Nu există un termen fix pentru adaptarea contractelor de achiziție la pașaportul textil, și nici nu poate exista, deoarece data la care obligația intră în vigoare nu este încă stabilită. Ceea ce se poate spune este: adaptarea unui model de contract durează de obicei câteva săptămâni, de la conceptul inițial până la versiunea semnată. Obținerea acordului de la toți furnizorii dumneavoastră asupra acelor condiții adaptate durează adesea mult mai mult timp, uneori luni, deoarece fiecare furnizor trebuie să răspundă separat, să negocieze sau pur și simplu să nu facă nimic.
Diferența dintre acei doi timpi de execuție este exact locul în care multe companii se înșală. Redactarea unei prevederi privind furnizarea de date este partea ușoară. Obținerea unei semnături de la un furnizor din alt țara, cu o altă limbă și o altă poziție de negociere, este partea care determină în practică planificarea.
Ce determină durata de execuție
Factorul cel mai important este numărul de furnizori cu care lucrați și modul în care relația dumneavoastră cu ei a fost construită. O companie cu trei furnizori stabili cu care se colaborează de ani de zile, obișnuiește o completare a contractului de obicei mai repede decât o companie care achiziționează prin intermediul unui distribuitor sau agent și care are ea însăși foarte puțin contact direct cu producătorul.
De asemenea, contează dacă aveți deja un model de contract sau condiții generale de achiziție pe care le puteți completa, sau dacă trebuie să aranjați ceva separat pentru fiecare furnizor. Și face diferență dacă adaptarea poate fi unilaterală (de exemplu, prin intermediul unui addendum pe care furnizorul trebuie doar să-l semneze) sau dacă se negociază într-adevăr conținutul, de exemplu cu privire la cine este responsabil dacă datele se dovedesc a fi inexacte.
Unde se întâmplă de obicei în practică
Furnizorii care nu răspund
Trimiterea unui contract adaptat este un pas, primirea unui răspuns este altul. În special la furnizorii mai mici sau furnizorii din afara UE, durează adesea săptămâni până când vine un răspuns, și uneori acel răspuns nu vine deloc. Ceea ce face o companie atunci, diferă: unii asteapta, alții caută un alt furnizor pentru comenzi viitoare. Aceasta este o decizie de afaceri care se află în afara domeniului acestui articol, dar aceasta este motivul pentru care multe companii subestimează în mod sistematic perioada de execuție.
Diferența dintre o înțelegere contractuală și livrarea efectivă
Un contract care spune că furnizorul furnizează date nu este același lucru cu datele care ajung de fapt. Ceea ce se întâmplă dacă un furnizor, în ciuda unei înțelegeri contractuale, nu furnizează date, este descris într-un alt articol din această platformă; pentru perioada de execuție a contractului însuși este relevant faptul că o bună înțelegere pe hârtie nu spune nimic despre cât de repede urmează practica.
Contracte existente care reglementează deja ceva
Unele companii au deja prevederi în acordurile de furnizare existente privind documentația de calitate, certificate sau informații despre produs. Adesea este mai rapid să extindeți acea prevedere existentă decât să introduceți o nouă clauză, deoarece furnizorul este deja obișnuit cu acest tip de obligație. Atunci când determinați ce este deja în contractele dumneavoastră curente, ajută să aveți mai întâi ordine ceea ce trebuie să înregistrați dumneavoastră înșivă conform noilor reguli; baza de cunoștințe cu explicații pe fiecare subiect oferă pentru fiecare situație o prezentare generală.
Cum puteți începe deja acum, chiar și fără o dată fixă
Deoarece actul delegat nu a fost încă publicat, nu există nicio termen legal pe care să o urmăriți. Asta nu înseamnă că așteptarea este singura opțiune. Contractele sunt în orice caz renovate periodic, de exemplu la un nou sezon sau la un nou furnizor. Este relativ ieftin în acel moment să includeți deja o dispoziție cu privire la furnizarea datelor produsului, fără ca dumneavoastră să trebuie să știți din timp exact ce câmp de date va deveni obligatoriu. O scurtă verificare prin scanarea gratuită care în câteva întrebări vă arată aproximativ unde vă aflați vă oferă o primă direcție pentru ceea ce este relevant pentru produsele dumneavoastră.
Suprapunerea cu alte acorduri contractuale
La multe companii, acordurile de livrare rulează deja în paralel cu acordurile privind siguranța produselor sau, la lanțuri mai mari, cu acorduri de prelucrare în cadrul RGPD. Este adesea mai eficient să includeți un supliment pentru pasaportul textil în același proces ca o revizuire planificată a acestor contracte existente, decât să porniți un proces separat. Pentru conținutul exact al unei dispoziții contractuale și pentru ceea ce poate și nu poate fi impus unui furnizor, se recomandă sfatul juridic; acest articol descrie doar perioada de timp, nu textul corect.
Doriți să vedeți mai întâi dacă aceasta este relevant pentru produsele dumneavoastră și pentru modul dumneavoastră de achiziționare, înainte de a dedica timp adaptării contractelor? Scanarea rapidă gratuită oferă o primă indicație și prezentarea generală cu întrebări frecvente răspunde la cele mai frecvente întrebări practice fără ca dumneavoastră să aveți nevoie de un cont.