Er is geen vaste termijn voor het aanpassen van inkoopcontracten aan het textielpaspoort, en dat kan ook niet, omdat de datum waarop de verplichting ingaat nog niet vaststaat. Wat wel te zeggen valt: het aanpassen van één modelcontract kost meestal enkele weken, van eerste concept tot ondertekende versie. Het krijgen van instemming van al uw leveranciers op die aangepaste voorwaarden kost vaak veel meer tijd, soms maanden, omdat elke leverancier apart moet reageren, onderhandelen of gewoon niets doen.
Het verschil tussen die twee doorlooptijden is precies waar veel bedrijven zich op verkijken. Het schrijven van een bepaling over gegevensaanlevering is het makkelijke deel. Het krijgen van een handtekening van een leverancier in een ander land, met een andere taal en een andere onderhandelingspositie, is het deel dat de planning in de praktijk bepaalt.
Wat de doorlooptijd bepaalt
De belangrijkste factor is het aantal leveranciers waarmee u werkt en hoe uw relatie met hen is opgebouwd. Een bedrijf met drie vaste leveranciers waarmee al jaren wordt samengewerkt, regelt een aanvulling op het contract doorgaans sneller dan een bedrijf dat via een groothandel of agent inkoopt en zelf nauwelijks rechtstreeks contact heeft met de fabrikant.
Ook telt mee of u al een modelcontract of algemene inkoopvoorwaarden heeft die u kunt aanvullen, of dat u per leverancier apart een regeling moet treffen. En het maakt verschil of de aanpassing eenzijdig kan (bijvoorbeeld via een addendum dat de leverancier alleen hoeft te ondertekenen) of dat er echt over de inhoud wordt onderhandeld, bijvoorbeeld over wie aansprakelijk is als gegevens onjuist blijken.
Waar het in de praktijk vaak op vastloopt
Leveranciers die niet reageren
Een aangepast contract sturen is één stap, een reactie krijgen is een andere. Vooral bij kleinere leveranciers of leveranciers buiten de EU duurt het vaak weken voordat er een reactie komt, en soms komt die reactie helemaal niet. Wat een bedrijf dan doet, verschilt: sommigen wachten, anderen zoeken een andere leverancier voor toekomstige orders. Dat is een ondernemersbeslissing die buiten het bereik van dit artikel valt, maar het is wel de reden waarom veel bedrijven de doorlooptijd systematisch onderschatten.
Verschil tussen een contractuele afspraak en feitelijke levering
Een contract dat zegt dat de leverancier gegevens aanlevert, is niet hetzelfde als gegevens die daadwerkelijk binnenkomen. Wat er gebeurt als een leverancier ondanks een contractuele afspraak geen gegevens aanlevert, staat beschreven in een ander artikel op dit platform; voor de doorlooptijd van het contract zelf is relevant dat een goede afspraak op papier niets zegt over hoe snel de praktijk volgt.
Bestaande contracten die al iets regelen
Sommige bedrijven hebben in bestaande leveringsovereenkomsten al bepalingen staan over kwaliteitsdocumentatie, certificaten of productinformatie. Het is dan vaak sneller om die bestaande bepaling uit te breiden dan om een nieuwe clausule te introduceren, omdat de leverancier al gewend is aan dat type verplichting. Bij het uitzoeken van wat er al in uw huidige contracten staat, helpt het om eerst op orde te hebben wat u zelf precies onder de nieuwe regels moet vastleggen; de kennisbank met uitleg per onderwerp geeft daar per situatie een overzicht van.
Hoe u nu al kunt beginnen, ook zonder vaste datum
Omdat de gedelegeerde handeling nog niet is gepubliceerd, is er geen wettelijke deadline om naar toe te werken. Dat betekent niet dat wachten de enige optie is. Contracten worden toch al periodiek vernieuwd, bijvoorbeeld bij een nieuw seizoen of een nieuwe leverancier. Het is op dat moment relatief goedkoop om alvast een bepaling op te nemen over het aanleveren van productgegevens, zonder dat u al hoeft te weten welk exact gegevensveld straks verplicht wordt. Een korte check via de gratis scan die in een paar vragen laat zien waar u ongeveer staat geeft een eerste richting voor wat voor uw producten relevant is.
Samenloop met andere contractuele afspraken
Bij veel bedrijven lopen leveringsovereenkomsten al parallel aan afspraken over productveiligheid of, bij grotere ketens, aan verwerkersovereenkomsten in het kader van de AVG. Het is vaak efficiënter om een aanvulling voor het textielpaspoort in hetzelfde traject mee te nemen als een geplande herziening van die bestaande contracten, dan om een apart traject op te starten. Voor de precieze inhoud van een contractbepaling, en voor wat wel en niet afdwingbaar is tegenover een leverancier, is juridisch advies aan te raden; dit artikel beschrijft alleen de doorlooptijd, niet de juiste tekst.
Wilt u eerst zien of dit voor uw producten en uw manier van inkopen relevant is, voordat u tijd steekt in het aanpassen van contracten? De gratis quick-scan geeft een eerste indicatie, en het overzicht met veelgestelde vragen beantwoordt de meest gestelde praktijkvragen zonder dat u daarvoor een account nodig heeft.