Den hyppigst begåede fejl i kontrakter med leverandører er, at der ikke står noget om tekstilpasset selv. Virksomheder fastlægger pris, leveringstid og kvalitetskrav, og nogle gange også hvem der er ansvarlig for produktsikkerhedsdossieren, men glemmer en særskilt aftale om hvem der leverer data til det digitale produktpasport, i hvilken form og hvad der sker, hvis sammensætningen af en artikel senere ændres.
Det er en fejl, der først bliver synlig på det tidspunkt, hvor passet faktisk skal sammensættes. Så viser det sig, at ingen er kontraktligt forpligtet til at levere fibersammensætning, oprindelse eller plejevejledninger retidigt og i et brugbart format, og at der ikke findes en aftale om hvem der er ansvarlig, hvis disse data viser sig at være forkerte.
Hvorfor dette går galt
Indkøbskontrakter udarbejdes normalt med henblik på de regler, der allerede var til stede: produktsikkerhed, etikettering, nogle gange en kodeks om arbejdsforhold. Tekstilpasset er nyt, og forpligtelsen ligger i sidste ende hos den part, som forordningen betegner som leverandør, ikke automatisk hos fabrikanten, der fremstiller stoffet eller klædestykket. Hvem denne leverandør præcist er, og hvad det betyder, er udarbejdet i videnbanken med begreberne fra forordningen. Fordi rollefordelingen er ny, bliver den simpelthen ikke nævnt i eksisterende kontrakter.
Desuden bliver mange kontrakter uændret forlænget år efter år. En leverandøraftale, der blev udarbejdet for fem år siden, kan ikke være forudseende i forhold til en forpligtelse, der ikke eksisterede på det tidspunkt. Uden en bevidst opdatering forbliver denne mangel blot, også ved en ny ordre.
Hvad der normalt er og ikke er inkluderet
En gennemsnitlig kontrakt regulerer normalt, hvad der sker ved en mangel ved selve varerne: returret, garanti, ansvar ved en forkert fibersammensætning på etiketten. Hvad der normalt ikke står i, er en forpligtelse til aktivt og retidigt at dele de underliggende data — testrapporter, oprindelsesattester, materialespecifikationer — med den part, der skal få passet sammensat. Ligeledes mangler der ofte en aftale om opdateringer: hvis en leverandør skifter garnleverandør og sammensætningen ændres let, er der sjældent en klausul, der forpligter til at meddele det.
Det er problematisk, fordi et pas ikke laves engangstilfælde og derefter fastslås. Data, der ikke længere er korrekte, skal opdateres, så længe produktet er på markedet. Uden kontraktligt grundlag afhænger denne opdatering af god vilje, ikke af en bindende aftale.
Hvad forordningen kræver af kæden
Forordningen selv regulerer ikke, hvordan virksomheder indbyrdes indretter deres kontrakter; det er op til parterne selv. Teksten skelner imidlertid mellem roller i kæden, og tilsynsmyndigheder ser ved kontrol efter, hvem der skulle have leveret og dokumenteret hvilke oplysninger. Dette skel er netop grunden til, at en kontrakt, der ikke angiver, hvem der leverer hvilke data, i praksis fører til forsinkelser: der er ingen part, der føler sig kontraktligt forpligtet til at reagere retidigt.
Om en specifik leverandør falder under forpligtelsen, og hvilke data der præcist er nødvendige, afhænger af produktet og den rolle, som de pågældende parter spiller. For en egen vurdering er den officielle tekst på EUR-Lex udgangspunktet, og for oversættelsen til dine egne kontrakter er en jurist den rette part.
Sådan undgår du dette
Det første trin er at inventarisere, hvilke kontrakter der løber med leverandører af stoffer, garn, tilbehør og konfeksion, og kontrollere, om der står noget om datalevering til passet i dem. Ofte er det slet ikke tilfældet nogen steder, og det er i sig selv ikke et problem — det bliver først et problem, hvis det forbliver sådan, indtil passet bliver obligatorisk.
Det andet trin er at tilføje en konkret aftale: hvem leverer hvilke data, i hvilket format, inden for hvilken tidsramme efter en ændring af produktet. Det behøver ikke at være en kompliceret klausul, men en der angiver, hvem der er ansvarlig, hvis data mangler eller viser sig at være forkerte. Med den gratis quick-scan, der på få spørgsmål giver en indikation bliver det ofte allerede synligt, hvilke leverandører der har mest brug for opmærksomhed.
Når denne del bliver en del af eksisterende indkøbsbetingelser
Mange virksomheder vælger ikke at sætte denne aftale i et separat dokument, men at føje den til de generelle indkøbsbetingelser, der allerede bruges ved hver ordre. Det forhindrer, at aftalen skal genforhandles med hver leverandør. Hvordan data derefter behandles og forbliver sporbare, er forklaret på siden, der viser, hvor oplysningerne kommer fra.
Om en bestemt kontraktform er tilstrækkelig til din situation, er det op til en juridisk rådgiver, eller, hvis du er i tvivl om forordningens rækkevidde, til den kompetente tilsynsmyndighed at vurdere. Vil du først selv få et billede af, hvor din virksomhed står, så lav den gratis quick-scan, eller gennemse emnerne i vidensbankens.