Yleisin virhe toimittajasopimuissa on, että niissä ei ole lainkaan mainintaa tekstiilin tuotepassista itsestään. Yritykset määrittelevät hinnan, toimitusajan ja laatuvaatimukset sekä joskus myös sen, kuka on vastuussa tuotteen turvallisuusasiakirjasta, mutta unohtavat tehdä erillisen sopimuksen siitä, kuka toimittaa digitaalisen tuotepassin tiedot, missä muodossa ja mitä tapahtuu, jos tuotteen koostumus muuttuu myöhemmin.
Kyse on virheestä, joka tulee näkyviin vasta silloin, kun passi joudutaan todella kokoamaan. Silloin käy ilmi, että kukaan ei ole sopimuksessa velvoitettu toimittamaan kuittujen koostumusta, alkuperää tai hoito-ohjeita ajoissa ja käyttökelpoisessa muodossa, eikä ole sovittu siitä, kuka on vastuussa, jos tiedot osoittautuvat virheellisiksi.
Miksi tämä menee pieleen
Ostosopimusten laadinnassa lähtökohtana ovat yleensä säännöt, jotka olivat jo olemassa: tuoteturvallisuus, merkinnät, joskus työolosuhteita koskeva käytännesäännöstö. Tekstiilin tuotepassi on uutta, ja velvoite kuuluu viime kädessä sille osapuolelle, jonka säätö määrittelee tarjoajaksi, ei automaattisesti valmistajalle, joka valmistaa kankaan tai vaatteen. Se, kuka tarjoaja tarkalleen ottaen on ja mitä se tarkoittaa, on kuvattu tietokannassa, jossa on säätelyn käsitteet. Koska roolien jakaminen on uutta, sitä ei yksinkertaisesti mainita olemassa olevissa sopimuksissa.
Lisäksi monet sopimukset uusitaan vuosien ajan ilman muutoksia. Toimittajasopimus, joka laadittiin viisi vuotta sitten, ei voi ottaa kantaa velvoitteeseen, jota ei tuolloin ollut olemassa. Ilman tietoista päivitystä puute jää paikalleen myös uuteen tilaukseen.
Mitä tavallisesti sisältyy sopimukseen ja mitä ei
Keskimääräinen sopimus yleensä säännöstelee, mitä tapahtuu tavaran puutteessa: palautusoikeus, takuu, vastuu virheellisestä kuittukoostumuksesta merkinnällä. Mitä tavallisesti puuttuu, on velvoite jakaa pohjatiedot aktiivisesti ja ajoissa — testiraportit, alkuperätodistukset, materiaaliominaisuudet — sille osapuolelle, jonka on koottava passi. Usein puuttuu myös päivitysten sopiminen: jos toimittaja vaihtaa lankavalmistajaa ja koostumus muuttuu hieman, on harvoin lauseke, joka velvoittaa siitä ilmoittamaan.
Tämä on ongelmallista, koska passi ei laadita kerran ja jää sitten paikoilleen. Tiedot, jotka eivät enää pidä paikkaansa, olisi päivitettävä niin kauan kuin tuote on markkinoilla. Ilman sopimuksellista perustaa päivittäminen riippuu hyvästä tahdosta, ei täytäntöönpanokelpoisesta sopimuksesta.
Mitä säätely vaatii ketjulta
Säätely itsessään ei säännöstele sitä, miten yritykset järjestävät sopimuksensa keskenään; se on osapuolten omalla vastuulla. Teksti kuitenkin erottaa ketjun roolit, ja valvontaviranomaiset tarkastavat, kuka olisi pitänyt toimittaa mitä tietoja ja dokumentoida ne. Tämä erottelu on juuri se syy, miksi sopimus, joka ei määritä, kuka toimittaa mitä tietoja, johtaa käytännössä viivästymisiin: yksikään osapuoli ei tunne itseään sopimuksellisesti velvoitetuksi vastaamaan ajoissa.
Se, kuuluuko tietty toimittaja velvoitteen piiriin ja mitkä tiedot tarkasti ottaen ovat tarpeellisia, riippuu tuotteesta ja rooleista, joita osapuolet ottavat vastaan. Omaa arviointiaan varten virallinen teksti EUR-Lex-sivustolla on lähtökohta, ja sopimustenne soveltamiseen paremmin sopivalle oikeudellisen asiantuntijan kääntäminen on asianmukainen ratkaisu.
Kuinka tämä vältetään
Ensimmäinen vaihe on inventoida, mitä sopimuksia kulkee kantojen, langan, lisätarvikkeiden ja konfektion toimittajien kanssa, ja selvittää, sisältyykö niihin mitään pasaportin tiedontoimitusta koskevia velvoitteita. Usein näin ei ole missään, ja se sinänsä ei ole ongelma — siitä tulee ongelma vain, jos tilanne säilyy samana siihen asti, kunnes pasaportti on pakollinen.
Toinen vaihe on lisätä konkreettinen määräys: kuka toimittaa mitä tietoja, missä muodossa, missä ajassa tuotteen muutoksen jälkeen. Sen ei tarvitse olla monimutkainen lauseke, mutta sen on osoitettava, kuka on vastuussa, jos tiedot puuttuvat tai osoittautuvat virheellisiksi. Yhdessä ilmaisen pikakatsauksen kanssa, joka muutamalla kysymyksellä antaa indikaation tulee usein näkyväksi, mitkä toimittajat tarvitsevat eniten huomiota.
Kun tämä tulee osaksi nykyisiä ostoehtoja
Monet yritykset päätyvät siihen, ettei tätä sopimusta aseteta erilliseen asiakirjaan, vaan se lisätään yleisiin ostoehtoihin, joita jo käytetään jokaisen tilauksen yhteydessä. Näin estetään, että sopimusta joudutaan neuvottelemaan uudelleen jokaisen toimittajan kanssa. Se, miten tiedot käsitellään ja jäljitettävyyden säilymisestä huolehditaan, on kuvattu sivulla, joka osoittaa, mistä tieto tulee.
Se, onko tietty sopimusmuoto riittävä tilanteessanne, on asianajoajan tai asetuksen soveltamisalasta epäiltäessä asianomaisesti valvontaviranomaisen päätettävä. Haluatko ensin saada oman kuvan siitä, missä yrityksesi on, tee ilmainen pikakatsaus tai selaa tietovarannon aiheita.