Jak przypisuję każdemu produktowi unikalny kod identyfikacyjny?

Co konkretnie należy zrobić

Co się od pana/pani oczekuje

Każdy produkt otrzymuje unikalny kod identyfikacyjny

Artykuł 12 rozporządzenia ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) przewiduje, że produkt, dla którego cyfrowy paszport produktu jest obowiązkowy, otrzymuje unikalny kod identyfikacyjny. Kod ten odróżnia produkt od wszystkich innych produktów i ustanawia powiązanie z odpowiednimi danymi cyfrowego paszportu produktu. Dla przedsiębiorstwa odzieżowego oznacza to, że unikalny kod nie jest czymś, co dodaje się retrospektywnie, ale staje się częścią sposobu tworzenia produktu: w momencie, gdy artykuł trafia do systemu, powstaje również kod, który identyfikuje ten artykuł przez całą jego żywotność.

Kod musi być zgodny z uznanymi systemami

Artykuł 12 odnosi się do systemów identyfikacyjnych, które są już używane lub uznawane na poziomie międzynarodowym, aby kod nie był wymysłem marki, ale był zgodny ze strukturą czytelną i rozpoznawalną dla innych uczestników łańcucha — celników, nadzoru rynku, partnerów handlowych. W praktyce dla wielu przedsiębiorstw odzieżowych jest to moment, w którym pojawia się pytanie, czy istniejący numer GS1 wystarczy, czy też potrzebne jest coś dodatkowego. Kto chce pogłębić wiedzę w tym zakresie, czyta więcej na temat co to jest GS1 Digital Link i czy jest to potrzebne dla paszportu produktu.

Kod musi identyfikować zarówno produkt, jak i paszport

Kod identyfikacyjny nie jest oddzielony od samego paszportu. Artykuł 11 rozporządzenia ESPR opisuje techniczne funkcjonowanie cyfrowego paszportu produktu, a unikalny kod jest zawiasą między fizycznym produktem a danymi cyfrowymi, które o nim istnieją. Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego od 10 do 100 pracowników oznacza to, że kod musi być zgodny w co najmniej dwóch miejscach: w systemie wewnętrznym, w którym artykuł został utworzony, oraz na nośniku danych, który pojawia się na samym odzieżu. Sposób, w jaki ten nośnik danych trafia na odzież, opisany jest na stronie dotyczącej kodu QR na produkcie.

Kod musi pozostać unikalny, również w przypadku wariantów

Kolekcja odzieżowa rzadko składa się z jednego prostego artykułu: są rozmiary, kolory, sezony i czasami warianty materiałowe w ramach tego, co komercyjnie sprzedawane jako "jeden produkt". Obowiązek posiadania unikalnego kodu bezpośrednio dotyczy pytania, czy każdy wariant wymaga własnego kodu — i w konsekwencji własnego paszportu. To jest dokładnie miejsce, w którym wiele przedsiębiorstw się zatrzymuje, a sposób rozwiązania tego problemu determinuje, ile administracji się pojawi. Więcej informacji na ten temat znajduje się na stronie, która omawia, czy każdy rozmiar i kolor otrzymuje własny cyfrowy paszport produktu.

Kod musi pozostać powiązany z paszportem tak długo, jak jest to konieczne

Unikalny kod, który jest poprawny dzisiaj, ale nie można go znaleźć za trzy lata, nie spełnia celu artykułu 12. Kod musi pozostać identyfikowalny przez odpowiedni okres z powiązanym paszportem. To dotyczy pytań dotyczących tego, jak długo paszport pozostaje dostępny i co się z nim dzieje w przypadku zmian w przedsiębiorstwie — tematy omawiane odrębnie, ale które w praktyce zaczynają się od spójnego kodu, który nie zmienia swojej formy ani systemu w połowie.

Gdzie coś idzie nie tak w praktyce

Częstą sytuacją jest to, że przedsiębiorstwo używa wewnętrznego numeru artykułu, który doskonale funkcjonuje dla własnej administracji zapasów, ale nie jest zgodny z systemem, który jest rozpoznawalny na zewnątrz. Numer wewnętrzny jest następnie wypełniany przez dwie różne działy w nieco inny sposób, a kod traci swoją funkcję unikalnej identyfikacji, gdy pojawia się wątpliwość co do tego, która wersja jest prawidłowa.

Druga sytuacja pojawia się w przypadku private label: importer zleca tę samą linię odzieżową wielu producentom i każdy producent generuje własną numerację. Bez porozumienia dotyczącego tego, kto przypisuje kod i jak jest on przekazywany, ten sam produkt otrzymuje dwa różne kody, lub co gorsza, dwa różne produkty otrzymują ten sam kod.

Trzecia sytuacja dotyczy kolekcji sezonowych: produkt odzieżowy, który w zeszłym roku nosił nazwę "model A, kolor niebieski", wraca w tym roku z niewielką modyfikacją i otrzymuje wewnętrznie ten sam numer artykułu, ponieważ jest to "zasadniczo ten sam produkt". W przypadku własnego katalogu jest to logiczne, ale dla kodu identyfikacyjnego powstaje wtedy niejasność co do tego, które pasporty pasują do których fizycznych wykonań.

Czwarta sytuacja polega na tym, że kod jest wprawdzie prawidłowo tworzony, ale nigdzie poza systemem ERP nie jest dokumentowane, w jaki sposób powstał. Jeśli osoba zajmująca się numeracją opuści firmę, wiedza o logice stojącej za kodem znika, i trudno jest nadal numerować nowe produkty konsekwentnie.

Piąta sytuacja powstaje przy integrowaniu z istniejącymi systemami: firma chce automatycznie generować kod identyfikacyjny z systemu ERP, ale wcześniej nie określiła, które pole będzie dla niego źródłem, w wyniku czego kod zmienia się podczas aktualizacji systemu, podczas gdy pasport jest już opublikowany. Opis sposobu, w jaki można skonfigurować integrację z istniejącym systemem, znajduje się na stronie dotyczącej powiązania produktowego pasportu z systemem ERP lub systemem zapamiętywania.

Co można udokumentować

• Przegląd systemu identyfikacji używanego dla unikalnego kodu (na przykład struktury GS1) i przyczyn wyboru tego systemu.
• Wewnętrzne porozumienie dotyczące tego, kto w ramach przedsiębiorstwa jest upoważniony do przydzielania nowych kodów oraz w jakim momencie procesu produkcji to następuje.
• Dokument określający sposób postępowania z wariantami: jakie różnice między rozmiarem, kolorem lub sezonem prowadzą do nowego kodu, a jakie nie.
• W przypadku współpracy z zewnętrznymi producentami lub partnerami private label: pisemne porozumienie dotyczące tego, kto przydziela kod i w jaki sposób jest on przekazywany importerowi lub marce.
• Opis techniczny sposobu generowania kodu z własnego systemu ERP lub systemu zarządzania zapasami, w tym pole źródłowe i ewentualne reguły walidacji.
• Rejestr wydanych kodów, aby w razie wątpliwości można było sprawdzić, który kod został przydzielony danemu produktowi i jakiemu okresowi produkcji.