El error más cometido en los contratos con proveedores es que no contienen nada sobre el pasaporte textil en sí. Las empresas establecen el precio, el plazo de entrega y los requisitos de calidad, y a veces también quién es responsable del expediente de seguridad del producto, pero olvidan hacer un acuerdo independiente sobre quién proporciona los datos para el pasaporte de producto digital, en qué forma, y qué ocurre si la composición de un artículo cambia posteriormente.
Es un error que solo se hace visible en el momento en que el pasaporte debe ser realmente compilado. Entonces resulta que nadie está contractualmente obligado a proporcionar la composición de fibras, el origen o las instrucciones de cuidado de manera oportuna y en un formato utilizable, y que no existe un acuerdo sobre quién es responsable si esos datos resultan ser inexactos.
Por qué esto sale mal
Los contratos de compra generalmente se redactan teniendo en cuenta las normas que ya existían: seguridad del producto, etiquetado, a veces un código de conducta sobre condiciones laborales. El pasaporte textil es nuevo, y la obligación recae en última instancia en la parte que la verordening designa como distribuidor, no automáticamente en el fabricante que hace la tela o la prenda. Quién es exactamente ese distribuidor y qué significa eso, se detalla en la base de conocimientos con los términos de la verordening. Porque la división de funciones es nueva, simplemente no se menciona en los contratos existentes.
Además, muchos contratos se renuevan sin cambios desde hace años. Un acuerdo con proveedores redactado hace cinco años no puede anticiparse a una obligación que entonces no existía. Sin una actualización deliberada, esa laguna simplemente permanece, incluso en un nuevo pedido.
Lo que generalmente sí y no aparece en los contratos
Un contrato típico generalmente regula lo que sucede en caso de un defecto en las mercancías mismas: derecho de devolución, garantía, responsabilidad en caso de una composición de fibras incorrecta en la etiqueta. Lo que generalmente no aparece es una obligación de compartir activa y oportunamente los datos subyacentes —informes de pruebas, declaraciones de origen, especificaciones de materiales— con la parte que debe compilar el pasaporte. También suele faltar un acuerdo sobre actualizaciones: si un proveedor cambia un proveedor de hilo y la composición cambia ligeramente, rara vez hay una cláusula que obligue a comunicarlo.
Esto es problemático porque un pasaporte no se crea una sola vez y luego se fija. Los datos que ya no son correctos deben actualizarse mientras el producto esté en el mercado. Sin base contractual, esa actualización depende de la buena voluntad, no de un acuerdo exigible.
Lo que la verordening requiere de la cadena
La verordening en sí no regula cómo las empresas organizan sus contratos entre sí; eso depende de las partes. Sin embargo, el texto hace una distinción entre funciones en la cadena, y los supervisores examinan en la inspección quién debería haber proporcionado y registrado qué información. Esa distinción es precisamente por qué un contrato que no indica quién proporciona qué datos lleva en la práctica a retrasos: no hay una parte que se sienta contractualmente obligada a responder a tiempo.
Si un proveedor específico está sujeto a la obligación y qué datos exactos son necesarios depende del producto y de la función que asuman las partes implicadas. Para una evaluación propia, el texto oficial en EUR-Lex es el punto de partida, y para la traducción a sus propios contratos, un abogado es la parte indicada.
Cómo evitar esto
El primer paso es inventariar qué contratos hay en vigor con proveedores de tejidos, hilos, accesorios y confección, y comprobar si contienen alguna disposición sobre el suministro de datos para el pasaporte. A menudo no hay nada al respecto, y en sí mismo eso no es un problema — solo se convierte en un problema si sigue siendo así hasta el momento en que el pasaporte es obligatorio.
El segundo paso es añadir una determinación concreta: quién suministra qué datos, en qué formato, dentro de qué plazo después de un cambio en el producto. No tiene que ser una cláusula complicada, pero sí una que indique quién es responsable si faltan datos o resultan ser incorrectos. Con el análisis rápido gratuito que en un par de preguntas da una indicación a menudo ya es visible qué proveedores necesitan más atención.
Cuando esto se convierte en parte de las condiciones de compra existentes
Muchas empresas optan por no poner este acuerdo en un documento separado, sino añadirlo a las condiciones generales de compra que ya se utilizan en cada pedido. Esto evita que el acuerdo tenga que renegociarse con cada proveedor. Cómo se procesan posteriormente los datos y cómo permanecen trazables se explica en la página que muestra de dónde procede la información.
Si una determinada forma de contrato es suficiente para su situación es algo que debe evaluar un abogado o, en caso de duda sobre el alcance de la normativa, la autoridad competente de control. Si primero quiere hacerse una idea de dónde se encuentra su empresa, realice el análisis rápido gratuito u hojee los temas del banco de conocimientos.