Det finns ingen fast tidsfrist för att anpassa inköpskontrakt efter textielpassen, och det kan inte heller finnas, eftersom det datum då skyldigheten börjar gälla ännu inte är fastställt. Vad som dock kan sägas är: att anpassa ett modellkontrakt tar vanligtvis några veckor, från första utkast till undertecknad version. Att få godkännande från alla dina leverantörer för dessa anpassade villkor tar ofta mycket längre tid, ibland månader, eftersom varje leverantör måste svara separat, förhandla eller helt enkelt inte göra något.
Skillnaden mellan dessa två genomloppstider är exakt vad många företag missbedömer. Att skriva en bestämmelse om datainlämning är den lätta delen. Att få en leverantörs underskrift i ett annat land, med ett annat språk och en annan förhandlingsposition, är den delen som i praktiken avgör planeringen.
Vad som bestämmer genomföringstiden
Den viktigaste faktorn är antalet leverantörer du arbetar med och hur er relation är uppbyggd. Ett företag med tre fasta leverantörer som redan samarbetat i många år ordnar vanligtvis ett tillägg till kontraktet snabbare än ett företag som köper via en grossist eller agent och själv har knappt någon direkt kontakt med tillverkaren.
Det spelar också roll om du redan har ett modellkontrakt eller allmänna inköpsvillkor som du kan komplettera, eller om du måste göra en separat överenskommelse med varje leverantör. Och det gör skillnad om anpassningen kan göras ensidigt (till exempel genom ett addendum som leverantören bara behöver underteckna) eller om det faktiskt förhandlas om innehållet, till exempel om vem som är ansvarig om uppgifterna visar sig vara felaktiga.
Där det ofta fastnar i praktiken
Leverantörer som inte svarar
Att skicka ett anpassat kontrakt är ett steg, att få ett svar är ett annat. Särskilt med mindre leverantörer eller leverantörer utanför EU tar det ofta veckor innan ett svar kommer, och ibland kommer svaret inte alls. Vad ett företag då gör varierar: några väntar, andra letar efter en annan leverantör för framtida beställningar. Det är ett affärsbeslut som ligger utanför ramen för denna artikel, men det är anledningen till att många företag systematiskt underskatta genomloppstiden.
Skillnad mellan en avtalsöverenskommelse och faktisk leverans
Ett kontrakt som säger att leverantören ska leverera uppgifter är inte samma sak som uppgifter som faktiskt anländer. Vad som händer om en leverantör trots en avtalsöverenskommelse inte levererar uppgifter beskrivs i en annan artikel på denna plattform; för genomloppstiden för själva kontraktet är det relevant att en bra överenskommelse på papper inte säger något om hur snabbt praktiken följer efter.
Befintliga kontrakt som redan reglerar något
Vissa företag har redan bestämmelser i befintliga leveransavtal om kvalitetsdokumentation, certifikat eller produktinformation. Det är då ofta snabbare att utöka denna befintliga bestämmelse än att införa en ny klausul, eftersom leverantören redan är van vid denna typ av förpliktelse. När du utreder vad som redan finns i dina nuvarande kontrakt hjälper det att först ha ordning på vad du själv måste dokumentera enligt de nya reglerna; kunskapsbanken med förklaringar per ämne ger där en överblick per situation.
Hur du kan börja redan nu, även utan ett fast datum
Eftersom den delegerade handlingen ännu inte har publicerats finns det ingen lagstadgad deadline att arbeta mot. Det betyder inte att väntan är det enda alternativet. Avtal förnyas ändå regelbundet, till exempel när en ny säsong eller en ny leverantör börjar. Det är relativt billigt på den punkten att redan inkludera en bestämmelse om leverans av produktdata, utan att ni ännu behöver veta exakt vilket datafält som senare blir obligatoriskt. En snabb kontroll via den kostnadsfria skanning som på ett par frågor visar var ni ungefär befinner er ger en första vägledning för vad som är relevant för era produkter.
Samordning med andra avtalsöverenskommelser
I många företag löper leveransavtal redan parallellt med överenskommelser om produktsäkerhet eller, inom större kedjor, med personuppgiftsbiträdesavtal i enlighet med GDPR. Det är ofta mer effektivt att ta med ett tillägg för textielpasset i samma process som en planerad granskning av dessa befintliga avtal än att starta en separat process. För det exakta innehållet i en avtalsbestämmelse och för vad som kan eller inte kan tillämpas mot en leverantör rekommenderas juridisk rådgivning; denna artikel beskriver endast genomloppstiden, inte den korrekta texten.
Vill ni först se om detta är relevant för era produkter och era inköpsmetoder innan ni lägger tid på att anpassa avtalen? Den kostnadsfria snabbscanningen ger en första indikation, och översikten över vanliga frågor besvarar de vanligaste praktiska frågorna utan att ni behöver ett konto.