Krijgt elke maat en kleur een eigen productpaspoort?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een collectie bestaat meestal uit één model in meerdere maten en kleuren. De vraag of elke variant een eigen paspoort krijgt, draait in de kern om artikel 12 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781), over de unieke identificatiecode, en artikel 11 van de ESPR, over het technisch ontwerp van het paspoort. Die twee artikelen bepalen samen hoe fijnmazig een paspoort moet worden toegekend.

Elk product met eigen kenmerken krijgt een eigen identificatiecode

Artikel 12 van de ESPR schrijft voor dat een product te identificeren moet zijn via een unieke identificatiecode, die zelf weer koppelt aan het paspoort. Een maat M in de kleur zwart is, gelet op materiaal, samenstelling of andere gereguleerde kenmerken, niet automatisch identiek aan een maat L in de kleur wit. Voor een bedrijf met 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat het toekennen van codes niet een eenmalige actie per collectie is, maar een terugkerende taak per variant die daadwerkelijk verschilt in de gegevens die het paspoort moet tonen. Hoe die code precies wordt opgebouwd en toegekend, staat beschreven op de pagina over hoe u elk product een unieke identificatiecode geeft.

Het paspoort mag op productgroep- of modelniveau gedeeld gegevens bevatten

Artikel 11 van de ESPR laat ruimte voor een technische opzet waarin een paspoort verwijst naar gegevens die voor een hele groep producten gelden, zolang de unieke identificatiecode van het individuele product herkenbaar blijft. Dat is relevant voor collecties: een deel van de informatie — vezelsamenstelling, wasinstructie, land van productie — is voor maat S en maat XL vaak identisel, terwijl andere gegevens, zoals een batchnummer, per variant kunnen verschillen. Voor een bedrijf betekent dit dat de vraag niet is "één paspoort per product of één voor de hele collectie", maar welke gegevens op welk niveau worden vastgelegd en herbruikt.

De koppeling tussen variant en paspoort moet kloppen bij het scannen

Wat de klant scant, moet uitkomen bij het paspoort dat bij dat specifieke exemplaar hoort. Dat raakt aan hoe de QR-code op het kledingstuk terechtkomt en welke code daarachter zit. Bedrijven die met een extern platform werken, geven doorgaans per variant de juiste gegevens door, zodat de datadrager niet per ongeluk naar de verkeerde maat of kleur verwijst. Meer over die stap staat op de pagina over hoe de QR-code voor het productpaspoort op kleding en textiel komt.

Waar het misgaat in de praktijk

Een veelvoorkomende situatie is dat een collectie met tien kleuren en zes maten in de praktijk als "één product" wordt behandeld, met één code voor alles. Zodra een klant een specifiek exemplaar scant en de getoonde samenstelling niet overeenkomt met het gedragen kledingstuk — bijvoorbeeld omdat een kleurvariant een ander weefsel heeft — ontstaat een discrepantie tussen wat het paspoort zegt en wat het product is.

Een tweede situatie is het achteraf toevoegen van een nieuwe maat of kleur aan een bestaande collectie, zonder dat er een nieuwe code en een nieuw of aangepast paspoort worden aangemaakt. De nieuwe variant deelt dan de code van een bestaande variant, wat verwarrend is zodra iemand de herkomst of samenstelling van precies dat exemplaar wil nagaan.

Een derde situatie speelt bij private label: verschillende importeurs laten hetzelfde basismodel produceren, elk onder een eigen merk en met kleine afwijkingen in stof of afwerking. Wanneer die importeurs de identificatiecodes van de fabrikant klakkeloos overnemen zonder ze te koppelen aan hun eigen merkgegevens, ontstaat het risico dat twee verschillende producten van twee verschillende bedrijven naar hetzelfde paspoort verwijzen.

Een vierde situatie is technisch van aard: een collectie wordt gekoppeld aan een ERP-systeem waarin varianten worden bijgehouden op SKU-niveau, maar de koppeling tussen SKU en paspoort-ID is niet consistent ingericht. Bij een systeemupdate of migratie raken sommige varianten dan hun koppeling kwijt of krijgen ze de code van een andere maat toegewezen. Wie deze koppeling wil beoordelen, vindt achtergrond op de pagina over het koppelen van het productpaspoort aan een eigen ERP- of voorraadsysteem.

Een vijfde situatie ontstaat bij collecties die na verloop van tijd worden uitgefaseerd: een maat of kleur wordt niet langer verkocht, maar het paspoort blijft nodig voor exemplaren die al bij de consument zijn. Wordt de variant dan per ongeluk als "verwijderd" behandeld in plaats van als "niet langer geproduceerd", dan verdwijnt toegang tot informatie die voor bestaande eigenaars nog relevant is.

Wat u kunt vastleggen

• Een variantenoverzicht per collectie, met per maat en kleur de unieke identificatiecode en een aanduiding welke gegevens gedeeld zijn met andere varianten en welke niet.
• Een vaste werkwijze voor het toekennen van codes bij nieuwe varianten, zodat een laat toegevoegde maat of kleur niet de code van een bestaande variant erft.
• Een overzicht van gedeelde versus variantspecifieke gegevens, bijvoorbeeld vezelsamenstelling als gedeeld gegeven en batch- of productienummer als variantspecifiek gegeven, aansluitend bij de opzet die artikel 11 van de ESPR toestaat.
• Afspraken met de fabrikant of importeur over wie de code toekent, vooral bij private label, zodat niet twee partijen onafhankelijk van elkaar codes uitgeven voor wat uiteindelijk hetzelfde of net een ander product is.
• Een controlemoment bij collectiewijzigingen, waarbij bij het toevoegen, wijzigen of uitfaseren van een variant wordt vastgelegd wat er met het bijbehorende paspoort gebeurt.
• Documentatie van de koppeling met het eigen systeem, zodat bij een systeemwissel of update te herleiden is welke SKU bij welke identificatiecode en welk paspoort hoort.

Wie twijfelt of een bepaalde variant al onder de regels valt, kan eerst nagaan of het onderliggende product zelf binnen de reikwijdte valt via de pagina over of het digitaal productpaspoort geldt voor specifieke kleding en textiel, voordat er tijd wordt gestoken in het per variant inrichten van codes en gegevens.