Najčešća greška u ugovorima s dobavljačima je što u njima nema ničega o samoj tekstilnoj putovnici. Poduzeća utvrđuju cijenu, vrijeme dostave i zahtjeve za kvalitetu, a ponekad i tko je odgovoran za dosje o sigurnosti proizvoda, ali zaboravljaju na posebnu dogovor o tome tko dostavljuje podatke za digitalni putovnicu proizvoda, u kojem obliku, i što se događa ako se sastav članka kasnije promijeni.
To je greška koja postaje vidljiva tek u trenutku kada se putovnica zapravo mora sastaviti. Tada se pokažu da nije nitko ugovorno obvezan dostaviti vremenski i u uporabnom obliku sastav vlakana, podrijetlo ili upute za održavanje, niti postoji dogovor o tome tko je odgovoran ako se ti podaci pokažu netočnima.
Zašto se ovo javlja
Ugovori o nabavi obično se sastavljaju s ciljem praćenja pravila koja su već postojala: sigurnost proizvoda, označivanje, ponekad kodeks ponašanja o radnim uvjetima. Tekstilna putovnica je nova, i obveza na kraju pada na stranu koju verordana označava kao dobavljač, ne automatski na proizvođu koji izrađuje tkaninu ili odjevni komad. Tko je taj dobavljač točno i što to znači, razloženo je u banci znanja s pojmovima iz verordbe. Budući da je raspodjela uloga nova, ona jednostavno nije spomenuta u postojećim ugovorima.
Tome se dodaje što se mnogi ugovori godinama mijenjaju bez izmjena. Ugovor s dobavljačem sastavljen prije pet godina ne može biti prethodno dogovorenr obveza koja tada još nije postojala. Bez svjesne nadogradnje ta praznina jednostavno ostaje, čak i kod nove narudžbe.
Što se obično nalazi i što se ne nalazi u njima
Prosječan ugovor obično regulira što se događa ako nedostaje greška u samoj robi: pravo povrata, jamstvo, odgovornost za netočan sastav vlakana na etiketi. Ono što se obično ne nalazi je obveza da se temeljni podaci — ispitni izvještaji, izjave o podrijetlu, specifikacije materijala — aktivno i na vrijeme dijele sa stranom koja mora sastaviti putovnicu. Također često nedostaje dogovor o ažuriranjima: ako dobavljač promijeni dobavljača pređe i se sastav blago promijeni, rijetko postoji klauzula koja to obvezuje objaviti.
To je problematično jer putovnica se ne stvara jednom i onda se utvrdi. Podaci koji više nisu ispravni trebaju se ažurirati dok je proizvod na tržištu. Bez ugovorne osnove to ažuriranje ovisi o dobroj volji, a ne o obvezujućem dogovoru.
Što verordba traži od lanca
Sama verordba ne regulira kako poduzeća međusobno uređuju svoje ugovore; to je stvar samih stranaka. Međutim, tekst razlikuje uloge u lancu, a nadzorni organi pri kontroli gledaju tko je trebao dostaviti koju informaciju i je li je zakonski zabilježio. Ta razlika je upravo razlog zašto ugovor koji ne navodi tko koja podatke dostavljauje, u praksi dovodi do odgođe: nema stranke koja se osjeća ugovorno obavezana da na vrijeme odgovori.
Jesu li specifični dobavljač pod obvezom i koji se točno podaci trebaju, ovisi o proizvodu i ulozi koju uključene stranke imaju. Za vlastitu procjenu, službeni tekst na EUR-Lexu je polazište, a za prijevod na vlastite ugovore, pravnik je odgovorna osoba.
Kako to izbjegavate
Prvi korak je inventarizacija postojećih ugovora s dobavljačima tkanina, pređe, dodataka i konfekcije te provjera sadrže li oni nešto o pružanju podataka za paspoort. Često to nigdje nije slučaj, što za sebe nije problem — problem nastaje samo ako tako ostane do trenutka kad je paspoort obavezan.
Drugi korak je dodavanje konkretne odredbe: tko dostavi koje podatke, u kojem formatu, u kojem roku nakon promjene na proizvodu. To ne mora biti komplicirane klauzule, ali mora biti ona koja pokazuje tko je odgovoran ako podaci nedostaju ili se pokažu netočnima. Sa besplatnom brzom procjenom koja u nekoliko pitanja daje indiciju često postaje vidljivo koji dobavljači trebaju najveću pažnju.
Kada se ovaj dio postane dio postojećih nabavnih uvjeta
Mnoga poduzeća odluče se da ovu dogovor ne smjeste u poseban dokument, već ga dodaju općim nabavnim uvjetima koji se već koriste pri svakoj narudžbi. To sprječava da se dogovor s svakim dobavljačem ponovno pregovara. Kako se podaci zatim obrađuju i kako ostaju prativi, objašnjeno je na stranici koja pokazuje odakle dolaze informacije.
Je li određeni oblik ugovora dovoljan za vašu situaciju, trebalo bi procijeniti pravnika ili, ako ste nesigurni o dosegu uredbe, nadležnog nadzornog tijela. Želite li prvo dobiti vlastitu predstavu o poziciji vašeg poduzeća, napravite besplatnu brzu procjenu ili pregledajte teme u banci znanja.