O erro mais comum em contratos com fornecedores é que nada consta sobre o passaporte têxtil propriamente dito. As empresas definem preço, prazo de entrega e requisitos de qualidade, e às vezes também quem é responsável pelo dossier de segurança do produto, mas esquecem de uma negociação separada sobre quem fornece os dados para o passaporte do produto digital, em que forma, e o que acontece se a composição de um artigo mudar posteriormente.
Trata-se de um erro que apenas se torna visível no momento em que o passaporte realmente precisa ser compilado. Então verifica-se que nenhuma parte está contratualmente obrigada a fornecer composição de fibras, origem ou instruções de manutenção de forma oportuna e num formato utilizável, e que não existe qualquer acordo sobre quem é responsável se esses dados se revelarem incorretos.
Por que isto corre mal
Os contratos de compra são geralmente elaborados tendo em vista as regras que já existiam: segurança dos produtos, rotulagem, às vezes um código de conduta sobre condições de trabalho. O passaporte têxtil é novo, e a obrigação acaba por estar em cima da parte que o regulamento identifica como fornecedor, não automaticamente no fabricante que produz o tecido ou a peça de vestuário. Quem exatamente é esse fornecedor e o que isso significa está explicado em a base de conhecimento com os conceitos do regulamento. Porque a distribuição de papéis é nova, ela simplesmente não é mencionada nos contratos existentes.
Além disso, muitos contratos são renovados há anos sem qualquer alteração. Um acordo com fornecedor redigido há cinco anos não pode antecipar uma obrigação que na altura não existia. Sem uma atualização consciente, essa lacuna permanece simplesmente presente, mesmo com uma nova encomenda.
O que geralmente consta e o que não consta
Um contrato padrão geralmente regula o que acontece em caso de defeito nas mercadorias propriamente ditas: direito de devolução, garantia, responsabilidade em caso de composição de fibras incorreta na etiqueta. O que geralmente não consta é uma obrigação de partilhar ativamente e atempadamente os dados subjacentes — relatórios de teste, declarações de origem, especificações de materiais — com a parte que deve fazer compilar o passaporte. Também falta muitas vezes um acordo sobre atualizações: se um fornecedor mudar de fornecedor de fios e a composição variar ligeiramente, raramente existe uma cláusula que o obrigue a comunicar isso.
Isto é problemático porque um passaporte não é feito uma única vez e depois fica fixo. Os dados que deixam de estar corretos devem ser atualizados enquanto o produto estiver no mercado. Sem base contratual, essa atualização depende da boa vontade, e não de um acordo vinculativo.
O que o regulamento exige da cadeia
O regulamento propriamente dito não regula como as empresas organizam seus contratos entre si; isso é responsabilidade das próprias partes. Mas o texto faz uma distinção entre papéis na cadeia, e as autoridades de fiscalização verificam durante as inspeções quem deveria ter fornecido e registado qual informação. É exatamente essa distinção que explica por que um contrato que não indique quem fornece qual dado leva na prática a atrasos: nenhuma parte se sente contratualmente obrigada a responder a tempo.
Se um fornecedor específico está sujeito à obrigação e quais dados exatamente são necessários depende do produto e do papel que as partes envolvidas desempenham. Para uma avaliação própria, o texto oficial na EUR-Lex é o ponto de partida, e para a tradução para seus próprios contratos, um jurista é a pessoa indicada.
Como evitar isto
O primeiro passo é fazer um inventário de quais contratos estão em vigor com fornecedores de tecidos, fios, acessórios e confecção, e verificar se contêm algo sobre fornecimento de dados para o pasaporte. Frequentemente não é o caso em lugar nenhum, e isso em si não é um problema — torna-se um problema apenas se isso continuar até ao momento em que o pasaporte for obrigatório.
O segundo passo é adicionar uma determinação concreta: quem fornece quais dados, em que formato, dentro de que prazo após uma alteração no produto. Isto não precisa ser uma cláusula complicada, mas uma que indique quem é responsável se os dados estiverem em falta ou se revelarem ser incorretos. Com a verificação rápida gratuita que numa série de perguntas fornece uma indicação torna-se frequentemente visível quais fornecedores precisam de maior atenção.
Quando esta parte se torna parte das condições de compra existentes
Muitas empresas optam por não colocar este acordo num documento separado, mas adicioná-lo às condições gerais de compra que já são utilizadas com cada encomenda. Isto evita que o acordo tenha de ser renegociado com cada fornecedor. Como os dados são posteriormente processados e rastreáveis permanece explicado em a página que mostra de onde vem a informação.
Se uma determinada forma contratual é suficiente para a sua situação é um assunto para um jurista ou, em caso de dúvida sobre o âmbito do regulamento, para a autoridade de supervisão competente avaliar. Se quer primeiro ter uma ideia de onde a sua empresa se encontra, faça a verificação rápida gratuita ou folheie os tópicos no banco de conhecimentos.