No hay un plazo fijo para adaptar los contratos de compra al pasaporte textil, y tampoco puede haberlo, porque aún no está establecida la fecha en que entra en vigor la obligación. Lo que sí se puede decir es: adaptar un contrato modelo suele costar algunas semanas, del primer concepto hasta la versión firmada. Obtener la aceptación de todos sus proveedores en esas condiciones adaptadas suele llevar mucho más tiempo, a veces meses, porque cada proveedor debe responder por separado, negociar o simplemente no hacer nada.
La diferencia entre esos dos plazos es precisamente lo que muchas empresas subestiman. Redactar una cláusula sobre entrega de datos es la parte fácil. Obtener la firma de un proveedor en otro país, con otro idioma y otra posición de negociación, es la parte que determina el cronograma en la práctica.
Qué determina el tiempo de ejecución
El factor más importante es el número de proveedores con los que trabaja y cómo se ha construido su relación con ellos. Una empresa con tres proveedores fijos con los que lleva años trabajando, suele resolver una adición al contrato más rápidamente que una empresa que compra a través de un distribuidor o agente y apenas tiene contacto directo con el fabricante.
También importa si ya tiene un contrato modelo o condiciones generales de compra que pueda ampliar, o si debe hacer un arreglo separado con cada proveedor. Y hace diferencia si la adaptación puede ser unilateral (por ejemplo, mediante un anexo que el proveedor solo necesita firmar) o si hay que negociar realmente sobre el contenido, por ejemplo, sobre quién es responsable si los datos resultan ser incorrectos.
Dónde suele atascarse en la práctica
Proveedores que no responden
Enviar un contrato adaptado es un paso, recibir una respuesta es otro. Especialmente con proveedores más pequeños o proveedores fuera de la UE, a menudo pasan semanas antes de que llegue una respuesta, y a veces esa respuesta no llega en absoluto. Lo que hace entonces una empresa varía: algunos esperan, otros buscan un proveedor diferente para pedidos futuros. Esa es una decisión empresarial que está fuera del alcance de este artículo, pero es la razón por la que muchas empresas subestiman sistemáticamente el plazo.
Diferencia entre un acuerdo contractual y la entrega real
Un contrato que dice que el proveedor entregará datos no es lo mismo que los datos que realmente llegan. Lo que sucede si un proveedor, a pesar de un acuerdo contractual, no entrega datos, se describe en otro artículo de esta plataforma; para el plazo del contrato en sí, lo relevante es que un buen acuerdo sobre papel no dice nada sobre la rapidez con que sigue la práctica.
Contratos existentes que ya regulan algo
Algunas empresas ya tienen disposiciones en acuerdos de suministro existentes sobre documentación de calidad, certificados o información del producto. A menudo es más rápido ampliar esa disposición existente que introducir una nueva cláusula, porque el proveedor ya está acostumbrado a ese tipo de obligación. Al investigar lo que ya está en sus contratos actuales, ayuda tener primero claro qué debe registrar exactamente bajo las nuevas reglas; la base de conocimientos con explicaciones por tema proporciona un resumen de cada situación.
Cómo puede empezar ya, incluso sin una fecha fija
Porque la acción delegada aún no se ha publicado, no hay una fecha límite legal a la que trabajar. Eso no significa que esperar sea la única opción. Los contratos se renuevan periódicamente de todas formas, por ejemplo, en una nueva temporada o con un nuevo proveedor. Es el momento relativamente económico para incluir una disposición sobre la entrega de datos del producto, sin que aún tenga que saber exactamente qué campo de datos será obligatorio más adelante. Una verificación rápida a través de el escaneo gratuito que en algunas preguntas muestra aproximadamente dónde se encuentra proporciona una dirección inicial para lo que es relevante para sus productos.
Coincidencia con otros acuerdos contractuales
En muchas empresas, los acuerdos de suministro ya se ejecutan en paralelo con acuerdos sobre seguridad de productos o, en cadenas más grandes, con acuerdos de procesamiento en el marco del RGPD. A menudo es más eficiente incluir una adición al pasaporte textil en el mismo proceso que una revisión planificada de esos contratos existentes, que iniciar un proceso separado. Para el contenido exacto de una disposición contractual, y para lo que es y no es exigible frente a un proveedor, se recomienda asesoramiento legal; este artículo describe solo el tiempo de tramitación, no el texto correcto.
¿Desea ver primero si esto es relevante para sus productos y su forma de comprar, antes de dedicar tiempo a adaptar contratos? El escaneo rápido gratuito proporciona una indicación inicial, y la descripción general de preguntas frecuentes responde a las preguntas prácticas más frecuentes sin que necesite una cuenta.