Ako priradím každému produktu jedinečný identifikačný kód?

Čo konkrétne musíte urobiť

Čo sa od vás očakáva

Každý produkt dostane vlastný jedinečný identifikačný kód

Článok 12 nariadenia ESPR (Nariadenie (EÚ) 2024/1781) stanovuje, že produkt, pre ktorý je povinné digitálne produktové pasporte, musí mať jedinečný identifikačný kód. Tento kód odlišuje produkt od všetkých ostatných produktov a nadväzuje spojenie so správnymi údajmi digitálneho produktového pasportu. Pre obliekačnícku firmu to znamená, že jedinečný kód nie je niečo, čo sa pridá neskôr, ale stáva sa súčasťou spôsobu, ako sa produkt vytvára: v momente, keď sa článok dostane do systému, vznikne aj kód, ktorý daný článok identifikuje po celú dobu jeho životnosti.

Kód musí byť v súlade s uznanými systémami

Článok 12 odkazuje na systémy identifikácie, ktoré sa už používajú alebo uznávajú na medzinárodnej úrovni, takže kód nie je vlastným vymyslením značky, ale nadväzuje na štruktúru, ktorá je čitateľná a rozpoznateľná pre ostatných v reťazci — colníkov, dohľad nad trhom, obchodných partnerov. V praxi je toto pre mnohé obliekačnícke firmy moment, keď sa objavuje otázka, či existujúce číslo GS1 naň stačí alebo či je potrebné niečo dodatočné. Kto sa chce do tejto problematiky ponoriť, prečíta si viac o čo je GS1 Digital Link a či je to potrebné pre pasport produktu.

Kód musí identifikovať produkt a pasporte spoločne

Identifikačný kód nie je oddelený od samotného pasportu. Článok 11 nariadenia ESPR popisuje technické fungovanie digitálneho produktového pasportu a jedinečný kód je závesom medzi fyzickým produktom a digitálnymi údajmi, ktoré o ňom existujú. Pre firmu s 10 až 100 zamestnancami to znamená, že kód musí byť správny na minimálne dvoch miestach: vo vlastnom systéme, v ktorom bol článok vytvorený, a v nosičovi údajov, ktorý sa objavuje na samotnom kuse oblečenia. Ako sa nosič údajov dostane na kus oblečenia, je popísané na stránke o QR kóde na produkte.

Kód musí zostať jedinečný aj pri variantoch

Obliekačnícka kolekcia pozostáva zriedka z jedného jednoduchého článku: existujú veľkosti, farby, sezóny a niekedy materiálne varianty v rámci toho, čo sa komerčne predáva ako "jeden produkt". Povinnosť mať jedinečný kód priamo súvisí s otázkou, či každý variant potrebuje svoj vlastný kód — a teda svoj vlastný pasporte. To je presne to, na čom sa mnohé firmy zaseknú, a spôsob, akým sa to vyrieši, určuje, koľko administratívy vznikne. Viac o tom nájdete na stránke, ktorá sa zaoberá tým, či každá veľkosť a farba dostane vlastný digitálny produktový pasporte.

Kód musí zostať spojený s pasportom tak dlho, ako je to potrebné

Jedinečný kód, ktorý je dnes správny, ale o tri roky nie je možné ho nájsť, nespĺňa účel článku 12. Kód musí zostať dohľadateľný na príslušný pasporte počas príslušného obdobia. To súvisí s otázkami o tom, ako dlho pasporte zostane dostupný a čo sa s ním stane pri zmenách v podnikaní — témy, ktoré sa riešia samostatne, ale ktoré v praxi začínajú konzistentným kódom, ktorý si nezmenil formu ani systém v polovici cesty.

Kde sa to v praxi pokazí

Bežná situácia je, že firma používa interný číslo článku, ktoré perfektne funguje pre vlastnú správu zásob, ale ktoré sa nezhoduje so systémom, ktorý je externe rozpoznateľný. Interné číslo je potom dve rôzne oddelenia vyplnené mierne iným spôsobom a kód stratí svoju funkciu ako jedinečná identifikácia, len čo existuje pochybnosť o tom, ktorá verzia je správna.

Druhá situácia vzniká pri private labeli: dovozca nechá rovnakú obliekačnícku líniu vyrobiť u viacerých výrobcov a každý výrobca generuje svoju vlastnú numeráciu. Bez dohody o tom, kto kód prideľuje a ako sa prenáša, dostane rovnaký produkt dva rôzne kódy, alebo horšie, dva rôzne produkty dostanú rovnaký kód.

Tretia situácia vzniká pri sezónnych kolekciách: odevný kus, ktorý sa minulý rok nazýval "model A, farba modrá", sa tento rok vracia s malou úpravou a dostáva interne rovnaké číslo položky, pretože je to "v podstate rovnaký produkt". Pre vlastný katalóg je to logické, ale pre identifikačný kód potom vzniká nejasnosť o tom, ktorý pas patrí ku ktorej fyzickej verzii.

Štvrtá situácia je taká, že kód sa síce vytvorí správne, ale nikde mimo systému ERP sa nezaznamenáva, ako sa vytvoril. Keď osoba, ktorá spravovala číslovanie, opustí spoločnosť, zaniká vedomie o logike za kódom a stáva sa ťažké numerovať nové produkty konzistentne.

Piata situácia vzniká pri prepojení s existujúcimi systémami: spoločnosť chce, aby sa identifikačný kód generoval automaticky z systému ERP, ale vopred neurčila, ktoré pole je pre to zdrojom, čo má za následok, že sa kód zmení pri aktualizácii systému, zatiaľ čo pas je už publikovaný. Ako sa prepojenie s existujúcim systémom dá takto nastaviť, je opísané na stránke o prepojení digitálneho produktového pasu na systém ERP alebo systém zásob.

Čo si môžete zaznamenať

• Prehľad toho, ktorý identifikačný systém sa používa pre jedinečný kód (napríklad štruktúra GS1) a prečo bolo toto systému dané prednosť.
• Interná dohoda o tom, kto je v rámci spoločnosti oprávnený prideľovať nové kódy a v ktorom momente výrobného procesu sa to vyskytuje.
• Dokument, ktorý zaznamenáva, ako sa narábá s variantmi: ktoré rozdiely v rozmeroch, farbe alebo sezóne vedú k novému kódu a ktoré nie.
• Pri spolupráci s externými výrobcami alebo partnermi private label: písomná dohoda o tom, kto kód pridelí a ako sa prenáša do dovozcu alebo značky.
• Technický popis toho, ako sa kód generuje z vlastného systému ERP alebo systému zásob, vrátane zdrojového poľa a prípadných validačných pravidiel.
• Záznamy vydaných kódov, aby sa v prípade pochybností mohlo skontrolovať, ktorý kód bol pridelený ktorému produktu a ktorému obdobiu výroby.