Il n'existe pas de délai fixe pour adapter les contrats d'achat au passeport textile, et cela ne peut pas être le cas, car la date d'entrée en vigueur de l'obligation n'est pas encore fixée. Ce que l'on peut dire : adapter un contrat modèle prend généralement quelques semaines, du premier concept à la version signée. Obtenir l'accord de tous vos fournisseurs sur ces conditions modifiées prend souvent beaucoup plus de temps, parfois des mois, car chaque fournisseur doit réagir séparément, négocier ou simplement ne rien faire.
La différence entre ces deux délais est précisément là où beaucoup d'entreprises se trompent. Rédiger une disposition sur la fourniture de données est la partie facile. Obtenir la signature d'un fournisseur dans un autre pays, avec une autre langue et une autre position de négociation, est la partie qui détermine la planification dans la pratique.
Ce qui détermine la durée
Le facteur le plus important est le nombre de fournisseurs avec lesquels vous travaillez et comment votre relation avec eux s'est construite. Une entreprise qui travaille avec trois fournisseurs réguliers depuis plusieurs années régle généralement une modification de contrat plus rapidement qu'une entreprise qui achète par l'intermédiaire d'un grossiste ou d'un agent et n'a elle-même guère de contact direct avec le fabricant.
Il importe aussi de savoir si vous disposez déjà d'un contrat modèle ou de conditions générales d'achat que vous pouvez compléter, ou si vous devez conclure un arrangement séparé avec chaque fournisseur. Et cela fait une différence si l'adaptation peut être unilatérale (par exemple via un avenant que le fournisseur doit seulement signer) ou si le contenu fait réellement l'objet de négociations, par exemple sur la question de savoir qui est responsable si les données s'avèrent inexactes.
Où cela se bloque le plus souvent dans la pratique
Les fournisseurs qui ne répondent pas
Envoyer un contrat modifié est une étape, obtenir une réaction en est une autre. En particulier pour les petits fournisseurs ou les fournisseurs en dehors de l'UE, il faut souvent des semaines avant d'obtenir une réaction, et parfois il n'y a pas de réaction du tout. Ce qu'une entreprise fait alors varie : certaines attendent, d'autres cherchent un autre fournisseur pour les commandes futures. Il s'agit d'une décision commerciale qui sort du cadre de cet article, mais c'est la raison pour laquelle beaucoup d'entreprises sous-estiment systématiquement le délai.
Différence entre un accord contractuel et une livraison effective
Un contrat qui dit que le fournisseur fournit des données n'est pas la même chose que des données qui arrivent réellement. Ce qui se passe si un fournisseur ne fournit pas de données malgré un accord contractuel est décrit dans un autre article sur cette plateforme ; pour le délai du contrat lui-même, ce qui est pertinent est qu'un bon accord sur le papier ne dit rien sur la rapidité avec laquelle la pratique suit.
Les contrats existants qui règlent déjà quelque chose
Certaines entreprises ont déjà des dispositions dans les accords de livraison existants concernant la documentation de qualité, les certificats ou les informations sur les produits. Il est alors souvent plus rapide d'étendre cette disposition existante que d'introduire une nouvelle clause, car le fournisseur est déjà habitué à ce type d'obligation. Lors de l'examen de ce qui figure déjà dans vos contrats actuels, il est utile de d'abord clarifier précisément ce que vous-même devez enregistrer selon les nouvelles règles ; la base de connaissances avec explications par sujet fournit un aperçu par situation.
Comment vous pouvez déjà commencer, même sans date fixe
Parce que l'acte délégué n'a pas encore été publié, il n'y a pas de délai légal à respecter. Cela ne signifie pas que l'attente est la seule option. Les contrats sont de toute façon renouvelés périodiquement, par exemple à chaque nouvelle saison ou avec un nouveau fournisseur. C'est le moment idéal pour inclure relativement bon marché une clause concernant la fourniture de données produit, sans que vous ayez besoin de savoir exactement quel champ de données sera obligatoire par la suite. Une vérification rapide via le scan gratuit qui montre en quelques questions où vous en êtes approximativement vous donne une première orientation sur ce qui est pertinent pour vos produits.
Convergence avec d'autres accords contractuels
Chez de nombreuses entreprises, les contrats d'approvisionnement s'accompagnent déjà d'accords sur la sécurité des produits ou, dans les grandes chaînes, d'accords de traitement conformément au RGPD. Il est souvent plus efficace d'inclure un ajout pour le passeport textile dans le même processus qu'une révision prévue de ces contrats existants, plutôt que de lancer un processus séparé. Pour le contenu précis d'une clause contractuelle et pour ce qui peut ou non être exigé vis-à-vis d'un fournisseur, un conseil juridique est recommandé ; cet article décrit uniquement le délai, non le texte correct.
Voulez-vous d'abord vérifier si cela s'applique à vos produits et à votre mode d'approvisionnement, avant d'investir du temps dans l'adaptation des contrats ? Le scan rapide gratuit donne une première indication, et l'aperçu des questions fréquemment posées répond aux questions pratiques les plus fréquemment posées sans que vous ayez besoin d'un compte.