Wat is het register van digitale productpaspoorten en wat moet ik daarin zetten?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Het register van digitale productpaspoorten is een centraal Europees systeem waarin bepaalde gegevens over elk productpaspoort worden opgeslagen, los van waar het paspoort zelf gehost wordt. Artikel 13 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft dit register, en artikel 14 beschrijft het webportaal waarmee toezichthouders en andere partijen die gegevens kunnen raadplegen. Het paspoort zelf blijft bij de hosting van de fabrikant of importoeur — of, in het geval van texpas.eu, bij ons als hostingpartij — maar een deel van de identificerende gegevens wordt ook naar het register gestuurd.

Registratie van de basisgegevens per product

Voor elk product waarvoor een digitaal productpaspoort verplicht is, wordt een set gegevens geregistreerd: onder meer de unieke identificatiecode van het product, en verwijzingen naar waar het paspoort te vinden is. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat de registratie niet los staat van de manier waarop producten worden geïdentificeerd. Een product zonder unieke identificatiecode kan niet correct in het register worden opgenomen, dus die identificatie is een randvoorwaarde die eerder in het proces al op orde moet zijn.

Zorgen dat de registratiegegevens actueel blijven

Het register is geen momentopname bij lancering van een product. Zolang het paspoort bestaat, horen de gegevens in het register overeen te komen met de werkelijkheid: welk paspoort bij welk product hoort, en waar dat paspoort te raadplegen is. Voor een bedrijf betekent dit dat wijzigingen — een andere hostingpartij, een aangepaste locatie van het paspoort, of het stopzetten van een productlijn — ook gevolgen hebben voor wat er in het register staat. Dit raakt direct aan de vraag hoe lang een productpaspoort beschikbaar moet blijven, want een registratie die niet meer klopt met de praktijk is op zichzelf al een probleem, los van de vraag of het paspoort nog bereikbaar is.

Zorgen dat het paspoort vindbaar is via het webportaal

Artikel 14 van de ESPR beschrijft een webportaal waarmee gegevens uit productpaspoorten kunnen worden geraadpleegd. Voor een bedrijf betekent dit dat het paspoort niet alleen via de eigen QR-code op het product bereikbaar moet zijn, maar dat de onderliggende gegevens ook op een manier zijn ontsloten die aansluit op wat dit portaal verwacht. Dat is een andere invalshoek dan de vraag hoe de QR-code op het product terechtkomt: de QR-code is de toegang voor de consument in de winkel, het register en het portaal zijn de toegang voor toezicht en voor de markt als geheel.

Consistentie tussen registratie en de gegevens in het paspoort zelf

Wat er in het register staat, hoort logisch aan te sluiten op wat er in het paspoort zelf te lezen is. Een productcode die in het register anders wordt geschreven dan in het paspoort, of een paspoort-URL die niet meer klopt, levert een mismatch op die door een toezichthouder wordt opgemerkt zodra die het portaal raadpleegt. Voor bedrijven die met meerdere systemen werken — een ERP-pakket voor voorraad, een apart systeem voor productdata — is dit een punt waar afstemming nodig is, iets wat ook terugkomt bij de vraag of het productpaspoort gekoppeld kan worden aan een bestaand ERP- of voorraadsysteem.

Waar het misgaat in de praktijk

Een veelvoorkomende situatie is dat een bedrijf de identificatiecode van een product op een later moment wijzigt — bijvoorbeeld bij een interne opschoning van artikelnummers — zonder dat deze wijziging wordt doorgevoerd in de registratiegegevens. Het gevolg is dat het paspoort in de praktijk nog bestaat en klopt, maar niet meer terug te vinden is via de gegevens die in het register staan.

Een tweede situatie doet zich voor bij een overstap naar een andere hostingpartij voor het productpaspoort. De inhoud van het paspoort verhuist mee, maar de locatie waar het te vinden is verandert. Als de registratiegegevens niet mee worden aangepast, verwijst het register naar een adres dat niet meer bestaat.

Een derde situatie ontstaat bij varianten binnen een collectie. Wanneer een bedrijf ervan uitgaat dat één registratie voldoende is voor een hele productlijn, terwijl elke maat en kleur eigenlijk een eigen paspoort nodig heeft, ontbreekt een deel van de registraties die er wel had moeten zijn.

Een vierde situatie is een fout die pas na publicatie wordt ontdekt — een verkeerd ingevoerde identificatiecode, of een paspoort dat aan het verkeerde product is gekoppeld. Bedrijven twijfelen dan vaak of aanpassing nog mogelijk is en of dat ook in de registratie moet worden doorgevoerd; dit hangt samen met de vraag of een fout in een gepubliceerd paspoort nog aan te passen is.

Een vijfde situatie speelt bij bedrijfsbeëindiging of overname. Een productpaspoort en de bijbehorende registratie zijn niet automatisch gekoppeld aan het voortbestaan van het bedrijf dat ze heeft aangemaakt, en onduidelijkheid hierover ontstaat vaak pas op het moment dat de vraag zich al aandient, terwijl dit onderwerp raakt aan wat er beschreven staat over wat er met het productpaspoort gebeurt als een bedrijf stopt.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht van welke identificatiecode bij welk product en welke variant hoort, inclusief het moment waarop deze codes zijn aangemaakt of gewijzigd.
• Een intern proces dat vastlegt wie verantwoordelijk is voor het doorvoeren van wijzigingen in de registratiegegevens, zodra een product, een hostinglocatie of een bedrijfsstructuur verandert.
• Een logboek van aanpassingen aan gepubliceerde paspoorten, met datum en reden van de wijziging.
• Afspraken met de hostingpartij van het paspoort over wie de registratiegegevens actueel houdt, en binnen welk proces dat gebeurt.
• Een overzicht van producten met meerdere paspoorten, voor zover van toepassing, zodat duidelijk is welke registratie bij welk paspoort hoort — relevant wanneer een product meerdere paspoorten nodig heeft die op elkaar aansluiten.