Ne postoji fiksni rok za prilagodbu ugovora o nabavi tekstilnom pasošu, niti može postojati, jer datum početka obveze još nije utvrđen. Ono što se može reći: prilagodba jednog modelnog ugovora obično traje nekoliko tjedana, od prvog nacrta do potpisane verzije. Dobivanje suglasnosti svih vaših dobavljača na te prilagođene uvjete često traje mnogo duže, ponekad mjesecima, jer svaki dobavljač mora posebno reagirati, pregovarati ili jednostavno ne učini ništa.
Razlika između ta dva vremenskog okvira upravo je mjesto gdje se mnoga poduzeća preračunaju. Pisanje odredbe o dostavi podataka je lak dio. Dobivanje potpisa dobavljača iz druge zemlje, sa drugim jezikom i drugačijom pregovaračkom pozicijom, je dio koji u praksi određuje raspored.
Što određuje vrijeme trajanja
Najveća je čimbenik broj dobavljača s kojima radite i kako su vaši odnosi strukturirani. Poduzeće s tri stalna dobavljača s kojima se surađuje godinama obično brže ugovori dopunu ugovora od poduzeća koje nabavlja kroz trgovca na veleprodaju ili agenta i samo malo ima direktnog kontakta s proizvođačem.
Također je važno jesu li već imate standardni ugovor ili opće uvjete nabave koje možete dopuniti, ili trebate zasebnu dogovor sa svakim dobavljačem. I važno je je li prilagodba moguća jednostrano (na primjer, preko dodatka koji dobavljač samo trebas potpisati) ili se stvarno pregovara o sadržaju, na primjer o tome tko je odgovoran ako se podaci pokažu netočnima.
Gdje se u praksi često javaljaju problemi
Dobavljači koji ne odgovaraju
Slanje prilagođenog ugovora je jedan korak, dobivanje odgovora je drugi. Osobito kod manjih dobavljača ili dobavljača izvan EU često trebaju tjedni dok se ne dobije odgovor, a ponekad odgovor uopće ne stigne. Ono što tada poduzeće učini razlikuje se: neki čekaju, drugi traže drugog dobavljača za buduće narudžbe. To je poslovnadodluka koja je van dosega ovog članka, ali upravo je to razlog zašto mnoga poduzeća sistematski podcjenjuju vremenski okvir.
Razlika između ugovorne dogovorbe i činjeničke dostave
Ugovor koji kaže da će dobavljač dostaviti podatke nije isto što i podaci koji se zaista primaju. Ono što se događa ako dobavljač unatoč ugovorenoj dogovorbi ne dostavi podatke, opisano je u drugom članku na ovoj platformi; za vremenski okvir samog ugovora važno je da je dobra pisana dogovorba ništa ne govori o tome kako brzo praktika slijedi.
Postojeći ugovori koji već nešto reguliraju
Neka poduzeća u postojećim ugovorima o dobavi već imaju odredbe o kvalitetnoj dokumentaciji, certifikatima ili informacijama o proizvodima. Tada je često brže proširiti tu postojeću odredbu nego uvesti novu klauzulu, jer je dobavljač već navikao na tu vrstu obveze. Pri utvrđivanju što već postoji u vašim trenutnim ugovorima, korisno je prvo da na jasan način odredite što sami trebate zabilježiti prema novim pravilima; bazi znanja s objašnjenjima po temama daje pregled po situaciji.
Kako sada možete početi, čak i bez fiksnog datuma
Budući da delegirana uredba još nije objavljena, ne postoji zakonski rok prema kojem treba raditi. To ne znači da čekanje je jedina opcija. Ugovori se ionako redovito obnavljaju, na primjer s novom sezonom ili novim dobavljačem. U tom trenutku je relativno jeftino uključiti odredbu o pružanju podataka o proizvodima, bez da još trebate znati koji će točno podaci biti obavezni. Kratka provjera putem besplatnog skena koji u nekoliko pitanja pokazuje gdje se otprilike nalazite daje početnu smjernice za ono što je relevantno za vaše proizvode.
Poklapanje s drugim ugovornim dogovorima
U većini tvrtki ugovori o isporuci već rade paralelno s dogovorima o sigurnosti proizvoda ili, kod većih lanca, s ugovorima o obradi u okviru GDPR-a. Često je učinkovitije dodati textiln paspoort u isti postupak kao planiranu reviziju tih postojećih ugovora, nego pokrenuti poseban postupak. Za točnu sadržaj ugovorne odredbe i za ono što je ili nije primjenjivo prema dobavljaču, preporučuje se pravna savjet; ovaj članak opisuje samo vrijeme trajanja, a ne ispravan tekst.
Prvo želite vidjeti je li to relevantno za vaše proizvode i vaš način nabavke, prije nego što vrijeme uložite u prilagodbu ugovora? Besplatan quick-scan daje prvu indikaciju, i pregled često postavljanih pitanja odgovara na najčešće postavljena praktična pitanja bez da trebate račun.