlingstiden. En forsinkelse hos ét led virker gennem hele planlægningen. Det gælder i højere grad, jo længere væk en leverandør ligger fra EU, og jo mindre vant den er til denne slags anmodninger.
Rollen som mellemmænd og agenter
Mange virksomheder arbejder ikke direkte med fabrikken, men gennem en agent, et sourcingbureau eller en importør. Det kan både forkorte og forlænge behandlingstiden. En erfaren mellemmand, der kender spørgsmålet, kan få de rigtige data frem hurtigere, end et firma, der selv kontakter en fabrik for første gang. Men en mellemmand, der videreformidler spørgsmålet uden selv at kontrollere, hvad der kommer tilbage, tilføjer faktisk en ekstra runde til processen. Hvem, der udfylder hvilken rolle i kæden, og hvem, der bærer ansvaret, beskrives under forklaringen pr. rolle i kæden.
Hvad hjælper med at undgå forsinkelser
Det største tidsforbrug ligger ikke i selve pasporet, men i de aftaler, der allerede er indgået før det. Kontrakter og indkøbsbetingelser, der fastlægger, hvilke data en leverandør standardmæssigt leverer, og i hvilken form, sparer i praksis uger. Det gælder også for leverandører, man allerede arbejder med: hvis spørgsmålet ses som en engangsaktion i stedet for som en fast del af samarbejdet, skal der startes forfra ved hver nye sæson. Virksomheder, der gerne vil se, hvor de står på nuværende tidspunkt, kan se det på få minutter gennem den gratis quick-scan, der kortlægger din situation.
Hvornår begynder du bedst med det
Den delegerede foranstaltning for tøj forventes ifølge ESPR-arbejdsplanen i 2027, med en forventet anvendelse omkring 2029; denne dato er endnu ikke fastsat. Det betyder ikke, at venten er den bedste strategi. Netop fordi anmodning om og kontrol af leverandørdata er det længste trin i processen, er dette den del, hvor tidlig start giver mest ud. Virksomheder, der allerede nu kortlægger, hvilke leverandører der kan levere hvilke oplysninger, har derefter en betydelig fordel i forhold til virksomheder, der først starter, når forpligtelsen bliver konkret. Hvordan disse oplysninger præcist behandles til et pas, er forklaret under arbejdsmetoden bag produktpasset.
Vil du vide, hvor din egen leverandørkæde står på nuværende tidspunkt, og hvilke data du allerede nu kunne anmode om? Foretag den gratis quick-scan eller gennemse emnerne i vidensbanken; begge giver på få minutter et konkret billede uden, at du skal binde dig.