Der er ingen fast frist for at tilpasse indkøbskontrakter til tekstilpasset, og det kan der heller ikke være, fordi den dato, hvor forpligtelsen træder i kraft, endnu ikke er fastsat. Det, som derimod kan siges, er dette: tilpasningen af én standardkontrakt tager sædvanligvis nogle få uger, fra første udkast til underskrevet version. Det at få samtykke fra alle dine leverandører til disse tilpassede vilkår tager ofte meget længere tid, nogle gange måneder, fordi hver leverandør skal reagere, forhandle eller måske blot undlader at gøre noget.
Forskellen mellem disse to gennemløbstider er præcis det, som mange virksomheder overser. At skrive en bestemmelse om datalevering er den nemme del. Det at få en underskrift fra en leverandør i et andet land, med et andet sprog og en anden forhandlingsposition, er den del, som i praksis bestemmer planlægningen.
Hvad der bestemmer gennemløbstiden
Den vigtigste faktor er antallet af leverandører, som du arbejder sammen med, og hvordan dit forhold til dem er bygget op. En virksomhed med tre faste leverandører, som man har samarbejdet med i mange år, klarer normalt en ændring af kontrakten hurtigere end en virksomhed, som køber ind via en grossist eller agent og selv har næsten intet direkte kontakt med fabrikanten.
Det betyder også noget, om du allerede har en standardkontrakt eller almindelige indkøbsbetingelser, som du kan supplere, eller om du skal træffe en ordning for hver leverandør separat. Og det gør en forskel, om tilpasningen kan ske ensidigt (for eksempel via et tillæg, som leverandøren blot skal underskrive), eller om der virkelig skal forhandles om indholdet, for eksempel om hvem der er ansvarlig, hvis data viser sig at være forkerte.
Hvor det ofte går i stå i praksis
Leverandører, der ikke reagerer
At sende en tilpasset kontrakt er ét trin, at få et svar er et andet. Især hos mindre leverandører eller leverandører uden for EU tager det ofte uger, før der kommer et svar, og nogle gange kommer svaret slet ikke. Hvad en virksomhed så gør, varierer: nogle venter, andre søger en anden leverandør til fremtidige ordrer. Det er en forretningsbeslutning, som ligger uden for rammerne af denne artikel, men det er grunden til, at mange virksomheder ofte systematisk undervurderer gennemløbstiden.
Forskel på en kontraktuel aftale og faktisk levering
En kontrakt, der siger, at leverandøren skal levere data, er ikke det samme som data, der faktisk ankommer. Hvad der sker, hvis en leverandør trods en kontraktuel aftale ikke leverer data, er beskrevet i en anden artikel på denne platform; for gennemløbstiden for selve kontrakten er det relevant, at en god aftale på papir ikke siger noget om, hvor hurtigt praksis følger efter.
Eksisterende kontrakter, der allerede regulerer noget
Nogle virksomheder har i eksisterende leveringsaftaler allerede bestemmelser om kvalitetsdokumentation, certifikater eller produktinformation. Det er da ofte hurtigere at udvide den eksisterende bestemmelse end at introducere en ny klausul, fordi leverandøren allerede er vant til denne type forpligtelse. Ved at finde ud af, hvad der allerede står i dine nuværende kontrakter, hjælper det at have på plads først, hvad du selv nøjagtigt skal registrere under de nye regler; the knowledge base with explanations by topic giver et overblik over det pr. situation.
Hvordan du allerede kan begynde nu, selv uden en fast dato
Fordi den delegerede retningslinjer endnu ikke er offentliggjort, er der ingen juridisk frist at arbejde hen imod. Det betyder ikke, at venten er det eneste mulighed. Kontrakter bliver alligevel fornyet regelmæssigt, for eksempel med en ny sæson eller en ny leverandør. Det er på det tidspunkt relativt billigt at inkludere en bestemmelse om levering af produktdata uden at skulle vide præcis, hvilket datafelt der senere bliver obligatorisk. En kort kontrol via den gratis scanning, der på få spørgsmål viser, hvor du cirka befinder dig giver en første retning for, hvad der er relevant for dine produkter.
Sammenfald med andre kontraktlige aftaler
I mange virksomheder løber leveringsaftaler allerede parallelt med aftaler om produktsikkerhed eller, hos større kæder, med databehandleraftaler i henhold til GDPR. Det er ofte mere effektivt at medtage et supplement til tekstilpasporet i samme proces som en planlagt revision af disse eksisterende kontrakter, end at starte en særskilt proces. For det præcise indhold af en kontraktbestemmelse, og for hvad der kan og ikke kan håndhæves over for en leverandør, anbefales juridisk rådgivning; denne artikel beskriver kun gennemløbstiden, ikke den korrekte tekst.
Vil du først se, om dette er relevant for dine produkter og din indkøbsmåde, før du bruger tid på at tilpasse kontrakter? Den gratis quick-scan giver en første indikation, og oversigten med ofte stillede spørgsmål besvarer de mest stillede praktiske spørgsmål uden at du skal have en konto.