L'errore più comune nei contratti con fornitori è che non contengono nulla sul passaporto tessile stesso. Le aziende fissano il prezzo, i tempi di consegna e i requisiti di qualità, e talvolta anche chi è responsabile del fascicolo tecnico del prodotto, ma dimenticano un accordo separato su chi fornisce i dati per il passaporto digitale del prodotto, in quale forma, e cosa accade se la composizione di un articolo cambia in seguito.
Questo è un errore che diventa visibile solo quando il passaporto deve effettivamente essere compilato. Allora emerge che nessuno è contrattualmente obbligato a fornire tempestivamente e in un formato utilizzabile la composizione in fibre, l'origine o le istruzioni di manutenzione, e che non esiste un accordo su chi è responsabile se quei dati risultano non corretti.
Perché ciò accade
I contratti d'acquisto sono solitamente redatti in considerazione delle norme già esistenti: sicurezza dei prodotti, etichettatura, talvolta un codice di condotta sulle condizioni di lavoro. Il passaporto tessile è nuovo, e l'obbligo ricade in ultima analisi sulla parte che la verordazione identifica come fornitore, non automaticamente sul fabbricante che produce il tessuto o il capo di abbigliamento. Chi sia esattamente quel fornitore e cosa significhi è illustrato in la knowledge base con i concetti della verordazione. Poiché la ripartizione dei ruoli è nuova, semplicemente non viene menzionata nei contratti esistenti.
Si aggiunge il fatto che molti contratti vengono rinnovati inalterate da anni. Un accordo con un fornitore redatto cinque anni fa non poteva anticipare un obbligo che allora non esisteva ancora. Senza un aggiornamento consapevole, questa lacuna rimane, anche con un nuovo ordine.
Cosa generalmente è e non è incluso
Un contratto tipico normalmente regola cosa accade in caso di difetto delle merci stesse: diritto di reso, garanzia, responsabilità in caso di composizione in fibre errata sull'etichetta. Ciò che generalmente non è incluso è un obbligo di condividere attivamente e tempestivamente i dati sottostanti — rapporti di test, dichiarazioni di origine, specifiche materiali — con la parte che deve far compilare il passaporto. Spesso manca anche un accordo sugli aggiornamenti: se un fornitore cambia il suo fornitore di filati e la composizione cambia leggermente, raramente esiste una clausola che obblighi a comunicarlo.
Questo è problematico perché un passaporto non viene creato una sola volta e poi rimane fisso. I dati che non sono più corretti devono essere aggiornati finché il prodotto rimane sul mercato. Senza una base contrattuale, questo aggiornamento dipende dalla buona volontà, non da un accordo vincolante.
Cosa la verordazione richiede alla catena
La verordazione stessa non regola il modo in cui le aziende strutturano i loro contratti reciproci; è compito delle parti stesse. Tuttavia, il testo distingue i ruoli nella catena, e le autorità di vigilanza esaminano durante i controlli chi avrebbe dovuto fornire e registrare quali informazioni. Questa distinzione è proprio il motivo per cui un contratto che non indica chi fornisce quali dati, in pratica causa ritardi: non c'è una parte che si sente contrattualmente obbligata a rispondere tempestivamente.
Se uno specifico fornitore rientra nell'obbligo e quali dati esattamente siano necessari dipende dal prodotto e dal ruolo che le parti interessate ricoprono. Per una valutazione propria, il testo ufficiale su EUR-Lex è il punto di riferimento, e per la traduzione nei vostri stessi contratti un avvocato è la parte competente.
Come evitare questo
Il primo passo è fare un inventario dei contratti in corso con i fornitori di tessuti, filati, accessori e confezioni, e verificare se contengono disposizioni sulla fornitura di dati per il passaporto. Spesso non è il caso da nessuna parte, e di per sé non è un problema — diventa un problema solo se rimane così fino al momento in cui il passaporto diventa obbligatorio.
Il secondo passo è aggiungere una disposizione concreta: chi fornisce quali dati, in quale formato, entro quale termine dopo una modifica del prodotto. Non è necessario che sia una clausola complicata, ma deve indicare chi è responsabile se i dati mancano o risultano inesatti. Con la rapida scansione gratuita che fornisce un'indicazione in poche domande diventa spesso chiaro quali fornitori richiedono maggiore attenzione.
Quando questa parte diventa parte delle condizioni di acquisto esistenti
Molte aziende scelgono di non inserire questo accordo in un documento separato, ma di aggiungerlo alle condizioni di acquisto generali già utilizzate con ogni ordine. Questo evita che l'accordo debba essere rinegoziato per ogni fornitore. Il modo in cui i dati vengono successivamente elaborati e rimangono rintracciabili è illustrato in la pagina che mostra da dove provengono le informazioni.
Se una determinata forma contrattuale è sufficiente per la vostra situazione è compito di un avvocato, o in caso di dubbi sulla portata del regolamento, dell'autorità di vigilanza competente giudicarlo. Se desiderate prima farvi un'idea della situazione della vostra azienda, fate la rapida scansione gratuita o sfogliate gli argomenti nella knowledge base.