A leggyakoribb hiba a szállítókat érintő szerződésekben az, hogy semmit sem tartalmaznak magáról a textielpasportról. A cégek az árat, a szállítási határidőt és a minőségi követelményeket rögzítik, és néha azt is, hogy ki felel a termékbiztonsági dossziéért, de megfeledkeznek arról, hogy külön megállapodást kötsenek arról, hogy ki szállítja a digitális termékpasszport adatait, milyen formában, és mi történik, ha egy cikk összetétele később megváltozik.
Ez olyan hiba, amely csak akkor válik láthatóvá, amikor a passzportot valóban össze kell állítani. Ekkor kiderül, hogy senki nincs szerződéses kötelezettségben arra, hogy időben és használható formátumban szállítsa az szálösszetételt, a származást vagy a karbantartási utasításokat, és nincs megállapodás arra vonatkozóan, hogy ki felelős, ha ezek az adatok hibásnak bizonyulnak.
Miért megy ez félre
A beszerzési szerződéseket általában a már létező szabályokat szem előtt tartva készítik el: termémbiztonság, címkézés, néha munkaügyi alapkódex. A textielpaspoort új, és végső soron a kötelezettség azon a fél terhelésére hárul, amelyet a rendelet ajánlójaként definiál, nem pedig automatikusan az anyag vagy ruhadarab gyártójára. Hogy pontosan ki az ajánló és mit jelent ez, részletezve található meg a rendeletből vett fogalmak tudástárában. Mivel a szerepek új feloszlása, a meglévő szerződésekben egyszerűen nem kerül megemlítésre.
Ehhez hozzájárul az, hogy számos szerződést már évek óta módosítás nélkül hosszabbítanak meg. Egy szállítói megállapodás, amely öt évvel ezelőtt készült, nem előzhet meg olyan kötelezettséget, amely akkor még nem létezett. Tudatos frissítés nélkül ez a hiány megmarad, még egy új rendelésnél is.
Ami általában igen és nem szerepel a szerződésben
Egy szokásos szerződés általában azt szabályozza, hogy mi történik az áruban lévő hiba esetén: visszaküldési jog, garancia, felelősség a hibás szálösszetétel miatt a címkén. Ami általában nem szerepel, az az a kötelezettség, hogy az alapul szolgáló adatokat — tesztvizsgálati jelentéseket, eredetigazolásokat, anyagspecifikációkat — aktívan és időben megosszák azzal a féllel, akinek össze kell állítania a passzportot. Gyakran hiányzik a frissítésekre vonatkozó megállapodás is: ha egy szállító szálszállítót vált és az összetétel kissé megváltozik, ritkán van olyan záradék, amely kötelezi az értesítésre.
Ez azért problematikus, mert a passzport nem egyszer készül el, és majd rögzítésre kerül. Az már nem helyes adatokat frissíteni kell, amíg a termék piacon van. Szerződéses alap nélkül ez a frissítés jó szándéknak köszönhető, nem pedig egy végrehajtható megállapodásnak.
Mit kíván meg a rendelet a lánctól
Maga a rendelet nem szabályozza, hogy az üzletág hogyan szervezze meg szerződéseit; ez a felek magánügye. A szöveg azonban különbséget tesz a lánc szereplői között, és az ellenőrzések során az illetékes hatóságok figyelemmel kísérik, hogy ki milyen információt kellett volna hogy szállítson és rögzítsen. Ez a különbség pontosan az az oka annak, hogy az a szerződés, amely nem jelzi, hogy ki milyen adatokat szállít, gyakorlatban késedelmet okoz: nincs olyan fél, amely szerződéses kötelezettségnek tekinti magát, hogy időben reagáljon.
Az, hogy egy adott szállító a kötelezettség alá tartozik-e, és pontosan milyen adatokra van szükség, a termék és a bevont felek által betöltött szereptől függ. A saját értékeléshez az EUR-Lex-en található hivatalos szöveg a kiindulópont, és a saját szerződéseire való alkalmazáshoz egy jogász a megfelelő szakember.
Hogyan kerüli el ezt
Az első lépés az, hogy leltárba vegyük, mely szállítói szerződések futnak az anyag-, fonál-, kiegészítő- és konfekcionálási szállítókkal, és ellenőrizzük, hogy ezekben van-e valamely adat az útlevélhez történő adatszolgáltatásról. Gyakran ez még sehol sem fordul elő, és önmagában ez nem probléma — csak akkor válik problémává, ha ez így marad egészen addig, amíg az útlevél kötelezővé nem válik.
A második lépés egy konkrét rendelkezés hozzáadása: ki szolgáltat mely adatokat, milyen formátumban, milyen határidőn belül a termék módosítása után. Ez nem szükséges, hogy bonyolult clausula legyen, de olyan, amely jelzi, ki a felelős, ha az adatok hiányosak vagy helytelennek bizonyulnak. Valamint: az ingyenes gyorstanácsadás, amely néhány kérdésben tájékoztatást ad gyakran már láthatóvá válik, mely szállítók igényelnek a legtöbb figyelmet.
Ha ez a rész a meglévő beszerzési feltételek részévé válik
Számos vállalat úgy dönt, hogy ezt az megállapodást nem egy külön dokumentumban rögzíti, hanem hozzáadja az általános beszerzési feltételekhez, amelyeket már minden rendelésnél használnak. Ez megakadályozza, hogy az megállapodást szállítónként újra tárgyalják. Hogy az adatokat ezt követően hogyan dolgozzák fel és nyomon követhető maradnak, az alábbi helyen van részletezve: az oldal, amely megmutatja, hogy az információ honnan származik.
Hogy egy adott szerződésforma elegendő-e az Ön helyzetéhez, azt egy jogásznak, vagy a verordény alkalmazási köre miatt felmerülő kétség esetén a hatáskörrel rendelkező felügyeleti hatóságnak kell megítélnie. Ha előbb szeretne Ön magának képet szerezni arról, hogy a vállalatunknál hol tartunk, végezze el az ingyenes gyorstanácsadást, vagy lapozzon át a tudástár témáit.