Za prilagoditev nabavnih pogodb digitalnemu tekstilnemu potrdilu ni fiksnega roka, in tudi ne more biti, ker še ni znana natančna taka rok, od katerega je ta obveznost veljavna. Vendar velja naslednje: prilagoditev ene vzorčne pogodbe običajno traja nekaj tednov, od prvega osnutka do podpisane različice. Pridobitev soglasja vseh vaših dobaviteljev na te prilagojene pogoje traja pogosto precej več časa, včasih tudi mesece, ker mora vsak dobavitelj posebej odgovoriti, se pogajati ali pa sploh ne reagira.
Razlika med tema dvema rokom je natanko tam, kjer se mnoga podjetja motijo. Pisanje določbe o zagotavljanju podatkov je lahka naloga. Pridobitev podpisa dobavitelja v drugi državi, drugem jeziku in drugačni pogajalski situaciji, je nalogo, ki v praksi dejansko določa časovni razpored.
Kaj določa čas trajanja razvojne poti
Najpomembnejši dejavnik je število dobaviteljev, s katerimi delate, in kako je vaš odnos z njimi oblikovan. Podjetje s tremi stalnimi dobavitelji, s katerimi sodeluje že vrsto let, ponavadi hitreje uredí dopolnitev pogodbe kot podjetje, ki nabavlja prek trgovca na debelo ali agenta, in ima sam le malo neposrednega stika s proizvajalcem.
Pomembno je tudi, ali imate že vzorčno pogodbo ali splošne nabavne pogoje, ki jih lahko dopolnite, ali pa morate za vsakega dobavitelja posebej urediti pogodbo. Razlika je tudi v tem, ali je prilagoditev enostransko mogoča (na primer prek dodatka, ki ga dobavitelj samo podpiše) ali pa je potrebno pogajanje o vsebini, na primer o tem, kdo je odgovoren, če se podatki pokažejo kot napačni.
Kjer se v praksi najpogosteje zatakne
Dobavitelji, ki ne odgovarjajo
Poslati prilagojeno pogodbo je en korak, dobiti odgovor je drugače. Zlasti pri manjših dobaviteljih ali dobaviteljih izven EU traja pogosto tedne, da dobite odgovor, včasih pa sploh ne. To, kaj podjetje nato stori, se razlikuje: nekateri čakajo, drugi iščejo drugega dobavitelja za prihodnje naročila. To je poslovodna odločitev, ki presega okvir tega članka, vendar je to razlog, zakaj mnoga podjetja redovom podcenjujejo časovni razpored.
Razlika med pogodbeno dogovorom in dejansko dobavo
Pogodba, ki pravi, da dobavitelj zagotavlja podatke, ni isto kot podatki, ki dejansko prispejo. Kaj se zgodi, če dobavitelj kljub pogodbeni dogovoru ne zagotavlja podatkov, je opisano v drugem članku na tej platformi; za rok samega pogodbe je pomembno, da dobra pisna dogovor ne pove nič o tem, kako hitro bo sledila praksa.
Obstoječe pogodbe, ki že kaj urejajo
Nekatera podjetja že imajo v obstoječih pogodbah dobave določbe o dokumentaciji o kakovosti, certifikatih ali informacijah o proizvodih. Pogosto je hitreje razširiti to obstoječo določbo kot uvesti novo klavzulo, ker je dobavitelj že navajen na to vrsto obveznosti. Pri ugotavljanju, kaj že vsebuje vaša trenutna pogodba, pomaga, da si najprej jasen, kaj boste sami morali beležiti pod novimi pravili; bazi znanja s pojasnili po temah vam za vsako situacijo daje pregled.
Kako lahko že sedaj začnete, čeprav ni fiksnega roka
Ker delegirana uredba še ni bila objavljena, ni zakonskega roka, ki bi ga bilo treba upoštevati. To ne pomeni, da je čakanje edina možnost. Pogodbe se že redno obnovljajo, na primer ob novi sezoni ali novem dobavitelju. To je takrat razmeroma poceni priložnost za vključitev dogovora o zagotavljanju podatkov o proizvodu, ne da bi že morali vedeti, kateri natanko podatkovni polja bi bila pozneje obvezna. Hitra preverjanja prek brezplačnega skeniranja, ki v nekaj vprašanjih pokaže, kje se približno nahajate da prvo smer za to, kaj je relevantno za vaše proizvode.
Sočasnost z drugimi pogodbenimi dogovori
Pri številnih podjetjih že potekajo pogodbe o dobavi vzporedno s sporazumi o varnosti proizvodov ali pri večjih verigah s pogodbe o obdelavi podatkov v okviru GDPR. Pogosto je učinkoviteje, da dodatek za tekstilni potni list vključite v isti postopek kot načrtovano revizijo obstoječih pogodb, kot da začnete ločen postopek. Za natančno vsebino pogodbenega dogovora in za to, kaj je mogoče in kaj ni mogoče uveljavljati do dobavitelja, je priporočljivo pravno svetovanje; ta članek opisuje samo trajanje, ne pravnega besedila.
Želite najprej videti, ali je to relevantno za vaše proizvode in način, na katerega kupujete, preden posvetite čas prilagajanju pogodb? Brezplačno hitro skeniranje daje prvo nakazilo, in je pregled pogostih vprašanj odgovarja na najbolj zastavljana praktična vprašanja, ne da bi bili za to potrebni račun.