Der häufigste Fehler in Verträgen mit Lieferanten besteht darin, dass darin nichts über das Textilpassport selbst steht. Unternehmen legen Preis, Lieferzeit und Qualitätsanforderungen fest und manchmal auch, wer für die Produktsicherheitsdatei verantwortlich ist, vergessen aber eine separate Absprache darüber, wer die Daten für das digitale Produktpassport bereitstellt, in welcher Form, und was geschieht, wenn sich die Zusammensetzung eines Artikels später ändert.
Das ist ein Fehler, der erst sichtbar wird, wenn das Paspoort tatsächlich zusammengestellt werden muss. Dann stellt sich heraus, dass niemand vertraglich verpflichtet ist, Faserzusammensetzung, Herkunft oder Pflegeanweisungen rechtzeitig und in einem nutzbaren Format bereitzustellen, und dass es keine Absprache darüber gibt, wer haftbar ist, wenn sich diese Daten als unrichtig erweisen.
Warum dies schiefgeht
Einkaufsverträge werden in der Regel mit Blick auf die bereits geltenden Regeln aufgestellt: Produktsicherheit, Kennzeichnung, manchmal ein Verhaltenskodex zu Arbeitsbedingungen. Das Textilpassport ist neu, und die Verpflichtung liegt letztendlich bei der Partei, die die Verordnung als Anbieter bezeichnet, nicht automatisch beim Hersteller, der den Stoff oder das Kleidungsstück herstellt. Wer dieser Anbieter genau ist und was das bedeutet, ist ausgearbeitet in der Wissensdatenbank mit den Begriffen aus der Verordnung. Da diese Rollenteilung neu ist, wird sie in bestehenden Verträgen einfach nicht erwähnt.
Hinzu kommt, dass viele Verträge schon seit Jahren unverändert verlängert werden. Eine Lieferantenvereinbarung, die vor fünf Jahren aufgestellt wurde, kann einer Verpflichtung, die es damals noch nicht gab, nicht vorausgreifen. Ohne bewusste Aktualisierung bleibt diese Lücke bestehen, auch bei einer neuen Bestellung.
Was üblicherweise enthalten ist und was nicht
Ein typischer Vertrag regelt normalerweise, was bei einem Mangel an den Waren selbst geschieht: Rückgaberecht, Garantie, Haftung bei falscher Faserzusammensetzung auf dem Etikett. Was üblicherweise nicht enthalten ist, ist eine Verpflichtung, die zugrunde liegenden Daten – Testberichte, Herkunftserklärungen, Materialspezifikationen – proaktiv und rechtzeitig mit der Partei zu teilen, die das Paspoort zusammenstellen muss. Häufig fehlt auch eine Absprache über Aktualisierungen: Falls ein Lieferant einen Garnlieferanten wechselt und sich die Zusammensetzung leicht ändert, gibt es selten eine Klausel, die dies zu melden verpflichtet.
Das ist problematisch, weil ein Paspoort nicht einmalig erstellt wird und dann feststeht. Daten, die nicht mehr stimmen, sollten aktualisiert werden, solange das Produkt auf dem Markt ist. Ohne vertragliche Grundlage hängt diese Aktualisierung vom guten Willen ab, nicht von einer durchsetzbaren Absprache.
Was die Verordnung von der Kette verlangt
Die Verordnung selbst regelt nicht, wie Unternehmen untereinander ihre Verträge gestalten; das ist Sache der Parteien selbst. Der Text unterscheidet jedoch zwischen Rollen in der Kette, und Aufsichtsbehörden prüfen bei Kontrollen, wer welche Informationen hätte bereitstellen und dokumentieren sollen. Genau deshalb führt ein Vertrag, der nicht angibt, wer welche Daten bereitstellt, in der Praxis zu Verzögerungen: Es gibt keine Partei, die sich vertraglich verpflichtet fühlt, rechtzeitig zu reagieren.
Ob ein bestimmter Lieferant unter die Verpflichtung fällt und welche Daten genau erforderlich sind, hängt vom Produkt und der Rolle ab, die die beteiligten Parteien spielen. Für eine Selbstbewertung ist der offizielle Text auf EUR-Lex der Ausgangspunkt, und für die Umsetzung in Ihren eigenen Verträgen ist ein Jurist der richtige Ansprechpartner.
Wie Sie dies vermeiden
Der erste Schritt besteht darin, einen Überblick darüber zu schaffen, welche Verträge mit Lieferanten von Stoffen, Garnen, Zubehör und Konfektionswaren bestehen, und zu prüfen, ob darin etwas zur Datenbereitstellung für das Paspoort festgehalten ist. Oft ist das noch nirgendwo der Fall, und das ist an sich kein Problem — es wird erst dann ein Problem, wenn das so bleibt bis zu dem Moment, in dem das Paspoort verpflichtend ist.
Der zweite Schritt besteht darin, eine konkrete Regelung hinzuzufügen: wer liefert welche Daten, in welchem Format, innerhalb welcher Frist nach einer Produktänderung. Das muss keine komplizierte Klausel sein, aber eine, die deutlich macht, wer verantwortlich ist, wenn Daten fehlen oder sich als fehlerhaft erweisen. Mit dem kostenlosen Quick-Scan, der in wenigen Fragen einen Anhaltspunkt gibt wird oft bereits sichtbar, welche Lieferanten die meiste Aufmerksamkeit benötigen.
Wenn dies Teil der bestehenden Einkaufsbedingungen wird
Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, diese Vereinbarung nicht in einem separaten Dokument festzuhalten, sondern zu den allgemeinen Einkaufsbedingungen hinzuzufügen, die bereits bei jeder Bestellung verwendet werden. Dies verhindert, dass die Vereinbarung mit jedem Lieferanten neu verhandelt werden muss. Wie Daten anschließend verarbeitet und nachvollziehbar bleiben, wird erläutert auf der Seite, die zeigt, woher die Informationen stammen.
Ob eine bestimmte Vertragsform für Ihre Situation ausreichend ist, ist Sache eines Juristen oder im Zweifelsfall über die Reichweite der Verordnung der zuständigen Überwachungsbehörde zu beurteilen. Möchten Sie zunächst selbst einen Eindruck davon bekommen, wo Ihr Unternehmen steht, führen Sie dann den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank.