Il n'existe pas de délai fixe pour la collecte des données fournisseurs, mais dans la pratique, c'est presque toujours la partie qui prend le plus longtemps lors de la mise en place d'un passeport de produit numérique. Chez un fournisseur qui travaille déjà de manière structurée et qui est habitué à des questions similaires, cela peut être réglé en quelques semaines. Chez un fournisseur qui n'est pas habitué, ou pour un produit qui résulte de plusieurs chaînons, cela s'étend rapidement à plusieurs mois.
La raison est simple : le prestataire qui doit fournir le passeport n'est généralement pas la même partie que celle qui connaît précisément la composition des fibres, le lieu de production ou l'origine du matériau. Ces informations doivent être demandées, vérifiées et parfois redemandées plusieurs fois. Ce n'est pas un problème technique mais un processus logistique et organisationnel, et c'est ce processus qui détermine bien plus fortement le délai que le choix du logiciel ou de la plate-forme.
Où le délai s'enlise
En pratique, trois choses tournent souvent mal. D'abord, il n'existe pas de point de contact fixe chez le fournisseur : la demande arrive au service des ventes, est transmise à la production, et y reste en attente pendant des semaines. Deuxièmement, les informations demandées ne sont pas livrées complètement en une seule fois, ce qui nécessite plusieurs séries de demandes pour obtenir une réponse précise. Troisièmement, les informations qui arrivent ne correspondent pas à ce que le règlement demande : un fournisseur fournit par exemple un aperçu des matériaux, alors qu'il est nécessaire d'avoir la composition par partie du produit.
Dans les chaînes d'approvisionnement à plusieurs chaînons — une étoffe qui est tissée dans un pays, teinte dans un autre et cousue dans un troisième — chaque chaînon compte dans le délai. Un retard chez un fournisseur a des répercussions sur l'ensemble de la planification. Cela s'aggrave d'autant plus qu'un fournisseur est éloigné de l'UE et qu'il est peu habitué à ce type de demandes.
Le rôle des intermédiaires et des agents
De nombreuses entreprises ne travaillent pas directement avec l'usine mais via un agent, un bureau de sourcing ou un importateur. Cela peut à la fois raccourcir et allonger le délai. Un intermédiaire expérimenté qui connaît la demande peut obtenir plus rapidement les bonnes données qu'une entreprise qui contacte directement une usine pour la première fois. Mais un intermédiaire qui transmet la demande sans vérifier soi-même ce qui revient ajoute justement une série supplémentaire au processus. Qui remplit quel rôle dans la chaîne et qui porte quelle responsabilité est décrit dans l'explication par rôle dans la chaîne.
Ce qui aide à éviter les retards
Le gain de temps le plus important ne se situe pas dans le passeport lui-même, mais dans les accords qui sont déjà conclus avant. Les contrats et les conditions d'achat qui stipulent quelles données un fournisseur livre en standard et sous quelle forme économisent pratiquement des semaines. Cela vaut également pour les fournisseurs avec lesquels on travaille depuis longtemps : si la demande est considérée comme une action ponctuelle plutôt que comme une partie permanente de la coopération, il faut recommencer à zéro à chaque nouvelle saison. Les entreprises qui veulent voir où elles en sont actuellement peuvent le vérifier en quelques minutes via le scan gratuit qui cartographie votre situation.
Quand est-ce que vous commencez mieux
L'acte délégué pour les vêtements est attendu selon le plan de travail ESPR en 2027, avec une application prévue vers 2029 ; cette date n'est pas encore arrêtée. Cela ne signifie pas que l'attente est la meilleure stratégie. Précisément parce que la demande et la vérification des données des fournisseurs constituent l'étape la plus longue du processus, c'est le volet où commencer tôt est le plus rentable. Les entreprises qui dressent maintenant l'inventaire des fournisseurs susceptibles de fournir quelles informations auront alors un avantage considérable par rapport aux entreprises qui ne commencent que lorsque l'obligation devient concrète. La manière dont ces informations sont exactement traitées pour former un passeport est expliquée dans la méthode derrière le passeport produit.
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