Как дам на всеки продукт уникален идентификационен код?

Какво точно трябва да направите

Какво се очаква от вас

Всеки продукт получава своя собствена уникална идентификационна кодекс

Член 12 на ESPR (Регламент (ЕС) 2024/1781) предвижда, че продукт, за който е задължително цифрово продуктово досие, трябва да получи уникална идентификационна кодекс. Този кодекс разграничава продукта от всички други продукти и установява връзката с правилните данни на продуктовото досие. За облекловна компания това означава, че уникалният кодекс не е нещо, което се добавя постфактум, а става част от начина, по който се създава продукт: в момента, в който артикул попадне в системата, се генерира и кодексът, който идентифицира този артикул през целия му жизнен цикъл.

Кодексът трябва да е в съответствие с признати системи

Член 12 се позовава на идентификационни системи, които вече се използват или признават на международно ниво, така че кодексът не е собствено измисъл на един бранд, а е в съответствие със структура, която е четима и позната за други в верига — митници, пазарен надзор, търговски партньори. На практика това е за много облекловни компании моментът, в който възниква въпросът дали съществуващ GS1 номер за това е достатъчен или е необходимо нещо допълнително. Тези, които желаят да се задълбочат в това, могат да прочетат повече за какво е GS1 Digital Link и дали е необходимо за продуктовия паспорт.

Кодексът трябва да идентифицира едновременно продукта и досието

Идентификационният кодекс не стои отделно от самото досие. Член 11 на ESPR описва техническото функциониране на цифровото продуктово досие, и уникалният кодекс е мостът между физическия продукт и цифровите данни, които съществуват за него. За компания с 10 до 100 служители това означава, че кодексът трябва да е верен поне на два места: в собствената система, в която е създаден артикулът, и в носителя на данни, който се появява на облекловния предмет. Как този носител на данни попадна на облекловния предмет, е описано на страницата за QR кода на продукта.

Кодексът трябва да остане уникален, дори при варианти

Облекловна колекция редко се състои от един прост артикул: има размери, цветове, сезони и понякога вариации на материала в това, което търговски се продава като "един продукт". Задължението за уникален кодекс директно се отнася към въпроса дали всеки вариант нуждае собствен кодекс — и с това собствено досие. Именно това е местото, където много компании попадат в затруднение, и начинът, по който се решава, определя колко administrativa се генерира. Повече информация по този въпрос е на страницата, която разглежда дали всеки размер и цвят получава собствено продуктово досие.

Кодексът трябва да остане свързан с досието, докато е необходимо

Уникален кодекс, който днес е верен, но не може да бъде намерен след три години, не отговаря на целта на член 12. Кодексът трябва да остане проследим през съответния период към свързаното досие. Това се отнася към въпроси относно това колко дълго остава достъпно едно досие и какво се случва с него при промени в компанията — теми, които се разглеждат отделно, но които на практика започват с последователен кодекс, който не се променя по форма или система по средата на пътя.

Когато нещата не вървят на практика

Често срещана ситуация е, че компания използва вътрешен артикулен номер, който работи добре за собствената администрация на запасите, но който не е в съответствие със система, която е външно позната. Вътрешният номер се попълва след това от две различни отдела по немного различен начин, и кодексът тегли своята функция като уникална идентификация, щом съществува съмнение относно коя версия е правилната.

Втора ситуация се появява при частна марка: един импортьор поръчва същата облекловна линия от няколко производители и всеки производител генерира своя собствена номерация. Без договорка относно това кой присвоява кодекса и как той се предава, същият продукт получава два различни кодекса, или още по-лошо, два различни продукта получават един и същи кодекс.

Трета ситуация възниква при сезонните колекции: дрес, който миналата година се называше "модел A, цвят син", се връща тази година с незначителна адаптация и получава вътрешно същия артикулен номер, защото е "в основата същия продукт". За собствения каталог това е логично, но за кода за идентификация възниква неясност относно кое пътеводител съответства на коя физическа версия.

Четвърта ситуация е, когато кодът се създава правилно, но начина на неговото създаване не се документира никъде извън ERP системата. Когато лицето, което управляваше номериране, напусне компанията, знанието за логиката зад кода се губи и става трудно да продължат да номерират новите продукти последователно.

Пета ситуация възниква при свързване със съществуващи системи: компания желае кодът за идентификация да се генерира автоматично от ERP системата, но не е предварително определила кое поле ще бъде източник, което води до това, че кодът се променя при актуализиране на системата, докато пътеводителят вече е публикуван. Как може да се организира такова свързване със съществуваща система е описано на страницата за свързване на продуктовия пътеводител към ERP- или система за управление на запасите.

Какво можете да документирате

• Преглед на кой система за идентификация се използва за уникалния код (например GS1 структура) и защо е избрана именно тази система.
• Вътрешно споразумение относно това кой в компанията е упълномощен да присвоява нови кодове и в кой момент от процеса на производство се осъществява това.
• Документ, който определя как се обработват вариантите: кои разлики в размер, цвят или сезон водят до нов код и кои не.
• При сътрудничество с външни производители или партньори за private label: писмено споразумение относно това кой присвоява кода и как той се предава на importьра или марката.
• Техническо описание на начина, по който кодът се генерира от собствената ERP- или система за управление на запасите, включително исходното поле и всички валидационни правила.
• Регистър на издадените кодове, така че в случай на съмнение да може да се провери кой код е присвоен на кой продукт и на кой производствен период.