Det vanligaste misstaget i kontrakt med leverantörer är att inget står om textilpasset självt. Företag fastslår pris, leveranstid och kvalitetskrav, och ibland även vem som är ansvarig för produktsäkerhetsdokumentationen, men glömmer en separat överenskommelse om vem som ska leverera uppgifterna för det digitala produktpasset, i vilket format, och vad som händer om sammansättningen av en artikel senare ändras.
Det är ett misstag som bara blir synligt när passet faktiskt måste sammanställas. Då visar det sig att ingen är kontraktsbunden till att leverera fibersammansättning, ursprung eller skötselanvisningar i tid och i ett användbart format, och att det inte finns någon överenskommelse om vem som är ansvarig om dessa uppgifter visar sig vara felaktiga.
Varför detta går fel
Inköpskontrakt utarbetas vanligtvis med tanke på de regler som redan fanns: produktsäkerhet, märkning, ibland en uppförandekod om arbetsvillkor. Textilpasset är nytt, och skyldigheten ligger i slutändan på den part som förordningen betecknar som aktör, inte automatiskt på tillverkaren som gör tyget eller klädesplagget. Vem denna aktör är exakt och vad det innebär anges i kunskapsbanken med begreppen från förordningen. Eftersom rollfördelningen är ny nämns den helt enkelt inte i befintliga kontrakt.
Dessutom förnyar många kontrakt oförändrat under många år. Ett leverantörsavtal som utarbetades för fem år sedan kan inte förutse en skyldighet som då ännu inte fanns. Utan en medveten uppdatering blir denna lucka helt enkelt kvar, även vid en ny order.
Vad som vanligtvis finns och inte finns med
Ett standardkontrakt reglerar vanligtvis vad som händer vid en mangel på själva varorna: returrätt, garanti, ansvar vid felaktig fibersammansättning på etiketten. Vad som vanligtvis inte finns med är en skyldighet att aktivt och i tid dela med sig av underliggande uppgifter — testrapporter, ursprungsförklaringar, materialspecifikationer — till den part som måste få passet sammanställt. Det saknas också ofta en överenskommelse om uppdateringar: om en leverantör byter garnleverantör och sammansättningen ändras något, finns det sällan en klausul som förpliktar att göra detta känt.
Det är problematiskt eftersom ett pass inte görs en gång och sedan är fastställt. Uppgifter som inte längre stämmer ska uppdateras så länge produkten är på marknaden. Utan ett kontraktuellt underlag beror denna uppdatering på god vilja, inte på ett verkställigt avtal.
Vad förordningen kräver av kedjan
Förordningen själv reglerar inte hur företag ordnar sina kontrakt sinsemellan; det är upp till parterna själva. Texten gör dock skillnad mellan roller i kedjan, och tillsynsmyndigheter tittar vid kontroll på vem som skulle ha levererat vilken information och dokumenterat det. Denna skillnad är precis anledningen till att ett kontrakt som inte anger vem som levererar vilka uppgifter i praktiken leder till förseningar: det finns ingen part som känner sig kontraktsbunden att reagera i tid.
Huruvida en specifik leverantör omfattas av skyldigheten och vilka uppgifter som är nödvändiga beror på produkten och den roll som de inblandade parterna spelar. För en egen bedömning är den officiella texten på EUR-Lex utgångspunkten, och för tillämpningen på dina egna kontrakt är en jurist den lämpliga parten.
Hur du förhindrar detta
Det första steget är att inventera vilka kontrakt som löper med leverantörer av tyger, garner, accessoarer och konfektionering, och kontrollera om de innehåller någonting om datalevering för passet. Ofta är det inte fallet någonstans, och det är i sig inte något problem — det blir först ett problem om det förblir så tills dess att passet är obligatoriskt.
Det andra steget är att lägga till en konkret bestämmelse: vem levererar vilka data, i vilket format, inom vilken tidsram efter en ändring i produkten. Det behöver inte vara en komplicerad klausul, men väl en som anger vem som är ansvarig om data saknas eller visar sig vara felaktig. Med den kostnadsfria snabbgranskningen som på några frågor ger en indikation blir det ofta tydligt vilka leverantörer som behöver mest uppmärksamhet.
När detta blir en del av befintliga inköpsvillkor
Många företag väljer att inte lägga denna överenskommelse i ett separat dokument, utan att lägga till den i de allmänna inköpsvillkor som redan används vid varje order. Det förhindrar att överenskommelsen måste förhandlas på nytt för varje leverantör. Hur data därefter bearbetas och blir spårbar förklaras på sidan som visar var informationen kommer ifrån.
Huruvida en viss kontraktsform är tillräcklig för din situation är det upp till en jurist att bedöma, eller vid osäkerhet om förordningens räckvidd, till den behöriga tillsynsmyndigheten. Vill du först själv få en bild av var ditt företag står, gör då den kostnadsfria snabbgranskningen eller bläddra genom ämnena i kunskapsdatabasen.