Er bestaat geen vaste termijn voor het verzamelen van leveranciersgegevens, maar in de praktijk is dit vrijwel altijd het onderdeel dat het langst duurt bij het samenstellen van een digitaal productpaspoort. Bij een leverancier die al gestructureerd werkt en gewend is aan vergelijkbare vragen, kan dit binnen enkele weken rond zijn. Bij een leverancier die dat niet is, of bij een product dat via meerdere schakels tot stand komt, loopt dit al snel op tot maanden.
De reden is simpel: de aanbieder die het paspoort moet leveren, is meestal niet dezelfde partij als degene die de vezelsamenstelling, de productielocatie of de herkomst van het materiaal precies weet. Die informatie moet worden opgevraagd, gecontroleerd en soms herhaaldelijk nagevraagd. Dat is geen technisch probleem maar een logistiek en organisatorisch proces, en dat proces bepaalt de doorlooptijd veel sterker dan de keuze van software of platform.
Waar de doorlooptijd op stukloopt
In de praktijk lopen drie dingen vaak mis. Ten eerste ontbreekt een vast aanspreekpunt bij de leverancier: de vraag komt binnen bij verkoop, wordt doorgestuurd naar productie, en ligt daar wekenlang te wachten. Ten tweede wordt de gevraagde informatie niet in één keer compleet aangeleverd, waardoor er meerdere rondes nodig zijn om hetzelfde antwoord scherp te krijgen. Ten derde blijkt de informatie die wél komt, niet aan te sluiten bij wat de verordening vraagt: een leverancier levert bijvoorbeeld een samenvattend materiaaloverzicht, terwijl er behoefte is aan de samenstelling per onderdeel van het product.
Bij ketens met meerdere schakels — een stof die in het ene land wordt geweven, in het andere wordt geverfd en in een derde land wordt genaaid — telt elke schakel mee in de doorlooptijd. Een vertraging bij één schakel werkt door in de hele planning. Dat geldt sterker naarmate een leverancier verder van de EU af staat en minder gewend is aan dit soort verzoeken.
De rol van tussenpersonen en agenten
Veel bedrijven werken niet rechtstreeks met de fabriek maar via een agent, een sourcingbureau of een importeur. Dat kan de doorlooptijd zowel verkorten als verlengen. Een ervaren tussenpersoon die de vraag kent, kan de juiste gegevens sneller boven tafel krijgen dan een bedrijf dat zelf voor het eerst contact zoekt met een fabriek. Maar een tussenpersoon die de vraag doorschuift zonder zelf te controleren wat er terugkomt, voegt juist een extra ronde toe aan het proces. Wie is welke rol vervult in de keten, en wie welke verantwoordelijkheid draagt, staat beschreven bij de uitleg per rol in de keten.
Wat helpt om vertraging te voorkomen
De grootste tijdwinst zit niet in het paspoort zelf, maar in de afspraken die daarvóór al zijn gemaakt. Contracten en inkoopvoorwaarden waarin is vastgelegd welke gegevens een leverancier standaard aanlevert, en in welke vorm, schelen in de praktijk weken. Dat geldt ook voor leveranciers waarmee al langer wordt gewerkt: als de vraag als eenmalige actie wordt gezien in plaats van als vast onderdeel van de samenwerking, moet bij elk nieuw seizoen opnieuw worden gestart. Bedrijven die willen zien hoe ver ze op dit moment staan, kunnen dat in een paar minuten navragen via de gratis quick-scan die uw situatie in kaart brengt.
Wanneer begint u er het beste mee
De gedelegeerde handeling voor kleding wordt volgens het ESPR-werkplan verwacht in 2027, met een verwachte toepassing rond 2029; deze datum staat nog niet vast. Dat betekent niet dat wachten de beste strategie is. Juist omdat het opvragen en controleren van leveranciersgegevens de langste stap in het proces is, is dit het onderdeel waarmee vroeg beginnen het meeste oplevert. Bedrijven die nu al in kaart brengen welke leveranciers welke informatie kunnen aanleveren, hebben straks een aanzienlijke voorsprong ten opzichte van bedrijven die pas beginnen zodra de verplichting concreet wordt. Hoe die informatie precies wordt verwerkt tot een paspoort, staat toegelicht bij de werkwijze achter het productpaspoort.
Wilt u weten waar uw eigen leveranciersketen op dit moment staat, en welke gegevens u nu al zou kunnen opvragen? Doe de gratis quick-scan of lees de onderwerpen in de kennisbank door; beide geven in enkele minuten een concreet beeld zonder dat u zich hoeft vast te leggen.