Es gibt keine festgelegte Frist für die Anpassung von Einkaufsverträgen an das Textilproduktpass, und das kann auch nicht so sein, weil das Datum, an dem die Verpflichtung in Kraft tritt, noch nicht feststeht. Was sich aber sagen lässt: Die Anpassung eines Mustervertrags dauert meist einige Wochen, vom ersten Entwurf bis zur unterzeichneten Fassung. Die Zustimmung aller Ihrer Lieferanten zu diesen geänderten Bedingungen dauert oft viel länger, manchmal Monate, weil jeder Lieferant separat reagieren, verhandeln oder einfach untätig bleiben muss.
Der Unterschied zwischen diesen beiden Durchlaufzeiten ist genau der Punkt, bei dem sich viele Unternehmen verkalkulieren. Das Schreiben einer Bestimmung über die Datenlieferung ist der leichte Teil. Die Unterschrift eines Lieferanten in einem anderen Land, mit einer anderen Sprache und einer anderen Verhandlungsposition zu erhalten, ist der Teil, der die Planung in der Praxis bestimmt.
Was die Durchlaufzeit bestimmt
Der wichtigste Faktor ist die Anzahl der Lieferanten, mit denen Sie arbeiten, und wie Ihre Beziehung zu ihnen aufgebaut ist. Ein Unternehmen mit drei festen Lieferanten, mit denen bereits seit Jahren zusammengearbeitet wird, regelt eine Vertragserweiterung in der Regel schneller als ein Unternehmen, das über einen Großhändler oder Vertreter einkauft und selbst kaum direkten Kontakt mit dem Hersteller hat.
Es spielt auch eine Rolle, ob Sie bereits einen Mustervertrag oder allgemeine Einkaufsbedingungen haben, die Sie ergänzen können, oder ob Sie mit jedem Lieferanten separat eine Regelung treffen müssen. Und es macht einen Unterschied, ob die Anpassung einseitig erfolgen kann (beispielsweise durch ein Zusatzprotokoll, das der Lieferant nur unterzeichnen muss) oder ob wirklich über den Inhalt verhandelt wird, zum Beispiel über die Haftung, falls sich Daten als falsch herausstellen.
Wo es in der Praxis häufig hakt
Lieferanten, die nicht reagieren
Einen geänderten Vertrag zu versenden ist ein Schritt, eine Antwort zu erhalten ein anderer. Besonders bei kleineren Lieferanten oder Lieferanten außerhalb der EU dauert es oft Wochen, bis eine Antwort kommt, und manchmal kommt überhaupt keine Antwort. Was ein Unternehmen dann tut, ist unterschiedlich: Einige warten, andere suchen einen anderen Lieferanten für zukünftige Bestellungen. Das ist eine unternehmerische Entscheidung, die außerhalb des Rahmens dieses Artikels liegt, aber es ist der Grund, warum viele Unternehmen die Durchlaufzeit systematisch unterschätzen.
Unterschied zwischen vertraglicher Vereinbarung und tatsächlicher Lieferung
Ein Vertrag, der besagt, dass der Lieferant Daten liefert, ist nicht dasselbe wie Daten, die tatsächlich ankommen. Was passiert, wenn ein Lieferant trotz vertraglicher Vereinbarung keine Daten liefert, wird in einem anderen Artikel auf dieser Plattform beschrieben; für die Durchlaufzeit des Vertrags selbst ist relevant, dass eine gute schriftliche Vereinbarung nichts über die Geschwindigkeit der Umsetzung in der Praxis aussagt.
Bestehende Verträge, die bereits etwas regeln
Einige Unternehmen haben in bestehenden Lieferverträgen bereits Bestimmungen über Qualitätsdokumentation, Zertifikate oder Produktinformationen. Es ist dann oft schneller, diese bestehende Bestimmung zu erweitern, als eine neue Klausel einzuführen, weil der Lieferant bereits mit dieser Art von Verpflichtung vertraut ist. Bei der Überprüfung dessen, was bereits in Ihren aktuellen Verträgen steht, hilft es zunächst zu klären, was Sie selbst unter den neuen Regeln genau dokumentieren müssen; der Wissensdatenbank mit Erläuterungen pro Thema bietet dafür einen Überblick pro Situation.
Wie Sie jetzt schon anfangen können, auch ohne feststehendes Datum
Weil die delegierte Handlung noch nicht veröffentlicht worden ist, gibt es keine gesetzliche Frist, auf die hinzuarbeiten ist. Das bedeutet nicht, dass Warten die einzige Möglichkeit ist. Verträge werden ohnehin regelmäßig erneuert, beispielsweise bei einer neuen Saison oder einem neuen Lieferanten. Es ist in diesem Moment relativ kostengünstig, bereits eine Bestimmung aufzunehmen, die sich auf die Bereitstellung von Produktdaten bezieht, ohne dass Sie bereits wissen müssen, welches genaue Datenfeld später verpflichtend wird. Eine kurze Überprüfung über den kostenlosen Scan, der in ein paar Fragen zeigt, wo Sie ungefähr stehen gibt eine erste Orientierung dafür, was für Ihre Produkte relevant ist.
Überschneidung mit anderen vertraglichen Vereinbarungen
Bei vielen Unternehmen laufen Lieferverträge bereits parallel zu Vereinbarungen über Produktsicherheit oder, bei größeren Ketten, zu Verarbeitungsvereinbarungen im Rahmen der DSGVO. Es ist häufig effizienter, eine Ergänzung für das Textilproduktpass in dasselbe Verfahren aufzunehmen wie eine geplante Überprüfung dieser bestehenden Verträge, als ein separates Verfahren einzuleiten. Für den genauen Inhalt einer Vertragsbestimmung und dafür, was gegenüber einem Lieferanten durchsetzbar ist und was nicht, wird rechtliche Beratung empfohlen; dieser Artikel beschreibt nur die Durchlaufzeit, nicht den richtigen Text.
Möchten Sie zunächst prüfen, ob dies für Ihre Produkte und Ihre Einkaufsweise relevant ist, bevor Sie Zeit in die Anpassung von Verträgen investieren? Der kostenlose Quick-Scan bietet einen ersten Anhaltspunkt, und die Übersicht mit häufig gestellten Fragen beantwortet die häufigsten praktischen Fragen, ohne dass Sie dafür ein Konto benötigen.