Najczęstszy błąd w umowach z dostawcami polega na tym, że nic w nich nie mówi o samym paszporcie tekstylnym. Przedsiębiorstwa ustalają cenę, czas dostawy i wymagania dotyczące jakości, a czasami także określają, kto odpowiada za dokumentację bezpieczeństwa produktu, ale zapominają zawrzeć oddzielną umowę dotyczącą tego, kto dostarcza dane do cyfrowego paszportu produktu, w jakim formacie i co się dzieje, jeśli skład artykułu później się zmieni.
Jest to błąd, który staje się widoczny dopiero w momencie, gdy paszport musi być faktycznie zestawiony. Okazuje się wówczas, że nikt nie jest zobowiązany umownie do dostarczenia składu włóknistego, pochodzenia czy instrukcji konserwacji w odpowiednim czasie i w przydatnym formacie, i że nie istnieje żadna umowa dotycząca tego, kto odpowiada, jeśli dane te okażą się błędne.
Dlaczego do tego dochodzi
Umowy zakupowe są zwykle opracowywane z myślą o przepisach, które już obowiązywały: bezpieczeństwo produktu, etykietowanie, czasem kodeks postępowania dotyczący warunków pracy. Paszport tekstylny jest nowy, a zobowiązanie ostatecznie spoczywa na stronie, którą rozporządzenie określa mianem dostawcy, nie automatycznie na producencie, który wyrabia materiał lub odzież. To, kto dokładnie jest tym dostawcą i co to oznacza, jest wyjaśnione w bazie wiedzy zawierającej pojęcia z rozporządzenia. Ponieważ podział ról jest nowy, po prostu nie jest wspomniany w istniejących umowach.
Ponadto wiele umów jest przedłużanych bez zmian od wielu lat. Umowa z dostawcą opracowana pięć lat temu nie mogła wyprzedzać zobowiązania, które wówczas jeszcze nie istniało. Bez świadomej aktualizacji ta luka po prostu pozostaje, nawet przy nowym zamówieniu.
Co zwykle jest, a czego nie ma w umowach
Typowa umowa zwykle reguluje to, co się dzieje w przypadku wady towarów: prawo do zwrotu, gwarancję, odpowiedzialność za nieprawidłowy skład włóknisty na etykiecie. Czego zwykle brakuje, to zobowiązania do aktywnego i terminowego udostępniania danych podstawowych — raportów z badań, deklaracji pochodzenia, specyfikacji materiałów — stronie, która ma doprowadzić do zestawienia paszportu. Często brakuje też umowy dotyczącej aktualizacji: jeśli dostawca zmieni dostawcę przędzieży i skład lekko się zmieni, rzadko kiedy istnieje klauzula zobowiązująca do powiadomienia o tym.
Jest to problematyczne, ponieważ paszport nie jest tworzony jednorazowo i pozostaje niezmieniony. Dane, które nie są już prawidłowe, powinny być aktualizowane dopóki produkt znajduje się na rynku. Bez podstawy umownej aktualizacja zależy od dobrej woli, a nie od umowy do wyegzekwowania.
Co wymaga rozporządzenie od łańcucha dostaw
Samo rozporządzenie nie reguluje sposobu, w jaki przedsiębiorstwa ustalają umowy między sobą; to zależy od stron. Tekst rozporządzenia wyróżnia jednak role w łańcuchu i inspektorzy sprawdzają podczas kontroli, kto powinien był dostarczyć i udokumentować jakie informacje. Ten podział ról to dokładnie powód, dla którego umowa, która nie wskazuje, kto dostarza jakie dane, w praktyce prowadzi do opóźnień: nie ma strony, która czułaby się zobowiązana umownie do terminowego reagowania.
To, czy konkretny dostawca podlega zobowiązaniu i jakie dokładnie dane są potrzebne, zależy od produktu i roli, którą odgrywają zaangażowane strony. Do własnej oceny oficjalny tekst na EUR-Lex jest punktem wyjścia, a do przełożenia tego na własne umowy właściwym podmiotem jest prawnik.
Jak to uniknąć
Pierwszym krokiem jest zinwentaryzowanie, jakie umowy obowiązują z dostawcami tkanin, przędzy, akcesoriów i konfekcji, oraz sprawdzenie, czy zawierają one coś na temat dostarczania danych do paszportu. Często nie ma to nigdzie miejsca, i samo w sobie nie jest to problem — staje się problemem dopiero wtedy, gdy pozostaje tak aż do momentu, gdy paszport stanie się obowiązkowy.
Drugim krokiem jest dodanie konkretnego warunku: kto dostarcza jakie dane, w jakim formacie, w jakim terminie po zmianach w produkcie. Nie musi to być skomplikowana klauzula, ale taka, która wskazuje, kto odpowiada, jeśli brakuje danych lub okażą się one nieprawidłowe. Z bezpłatną szybką oceną, która w kilka pytań daje wskazanie często staje się widoczne, którzy dostawcy wymagają największej uwagi.
Gdy ta część staje się częścią istniejących warunków zakupu
Wiele firm decyduje się na umieszczenie tej umowy nie w osobnym dokumencie, ale dodanie jej do ogólnych warunków zakupu, które są już używane przy każdym zamówieniu. Zapobiega to konieczności renegocjacji umowy z każdym dostawcą. Jak następnie przetwarzane są dane i pozostają możliwe do prześledzenia, zostało wyjaśnione na stronie, która pokazuje, skąd pochodzi informacja.
To, czy określona forma umowy jest wystarczająca dla Twojej sytuacji, może ocenić prawnik lub, w razie wątpliwości co do zakresu rozporządzenia, właściwy organ nadzoru. Jeśli chcesz najpierw sam zorientować się, gdzie stoi Twoja firma, przeprowadź bezpłatną szybką ocenę lub przejrzyj tematy w bazie wiedzy.