Hvordan giver jeg hvert produkt en entydig identifikationskode?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

Hvert produkt får sin egen unikke identifikationskode

Artikel 12 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) foreskriver, at et produkt, som et digitalt produktpas er obligatorisk for, skal have en unik identifikationskode. Denne kode adskiller produktet fra alle andre produkter og etablerer forbindelsen til de korrekte produktpasdata. For en tøjvirksomhed betyder det, at en unik kode ikke er noget, der tilføjes efterfølgende, men bliver en del af, hvordan et produkt skabes: i det øjeblik en artikel kommer ind i systemet, opstår også den kode, som identificerer denne artikel under hele dens levetid.

Koden skal være i overensstemmelse med anerkendte systemer

Artikel 12 henviser til identifikationssystemer, som allerede bliver brugt eller anerkendt internationalt, således at koden ikke er en virksomheds eget påfund, men svarer til en struktur, som er læsbar og genkendelig for andre i værdikæden — toldmyndigheder, markedstilsyn, handelspartnere. I praksis er dette for mange tøjvirksomheder det tidspunkt, hvor spørgsmålet opstår, om et eksisterende GS1-nummer er tilstrækkeligt til det formål, eller om der er behov for noget yderligere. Den, som ønsker at gå dybere ned i dette, kan læse mere om hvad GS1 Digital Link er, og om det er nødvendigt for produktpasportcertifikatet.

Koden skal identificere både produktet og pasporttet

Identifikationskoden står ikke isoleret fra selve pasporttet. Artikel 11 i ESPR beskriver den tekniske funktion af det digitale produktpas, og den unikke kode er hængslet mellem det fysiske produkt og de digitale data, som findes om det. For en virksomhed med 10 til 100 medarbeidere betyder det, at koden skal stemme mindst to steder: i virksomhedens eget system, hvor artiklen er skabt, og i databæreren, som vises på selve tøjet. Hvordan databæreren kommer på tøjet, er beskrevet på siden om QR-koden på produktet.

Koden skal forblive unik, også ved varianter

En tøjkollektion består sjældent af én simpel artikel: der er størrelser, farver, sæsoner og undertiden materialevarianter inden for hvad der kommercielt sælges som "ét produkt". Kravet om en unik kode berører direkte spørgsmålet om, hvorvidt hver variant skal have sin egen kode — og dermed sit eget produktpas. Det er præcis det, som mange virksomheder falder over, og den måde, hvorpå det løses, afgør, hvor meget administration der opstår. Mere herom findes på siden, som behandler, hvorvidt hver størrelse og farve får sit eget produktpas.

Koden skal forblive knyttet til pasporttet så længe, det er nødvendigt

En unik kode, som stemmer i dag, men som over tre år ikke kan spores tilbage til det tilhørende pasport, opfylder ikke formålet med artikel 12. Koden skal forblive sporbar til det tilhørende produktpas i den relevante periode. Dette vedrører spørgsmål om, hvor længe et produktpas forbliver tilgængeligt, og hvad der sker med det ved ændringer i virksomheden — emner, som behandles særskilt, men som i praksis begynder med en konsekvent kode, som ikke ændrer form eller system på midten.

Hvor det går galt i praksis

En almindelig situation er, at en virksomhed anvender et internt artikelnummer, som fungerer perfekt til virksomhedens egen lagerforvaltning, men som ikke svarer til et eksternt genkendelig system. Det interne nummer udfyldes derefter af to forskellige afdelinger på en lidt forskellig måde, og koden mister sin funktion som unik identifikation, så snart der er tvivl om, hvilken version der er den rigtige.

En anden situation opstår ved private label: en importør får den samme tøjlinje produceret hos flere fabrikanter, og hver fabrikant genererer sit eget nummereringssystem. Uden aftale om, hvem der tildeler koden, og hvordan den videregives, får det samme produkt to forskellige koder, eller værre, får to forskellige produkter den samme kode.

En tredje situation opstår ved sæsonsamlinger: et klædestykke, der sidste år hed "model A, farve blå", kommer tilbage i år med en lille tilpasning og får internt det samme artikelnummer, fordi det "i princippet er det samme produkt". For det eget katalog er det logisk, men for identifikationskoden opstår der så uklarhed om, hvilket paspoort der hører til hvilken fysisk version.

En fjerde situation er, at koden ganske vist bliver oprettet korrekt, men bliver ikke dokumenteret noget sted uden for ERP-systemet, hvordan den er fremkommet. Hvis den person, der administrerede nummereringen, forlader virksomheden, forsvinder kendskabet til logikken bag koden, og det bliver vanskeligt at blive ved med at nummerere nye produkter på en konsistent måde.

En femte situation opstår ved integration med eksisterende systemer: en virksomhed ønsker at lade identifikationskoden generere automatisk ud fra ERP-systemet, men har ikke på forhånd fastlagt, hvilket felt der er kilden hertil, med det resultat, at koden ændrer sig ved en systemopdatering, mens pasportet allerede er publiceret. Hvordan en integration med et eksisterende system kan etableres herom, er beskrevet på siden om tilkoblingen af produktpasportet til et ERP- eller lagerstyringssystem.

Det du kan dokumentere

• Et overblik over, hvilket identifikationssystem der bruges til den unikke kode (f.eks. en GS1-struktur), og hvorfor der er valgt netop dette system.
• En intern aftale om, hvem inden for virksomheden, der er bemyndiget til at tildele nye koder, og på hvilket tidspunkt i produktionsprocessen det sker.
• Et dokument, der fastlægger, hvordan varianter håndteres: hvilke forskelle med hensyn til størrelse, farve eller sæson, der fører til en ny kode, og hvilke ikke.
• I samarbejde med eksterne fabrikanter eller private label-partnere: en skriftlig aftale om, hvem der tildeler koden, og hvordan den videregives til importøren eller mærket.
• En teknisk beskrivelse af, hvordan koden genereres ud fra det eget ERP- eller lagerstyringssystem, herunder kildefeltet og eventuelle valideringsregler.
• En log over udstedte koder, således at det ved tvivl kan kontrolleres, hvilken kode der er tildelt hvilket produkt og hvilken produktionsperiode.