L'erreur la plus courante dans les contrats avec les fournisseurs est qu'il n'y est rien stipulé sur le passeport textile lui-même. Les entreprises fixent le prix, le délai de livraison et les exigences de qualité, et parfois aussi qui est responsable du dossier de sécurité des produits, mais oublient de convenir d'un arrangement séparé concernant qui fournit les données pour le passeport numérique des produits, sous quelle forme, et ce qui se passe si la composition d'un article change ultérieurement.
C'est une erreur qui ne devient apparente que au moment où le passeport doit réellement être établi. Il s'avère alors que personne n'est contractuellement tenu de fournir la composition en fibres, l'origine ou les instructions d'entretien en temps utile et dans un format utilisable, et qu'il n'existe pas d'accord sur qui est responsable si ces données s'avèrent inexactes.
Pourquoi cela se passe mal
Les contrats d'achat sont généralement établis en fonction des règles qui existaient déjà : sécurité des produits, étiquetage, parfois un code de conduite sur les conditions de travail. Le passeport textile est nouveau, et l'obligation incombe finalement à la partie que le règlement désigne comme responsable de la mise sur le marché, pas automatiquement au fabricant qui crée le tissu ou le vêtement. Qui exactement est ce responsable de la mise sur le marché et ce que cela signifie, est détaillé dans la base de connaissances avec les concepts du règlement. Parce que la répartition des rôles est nouvelle, elle n'est simplement pas mentionnée dans les contrats existants.
De plus, beaucoup de contrats sont renouvelés inchangés depuis des années. Un accord de fourniture établi il y a cinq ans ne peut pas anticiper une obligation qui n'existait pas à l'époque. Sans une mise à jour consciente, cette lacune persiste simplement, même pour une nouvelle commande.
Ce qui est généralement stipulé et ce qui ne l'est pas
Un contrat type règle généralement ce qui se passe en cas de défaut des marchandises elles-mêmes : droit de rétractation, garantie, responsabilité en cas de composition en fibres incorrecte sur l'étiquette. Ce qui n'est généralement pas stipulé, c'est une obligation de partager activement et en temps utile les données sous-jacentes — rapports d'essai, déclarations d'origine, spécifications de matériaux — avec la partie qui doit faire établir le passeport. Il manque également souvent un accord sur les mises à jour : si un fournisseur change de fournisseur de fil et que la composition change légèrement, il y a rarement une clause qui impose de le signaler.
C'est problématique parce qu'un passeport n'est pas établi une seule fois et ensuite figé. Les données qui ne sont plus exactes doivent être mises à jour tant que le produit est sur le marché. Sans base contractuelle, cette actualisation dépend de la bonne volonté, et non d'un accord exécutoire.
Ce que le règlement demande à la chaîne
Le règlement lui-même ne régit pas la manière dont les entreprises organisent mutuellement leurs contrats ; c'est du ressort des parties elles-mêmes. Cependant, le texte établit une distinction entre les rôles dans la chaîne, et les autorités de contrôle examinent lors d'une inspection qui aurait dû fournir et documenter quelles informations. Cette distinction est précisément la raison pour laquelle un contrat qui n'indique pas qui fournit quelles données entraîne en pratique des retards : aucune partie ne se sent contractuellement tenue de réagir en temps utile.
Qu'un fournisseur spécifique soit soumis à l'obligation et quelles données exactement sont nécessaires dépend du produit et du rôle que jouent les parties concernées. Pour une évaluation personnelle, le texte officiel sur EUR-Lex est le point de départ, et pour l'application à vos propres contrats, un juriste est la partie compétente.
Comment l'éviter
La première étape consiste à inventorier les contrats en cours avec les fournisseurs de tissus, de fils, d'accessoires et de confection, et à vérifier s'il y est question de la fourniture de données pour le passeport. Souvent, ce n'est encore le cas nulle part, et ce n'est en soi pas un problème — ce n'en devient un que si cela reste ainsi jusqu'au moment où le passeport devient obligatoire.
La deuxième étape consiste à ajouter une disposition concrète : qui fournit quelles données, dans quel format, dans quel délai après une modification du produit. Ce n'a pas besoin d'être une clause compliquée, mais une clause qui indique qui est responsable si les données manquent ou s'avèrent inexactes. Avec le scan rapide gratuit qui, en quelques questions, donne une indication il devient souvent évident quels fournisseurs nécessitent le plus d'attention.
Lorsque cet élément fait partie des conditions d'achat existantes
De nombreuses entreprises choisissent de ne pas mettre cet accord dans un document séparé, mais de l'ajouter aux conditions d'achat générales qui sont déjà utilisées pour chaque commande. Cela évite que l'accord ne soit renégocié avec chaque fournisseur. La façon dont les données sont ensuite traitées et restent traçables est expliquée sur la page qui montre d'où provient l'information.
Que telle ou telle forme de contrat soit suffisante pour votre situation, c'est à un avocat ou, en cas de doute sur la portée du règlement, à l'autorité de surveillance compétente de juger. Si vous voulez d'abord vous faire une idée de la situation de votre entreprise, effectuez le scan rapide gratuit ou parcourez les sujets de la base de connaissances.