Toimittajatietojen keräämiselle ei ole kiinteää määräaikaa, mutta käytännössä tämä on lähes aina se osa, joka kestää pisimpään digitaalisen tuotepassin koostaessa. Toimittajalla, joka jo työskentelee jäsentyneesti ja on tottunut samankaltaisiin kysymyksiin, voi tämä olla valmis muutamassa viikossa. Toimittajalla, jolle näin ei ole, tai tuotteella, joka syntyy useiden välitysten kautta, tämä kestää nopeasti kuukausia.
Syy on yksinkertainen: se osapuoli, joka pasaportin on toimittava, ei yleensä ole sama kuin se, joka tarkasti tietää kuitujen koostumuksen, tuotantopaikan tai materiaalin alkuperän. Nämä tiedot on pyydettävä, tarkistettava ja toisinaan pyydettävä uudelleen useaan kertaan. Tämä ei ole tekninen ongelma vaan logistinen ja organisatorinen prosessi, ja tämä prosessi määrää läpimenoajan paljon enemmän kuin ohjelmisto- tai alustavalintasi.
Missä läpimenoaika jumiutuu
Käytännössä kolme asiaa menettelee usein pieleen. Ensinnäkin toimittajalla ei ole kiinteää yhteyshenkilöä: kysymys tulee myyntiin, lähetetään tuotantoon eteenpäin ja makaa siellä viikkojen ajan. Toiseksi pyydetyt tiedot eivät tule täydellisinä kerralla, mikä edellyttää useita kierroksia saman vastauksen selventämiseksi. Kolmanneksi tiedot, jotka tulevat, eivät vastaa sitä, mitä asetus pyytää: esimerkiksi toimittaja toimittaa yhteenvetävän materiaalien yleiskatsauksen, kun tarvitaan tuotteen kunkin osan koostumusta.
Useista välityksistä koostuvissa ketjuissa — kangas, jota kudotaan yhdessä maassa, värjätään toisessa ja vaatetetaan kolmannessa — jokainen väli vaikuttaa läpimenoaikaan. Viivästys yhdessä vaiheessa heijastuu koko aikatauluun. Tämä pätee sitä enemmän, mitä kauemmaksi toimittaja EU:sta on ja mitä vähemmän se on tottunut tällaisiin pyyntöihin.
Välikäsittelijöiden ja agenttien rooli
Monet yritykset eivät työskentele suoraan tehtaan kanssa vaan agentin, sourcing-toimiston tai tuojan kautta. Tämä voi sekä lyhentää että pidentää läpimenoaikaa. Kokenut välikäsittelijä, joka tuntee kysymyksen, voi saada oikeat tiedot nopeammin pintaan kuin yritys, joka ensimmäisen kerran ottaa yhteyttä tehtaaseen omin voimin. Mutta välikäsittelijä, joka välittää kysymyksen ilman omaa valvontaa siitä, mitä takaisin tulee, lisää prosessiin ylimääräisen kierroksen. Ketä rooli ketjussa täyttää ja ketä vastuu kuuluu, on kuvattu kohdassa selitys roolia kohti ketjussa.
Mikä auttaa estämään viivästyksiä
Suurin aikasäästö ei ole pasportissa itsessään, vaan sopimuksissa, jotka on jo sitä ennen tehty. Sopimukset ja ostoehdot, joissa on määritelty, mitä tietoja toimittaja vakiomaisesti toimittaa ja missä muodossa, säästävät käytännössä viikkoja. Tämä pätee myös toimittajiin, joiden kanssa on jo pitkään työskennelty: jos kysymystä pidetään kertaluonteisena toimenpiteenä yhteistyön kiinteän osan sijaan, on jokaisen uuden kauden alkaessa aloitettava alusta. Yritykset, jotka haluavat nähdä, missä ne tällä hetkellä ovat, voivat selvittää sen muutamassa minuutissa käyttäen maksutonta pika-analyysia, joka kartoittaa tilanteenne.
Milloin olisi paras aika aloittaa
Delegoidun toimenpiteen vaatteille odotetaan ESPR-työsuunnitelman mukaan vuonna 2027, ja sen odotetaan olevan voimassa noin vuonna 2029; tätä päivämäärää ei ole vielä vahvistettu. Tämä ei tarkoita, että odottaminen olisi paras strategia. Juuri siksi, että toimittajatietojen pyytäminen ja tarkistaminen on prosessin pitkäkestoisin vaihe, tämä on se osa, jossa varhainen aloittaminen tuottaa eniten. Yritykset, jotka kartoittavat jo nyt, mitkä toimittajat voivat toimittaa mitä tietoja, saavat myöhemmin huomattavan etulyöntiaseman yrityksiin nähden, jotka alkavat vasta, kun velvoite tulee konkreettiseksi. Miten nämä tiedot tarkalleen käsitellään pasportiksi, on selitetty kohdassa tuotepassin takana oleva työtapa.
Haluaisitko tietää, missä vaiheessa oman toimittajaketjusi tällä hetkellä on, ja mitä tietoja voisit jo nyt pyytää? Tee ilmainen quick-scan tai lue aiheet tietovarastossa; molemmat antavat muutamassa minuutissa konkreettisen kuvan ilman, että sinun tarvitsee sitoutua mihinkään.