czy muszę zlecić sprawdzenie mojego zagranicznego dostawcy w celu uzyskania paszportu produktu

Co konkretnie należy zrobić

Co się od pana/pani oczekuje

ESPR nie zawiera oddzielnego artykułu mówiącego o "audytach u dostawców". To, co rozporządzenie rzeczywiście reguluje, to fakt, że dane w produktpasporcie są prawidłowe oraz że osoba, która wprowadza produkt na rynek — marka lub importer — jest za to odpowiedzialna. W jaki sposób ta pewność powstaje, nie jest określone. Audyt jest zatem możliwym środkiem, a nie samodzielnym obowiązkiem ustawowym.

Dostarczanie prawidłowych danych

Artykuł 39 ESPR dotyczy metod badań, pomiarów i obliczeń stosowanych do wykazania, że produkt spełnia wymagania. Artykuł ten nic nie mówi o kontroli dostawcy, ale wyjaśnia, że dane bazowe muszą być identyfikowalne i metodycznie uzasadnione. Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego od 10 do 100 pracowników oznacza to przede wszystkim, że musi istnieć sposób wykazania, skąd pochodzi dana lub stwierdzenie — a nie koniecznie, że audytor musi prowadzić kontrolę.

Zapewnienie, że pasport nie będzie obejściu lub opróżnieniu

Artykuł 40 concentruje się na zapobieganiu obejściu i na pogorszeniu się osiągów wymienionych w pasporcie. Pośrednio dotyczy to dostawców: jeśli dostawca zmieni skład lub proces bez powiadomienia, pasport może faktycznie stać się nieprawidłowy bez wiedzy marki. W praktyce tłumaczy się to na pytanie, czy istnieje umowa obligująca do powiadomienia o zmianach, a nie automatycznie na obowiązek audytu.

Import i kontrola celna

Artykuł 15 dotyczy kontroli celnych cyfrowego produktpasportu przy imporcie. Dla przedsiębiorstw importujących odzież i tekstylia spoza UE oznacza to, że służby celne mogą przy przywożeniu sprawdzić, czy pasport jest obecny i dostępny. To jest kontrola wyniku końcowego — samego pasportu — a nie procesu produkcji u dostawcy. Więcej na ten temat opisano na stronie dotyczącej co paszport produktu oznacza przy imporcie spoza Unii Europejskiej.

Obowiązków importera

Artykuł 29 opisuje obowiązki importerów, w tym sprawdzenie, czy producent opracował wymagane informacje i czy pasport jest dostępny. To "sprawdzenie" to rola aktywna: importer nie może po prostu zakładać, że wszystko jest w porządku, ale musi to móc uzasadnić. Dla przedsiębiorstwa importującego ograniczonej wielkości jest to często najbardziej konkretny punkt zaczepienia: musi istnieć pewna forma kontroli, ale rozporządzenie pozostawia otwarte, czy będzie to kontrola dokumentacji, próbkowanie czy audyt.

Gdzie coś idzie nie tak w praktyce

Pasport jest postrzegany jako problem dostawcy. Marka opracowuje kwestionariusz, wysyła go do producenta i zakłada, że odpowiedź jest prawidłowa. Bez żadnej formy weryfikacji pozostaje nieясно, czy dostawca podał prawidłowy skład włókien, pochodzenie czy wyniki testów.

Certyfikaty są przejmowane bez kontroli. Dostawca wysyła certyfikat GOTS lub OEKO-TEX, i jest on dosłownie kopiowany do paszportu bez sprawdzania, czy certyfikat jest jeszcze ważny czy rzeczywiście ma zastosowanie do dostarczonej partii. Na stronie dotyczącej powiązania certyfikatu GOTS lub OEKO-TEX z paszportem znajduje się informacja o tym, gdzie to się sprawdza i gdzie się nie sprawdza.

Zmiany u producenta nie są zgłaszane. Fabryka zmienia dostawcę przędzy lub miejsce produkcji, ale nie powiadamia o tym, ponieważ brak jest umowy zobowiązującej do tego. Paszport nadal wyświetla stary, niezgodny z rzeczywistością obraz.

W przypadku wielu producentów pojawia się niejasność co do tego, kto co dostarcza. Gdy tkanie, barwienie i produkcja znajdują się u różnych stron, dla marki nie zawsze jasne jest, kto powinien dostarczyć którą część danych i do kogo należy się zwrócić w przypadku błędu. Jest to szczegółowo opisane na stronie dotyczącej wyrobu odzieżowego wytwarzanego u wielu producentów.

W imporcie zbyt późno odkrywa się, że brakuje danych. Importer odkrywa dopiero podczas kontroli celnej, że paszport jest niekompletny, podczas gdy artykuł 29 wymaga właśnie wcześniejszego sprawdzenia.

Co można udokumentować

• Przegląd tego, który dostawca dostarcza którą część danych, szczególnie w przypadku produktu powstającego u wielu producentów — patrz pytanie kto dostarcza które dane u wielu producentów.
• Stała lista danych żądanych od każdego dostawcy, aby nic nie zależało od tego, co dostawca przypadkowo wyśle; jako punkt wyjścia przydatna jest strona dotycząca które dane u swojego dostawcy odzieży i tekstyliów wypytasz.
• Umowa dotycząca dostarczania i aktualizowania danych paszportu, w tym obowiązek powiadomienia o zmianach w składzie lub procesie — opisane na stronie dotyczącej umowy zakupowe.
• Procedura sprawdzania dostarczonych danych przed wprowadzeniem ich do paszportu, na przykład poprzez próby losowe lub porównanie z wcześniejszymi partiami; patrz strona dotycząca sprawdzania prawidłowości danych.
• Ustanowiona procedura na wypadek, gdyby dostawca nie dostarczył danych, dostarczył je za późno lub niekompletnie, aby paszport nie został opublikowany na podstawie luki w informacjach — patrz co zrobić, jeśli dostawca nie dostarcza danych.
• Teczka dla każdego certyfikatu z okresem ważności i zakresem zastosowania, aby zaświadczenie GOTS lub OEKO-TEX nie zostało przekazane do paszportu bez kontroli.

Audyt może być częścią takiej procedury, ale rozporządzenie nie wymaga tego kroku z nazwy. To, co się liczy, to że przedsiębiorstwo może wykazać, że racjonalnie sprawdziło, czy dostarczone dane są prawidłowe — poprzez audyt, poprzez przegląd dokumentów, lub za pomocą innego podejścia odpowiadającego skali i ryzyku własnego łańcucha dostaw.