Non esiste un termine fisso per la raccolta dei dati dei fornitori, ma nella pratica questo è quasi sempre la parte che richiede più tempo nella compilazione di un passaporto digitale del prodotto. Con un fornitore che già lavora in modo strutturato e ha l'abitudine di rispondere a domande simili, questo può essere risolto in poche settimane. Con un fornitore che non lo fa, o con un prodotto che viene realizzato attraverso più passaggi, facilmente arriva a mesi.
La ragione è semplice: il fornitore che deve consegnare il passaporto di solito non è la stessa parte che conosce esattamente la composizione delle fibre, il luogo di produzione o l'origine del materiale. Queste informazioni devono essere richieste, controllate e talvolta richieste ripetutamente. Non è un problema tecnico ma un processo logistico e organizzativo, e questo processo determina il tempo di elaborazione molto più della scelta del software o della piattaforma.
Dove il tempo di elaborazione si inceppa
Nella pratica, tre cose spesso vanno male. In primo luogo, manca un punto di contatto fisso presso il fornitore: la domanda arriva alle vendite, viene inoltrata alla produzione e rimane lì ad aspettare per settimane. In secondo luogo, le informazioni richieste non vengono consegnate tutte in una volta, il che significa che sono necessari più round per ottenere la stessa risposta in modo preciso. In terzo luogo, le informazioni effettivamente ricevute non corrispondono a ciò che il regolamento richiede: per esempio, un fornitore fornisce una panoramica materiale riepilogativa, mentre c'è la necessità della composizione per ogni parte del prodotto.
Nelle catene con più passaggi — un tessuto che viene tessuto in un paese, tinto in un altro e cucito in un terzo — ogni passaggio conta nel tempo di elaborazione. Un ritardo in un passaggio si ripercuote su tutta la pianificazione. Questo vale ancora di più se un fornitore è lontano dall'UE e ha meno familiarità con questo tipo di richieste.
Il ruolo degli intermediari e degli agenti
Molte aziende non lavorano direttamente con la fabbrica ma attraverso un agente, un ufficio di approvvigionamento o un importatore. Ciò può sia accorciare che allungare il tempo di elaborazione. Un intermediario esperto che conosce la richiesta può ottenere i dati corretti più velocemente di un'azienda che per la prima volta contatta direttamente una fabbrica. Ma un intermediario che inoltra la richiesta senza controllare personalmente ciò che torna indietro, aggiunge semmai un altro round al processo. Chi svolge quale ruolo nella catena e chi porta quale responsabilità è descritto in la spiegazione per ruolo nella catena.
Cosa aiuta a evitare i ritardi
Il maggiore guadagno di tempo non è nel passaporto stesso, ma negli accordi già stipulati in precedenza. I contratti e le condizioni di acquisto che stabiliscono quali dati un fornitore fornisce abitualmente e in quale forma, nella pratica fanno risparmiare settimane. Lo stesso vale per i fornitori con cui si lavora da più tempo: se la richiesta è considerata un'azione una tantum piuttosto che una parte fissa della collaborazione, deve ricominciare da capo ad ogni nuova stagione. Le aziende che vogliono vedere a che punto si trovano attualmente possono scoprirlo in pochi minuti attraverso la scansione rapida gratuita che mappa la vostra situazione.
Quando è meglio iniziare
L'atto delegato per l'abbigliamento è previsto nel 2027 secondo il piano di lavoro ESPR, con un'applicazione prevista intorno al 2029; questa data non è ancora definitiva. Ciò non significa che l'attesa sia la strategia migliore. Proprio perché la richiesta e la verifica dei dati dei fornitori rappresentano il passaggio più lungo del processo, questa è la parte da cui iniziare al più presto per ottenere i risultati migliori. Le aziende che già adesso mappano quali fornitori possono fornire quali informazioni avranno un considerevole vantaggio rispetto alle aziende che iniziano solo quando l'obbligo diventa concreto. Come queste informazioni vengono esattamente elaborate per diventare un passaporto è spiegato in la procedura dietro il passaporto del prodotto.
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