Non esiste un termine fisso per adattare i contratti di acquisto al passaporto tessile, e non potrebbe esistere, perché la data in cui l'obbligo entra in vigore non è ancora stabilita. Ciò che si può dire è: adattare un modello di contratto di solito richiede alcune settimane, dal primo concetto fino alla versione firmata. Ottenere l'approvazione di tutti i vostri fornitori su quelle condizioni adattate spesso richiede molto più tempo, a volte mesi, perché ogni fornitore deve rispondere separatamente, negoziare o semplicemente non fare nulla.
La differenza tra questi due tempi di elaborazione è proprio quella su cui molte aziende commettono errori di valutazione. Scrivere una disposizione sulla fornitura di dati è la parte facile. Ottenere la firma di un fornitore in un altro paese, con una lingua diversa e una diversa posizione negoziale, è la parte che nella pratica determina la pianificazione.
Cosa determina la durata del progetto
Il fattore più importante è il numero di fornitori con cui lavorate e come è strutturata la vostra relazione con loro. Un'azienda che lavora con tre fornitori fissi da molti anni di solito risolve un'integrazione del contratto più rapidamente di un'azienda che acquista tramite un grossista o un agente e ha scarso contatto diretto con il produttore.
Ha importanza anche se possedete già un modello di contratto o condizioni generali di acquisto che potete integrare, o se dovete concordare una regolamentazione separatamente per ogni fornitore. E fa differenza se l'adattamento può essere unilaterale (ad esempio tramite un'integrazione che il fornitore deve solo firmare) o se viene realmente negoziato il contenuto, ad esempio riguardo a chi è responsabile se i dati risultano inesatti.
Dove nella pratica si inceppa spesso
Fornitori che non rispondono
Inviare un contratto adattato è un passaggio, ricevere una risposta è un altro. Soprattutto con i fornitori più piccoli o i fornitori al di fuori dell'UE, spesso passano settimane prima di ricevere una risposta, e talvolta la risposta non arriva affatto. Ciò che fa un'azienda in questo caso varia: alcuni attendono, altri cercano un fornitore diverso per gli ordini futuri. Questa è una decisione imprenditoriale che esula dall'ambito di questo articolo, ma è il motivo per cui molte aziende sottovalutano sistematicamente il tempo di elaborazione.
Differenza tra un accordo contrattuale e la fornitura effettiva
Un contratto che prevede che il fornitore fornisca dati non è la stessa cosa di dati che arrivano effettivamente. Ciò che accade se un fornitore non fornisce dati nonostante un accordo contrattuale è descritto in un altro articolo su questa piattaforma; per il tempo di elaborazione del contratto stesso è rilevante che un buon accordo su carta non dice nulla su quanto velocemente la pratica seguirà.
Contratti esistenti che già regolamentano qualcosa
Alcuni'aziende hanno già disposizioni nei loro accordi di fornitura esistenti riguardanti la documentazione di qualità, i certificati o le informazioni sul prodotto. In questo caso è spesso più veloce estendere quella disposizione esistente piuttosto che introdurre una nuova clausola, perché il fornitore è già abituato a quel tipo di obbligo. Nel verificare ciò che è già presente nei vostri contratti attuali, è utile prima avere chiaro ciò che voi stessi dovete registrare secondo le nuove regole; la banca dati con spiegazioni per argomento fornisce una panoramica per ogni situazione.
Come potete iniziare fin da ora, anche senza una data fissa
Poiché l'atto delegato non è ancora stato pubblicato, non esiste una scadenza legale a cui fare riferimento. Ciò non significa che l'attesa sia l'unica opzione. I contratti vengono comunque rinnovati periodicamente, ad esempio con una nuova stagione o un nuovo fornitore. In quel momento è relativamente economico includere già una disposizione sul fornimento dei dati del prodotto, senza che abbiate già bisogno di sapere quale campo dati esatto diventerà obbligatorio. Un breve controllo tramite la scansione gratuita che in poche domande mostra dove vi trovate approssimativamente fornisce una prima indicazione di ciò che è rilevante per i vostri prodotti.
Sovrapposizione con altri accordi contrattuali
In molte aziende gli accordi di fornitura corrono già in parallelo con accordi sulla sicurezza dei prodotti o, nelle catene più grandi, con accordi di trattamento nel quadro del RGPD. Spesso è più efficiente includere un supplemento per il passaporto tessile nello stesso processo di una revisione pianificata di questi contratti esistenti, piuttosto che avviare un processo separato. Per il contenuto preciso di una disposizione contrattuale e per ciò che è e non è esigibile nei confronti di un fornitore, si consiglia una consulenza legale; questo articolo descrive solo i tempi di esecuzione, non il testo corretto.
Desiderate prima vedere se questo è rilevante per i vostri prodotti e il vostro modo di acquistare, prima di dedicare tempo all'adattamento dei contratti? La scansione rapida gratuita fornisce una prima indicazione, e elenco delle domande frequenti risponde alle domande pratiche più frequenti senza che abbiate bisogno di un account.