Nejčastější chyba v smlouvách se dodavateli spočívá v tom, že neobsahují nic o samotném textilním pasu. Podniky stanoví cenu, dodací lhůtu a požadavky na kvalitu a někdy také to, kdo je odpovědný za soubor údajů o bezpečnosti produktu, ale zapomínají na zvláštní dohodu o tom, kdo dodává údaje pro digitální produktový pas, v jaké formě a co se stane, pokud se složení výrobku později změní.
Jedná se o chybu, která se stane viditelnou až v okamžiku, kdy musí být pas skutečně sestaven. Pak se ukáže, že nikdo není smluvně zavázán dodávat složení vláken, původ nebo pokyny k údržbě v řádném čase a v použitelném formátu, a že neexistuje dohoda o tom, kdo nese odpovědnost, pokud se tyto údaje ukážou jako nesprávné.
Proč k tomu dochází
Nákupní smlouvy se obvykle vypracovávají s ohledem na pravidla, která již existovala: bezpečnost produktu, označování, někdy kodex chování týkající se pracovních podmínek. Textilní pas je nový a povinnost nakonec spočívá na straně, kterou verordání označuje jako dodavatele, nikoli automaticky na výrobci, který vyrábí látku nebo oděvní předmět. Kdo je přesně tímto dodavatelem a co to znamená, je vysvětleno v znalostní bázi obsahující pojmy z verordání. Protože je rozdělení rolí nové, jednoduše se v existujících smlouvách neuvádí.
Navíc se mnohé smlouvy léta prodlužují bez změny. Dohoda se dodavatelem vypracovaná před pěti lety nemůže předjímat povinnost, která tehdy ještě neexistovala. Bez vědomého aktualizování tato mezera jednoduše zůstane, i v případě nové objednávky.
Co je obvykle obsaženo a co ne
Typická smlouva obvykle upravuje, co se stane v případě vady samotného zboží: právo na vrácení, záruku, odpovědnost za nesprávné složení vláken na štítku. Co obvykle chybí, je povinnost aktivně a včas sdílet základní údaje — zprávy o testech, původní prohlášení, specifikace materiálů — s stranou, která musí pas nechat sestavit. Často také chybí dohoda o aktualizacích: když dodavatel změní dodavatele příze a složení se lehce změní, zřídka existuje doložka, která by to povinně oznamovala.
To je problematické, protože pas se nevytváří jednou a pak zůstane pevný. Údaje, které již nejsou správné, by měly být aktualizovány, dokud je produkt na trhu. Bez smluvního základu závisí tato aktualizace na vůli, nikoli na vymahatelné dohodě.
Co verordání od řetězce požaduje
Samotná verordání neupravuje, jak si podniky vzájemně strukturují své smlouvy; to je věcí samotných stran. Text však rozlišuje mezi rolemi v řetězci a kontrolní orgány se při inspekci dívají na to, kdo měl dodat jaké informace a jaké údaje zaznamenat. Právě toto rozlišení je důvodem, proč smlouva, která neuvádí, kdo jaké údaje dodává, v praxi vede ke zpoždění: žádná strana se necítí smluvně zavázána odpovídat včas.
Zda se konkrétní dodavatel pod povinnost vztahuje a jaké údaje jsou přesně potřeba, závisí na produktu a na roli, kterou zúčastněné strany sehrávají. Pro vlastní posouzení je oficální text na EUR-Lex výchozím bodem, a pro přeložení do vašich vlastních smluv je právník příslušnou stranou.
Jak se tomu vyhnete
Prvním krokem je inventarizovat, které smlouvy jsou v platnosti s dodavateli látek, přízí, doplňků a konfekcí, a ověřit, zda v nich figuruje něco o poskytování údajů pro pasport. Často se tak neděje vůbec, a to samo o sobě není problém — problém to bude až v okamžiku, kdy se situace nezmění a pasport bude povinný.
Druhým krokem je přidat konkrétní určení: kdo dodává které údaje, v jakém formátu, v jaké lhůtě po změně produktu. Nemusí to být složitá klauzule, ale měla by jasně uvádět, kdo je odpovědný, pokud údaje chybí nebo se ukáží jako nesprávné. S bezplatnou rychlou kontrolou, která v několika otázkách poskytne orientaci se často stane viditelným, které dodavatele je třeba věnovat zvýšenou pozornost.
Když se toto stane součástí stávajících nákupních podmínek
Mnoho společností si zvolí, aby tuto dohodu nevkládaly do zvláštního dokumentu, ale přidaly ji k obecným nákupním podmínkám, které se již používají u každé objednávky. Tím se zamezí tomu, aby se dohoda musela znovu vyjednávat s každým dodavatelem. Jak se údaje dále zpracovávají a zůstávají dohledatelné, je vysvětleno na stránce, která ukazuje, odkud informace pocházejí.
Zda určitá forma smlouvy vyhovuje vaší situaci, je na právníkovi nebo, v případě pochybností o rozsahu nařízení, na příslušném orgánu dohledu. Chcete-li si nejprve udělat představu o tom, kde se vaše společnost nachází, proveďte bezplatnou rychlou kontrolu nebo si prohlédněte témata v zápisníku znalostí.