Nie ma stałego terminu na dostosowanie umów zakupu do paszportu tekstylnego i nie może być, ponieważ data wejścia w życie obowiązku nie jest jeszcze ustalona. Co można powiedzieć: dostosowanie jednej umowy wzorcowej zwykle trwa kilka tygodni, od pierwszego projektu do podpisanej wersji. Uzyskanie zgody wszystkich dostawców na zmienione warunki zajmuje zwykle znacznie więcej czasu, czasami miesiące, ponieważ każdy dostawca musi reagować osobno, negocjować lub po prostu nic nie robić.
Różnica między tymi dwoma czasami wykonania jest dokładnie tym, na czym wiele firm się myli. Napisanie postanowienia dotyczącego dostarczania danych to łatwa część. Uzyskanie podpisu dostawcy w innym kraju, z innym językiem i inną pozycją negocjacyjną, to część, która w praktyce określa harmonogram.
Co określa czas realizacji
Najważniejszym czynnikiem jest liczba dostawców, z którymi pracujecie, oraz sposób, w jaki zbudowana jest wasza relacja z nimi. Firma mająca trzech stałych dostawców, z którymi współpracuje od wielu lat, zazwyczaj szybciej uzgadnia uzupełnienie umowy niż firma, która kupuje przez hurtownika lub agenta i sama ma niewiele bezpośredniego kontaktu z producentem.
Ważne jest również to, czy macie już umowę wzorcową lub ogólne warunki zakupu, które możecie uzupełnić, czy też musicie osobno regulować z każdym dostawcą. Robi też różnicę, czy dostosowanie może być jednostronne (na przykład poprzez aneks, który dostawca musi tylko podpisać), czy też rzeczywiście dochodzi do negocjacji zawartości, na przykład dotyczącej tego, kto ponosi odpowiedzialność, jeśli dane okażą się nieprawidłowe.
Gdzie w praktyce najczęściej dochodzi do zatrzymań
Dostawcy, którzy nie reagują
Wysłanie dostosowanej umowy to jeden krok, otrzymanie odpowiedzi to inny. Zwłaszcza w przypadku mniejszych dostawców lub dostawców spoza UE otrzymanie odpowiedzi zajmuje często wiele tygodni, a czasami odpowiedź w ogóle się nie pojawia. To, co robi wtedy firma, różni się: niektórzy czekają, inni szukają innego dostawcy na przyszłe zamówienia. To decyzja biznesowa, która wykracza poza zakres tego artykułu, ale to właśnie powód, dla którego wiele firm systematycznie niedocenia czasu wykonania.
Różnica między umową a faktycznym dostarczeniem
Umowa mówiąca, że dostawca będzie dostarczać dane, to nie to samo co dane, które faktycznie przychodzą. To, co się dzieje, jeśli dostawca pomimo umownego porozumienia nie dostarcza danych, opisane jest w innym artykule na tej platformie; dla czasu wykonania samej umowy istotne jest to, że dobra umowa na papierze nic nie mówi o tym, jak szybko praktyka podąża za nią.
Istniejące umowy, które już coś regulują
Niektóre firmy mają w istniejących umowach dostaw już postanowienia dotyczące dokumentacji jakości, certyfikatów lub informacji o produktach. Często szybciej jest wtedy rozszerzyć istniejące postanowienie niż wprowadzić nową klauzulę, ponieważ dostawca już jest przyzwyczajony do tego typu obowiązku. Podczas sprawdzania, co już jest w waszych obecnych umowach, pomocne jest najpierw doprowadzenie do porządku tego, co sami musicie rejestrować zgodnie z nowymi przepisami; banku wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu zawiera przegląd dla każdej sytuacji.
Jak możecie zacząć już teraz, nawet bez ustalonej daty
Ponieważ delegowany akt wykonawczy nie został jeszcze opublikowany, nie ma ustawowego terminu, na który należy się przygotowywać. Nie oznacza to, że czekanie jest jedyną opcją. Umowy są w każdym razie okresowo odnawiane, na przykład w nowym sezonie lub przy nowym dostawcy. W tym momencie jest stosunkowo tanio dodać postanowienie dotyczące dostarczania danych produktu, bez konieczności wcześniejszego poznania dokładnie, które pole danych będzie później obowiązkowe. Krótka kontrola poprzez bezpłatne skanowanie, które w kilka pytań pokazuje, gdzie się w przybliżeniu znajdujesz daje pierwsze wskazanie, które dane są istotne dla Twoich produktów.
Zbieżność z innymi postanowieniami umownymi
W wielu przedsiębiorstwach umowy dostawy już przebiegają równolegle do uzgodnień dotyczących bezpieczeństwa produktów lub, w przypadku większych łańcuchów, do umów przetwarzania w ramach RODO. Często jest wydajniej dodać uzupełnienie dla paszportu tekstylnego w ramach tego samego procesu co planowana rewizja tych istniejących umów, niż uruchamiać oddzielny proces. W kwestii dokładnej treści postanowienia umowy oraz tego, co można i czego nie można wymusić na dostawcy, zalecane jest porady prawne; artykuł ten opisuje wyłącznie okres realizacji, a nie prawidłowy tekst.
Chcesz najpierw sprawdzić, czy to ma znaczenie dla Twoich produktów i Twojego sposobu zamawiania, zanim poświęcisz czas na dostosowanie umów? Bezpłatna szybka kontrola daje pierwsze wskazanie, i przegląd часто zadawanych pytań odpowiada na najczęściej zadawane praktyczne pytania bez konieczności posiadania konta.